Le Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes (RLC) contribue à l'éradication de la faim, l'insécurité alimentaire, la malnutrition et l'extrême pauvreté en fournissant des conseils et une assistance technique aux pays membres.

Le poste est basé à la représentation de la FAO en Haïti qui relève du Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes (RLC).

L’assistant(e) administratif(ve) rapporte directement au Chargé de l’Administration, rend compte à un ou à plusieurs cadres professionnels et reçoit ses directives de la part d’un(e) assistant(e)/adjoint(e) administratif(ve) de grade supérieur. Il ou elle agit en toute indépendance s'agissant des questions courantes. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué et comporte une formation sur le tas.
L’assistant(e) administratif(ve) travaille étroitement avec un ensemble de collègues de l’unité administrative et les collaborateurs immédiats au sein de l’Organisation, en lien avec le Bureau Régional pour l’Amérique Latine et les Caraïbes (RLC), apportant des services d’appui administratif courants.
• Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources, dont les systèmes et bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, balances, paiements, bilans et autres données ; aider à la préparation de rapports réguliers et spéciaux en préparant et en modifiant les données dans un format adapté selon les besoins ; contrôler les comptes des projets, des programmes et du bureau.
• Tenir des dossiers détaillés des estimations budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les sommes reçues et les décaissements (grands livres, livres de caisse, bons, etc.) ; effectuer les décaissements de la petite caisse et tenir les comptes.
• Préparer la correspondance administrative courante ; rédiger les versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, de répondre aux demandes et d’obtenir des informations additionnelles en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
• Maintenir des registres d’inventaire locaux, avec la responsabilité que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
• Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règles et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.).
• Porter assistance à la gestion du personnel et de l’équipement.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

- Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience : Trois ans d’expérience dans le travail d’administration et d’appui de bureau.
Connaissances linguistiques : Connaissance courante (niveau C) du français, la langue officielle de la FAO utilisée pour les communications dans le pays. Une connaissance moyenne de l´anglais ou de l´espagnol est requise.
Compétences informatiques : Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information et bases de données pour introduire des données, procéder à des demandes de renseignements, recueillir et définir des rapports ponctuels et des analyses et effectuer la mise en forme des résultats dans un format adapté.

Les compétences de base :
• Etre axé sur les résultats
• Esprit d’équipe
• Communiquer
• Etablir des relations constructives
• Partage, amélioration continue des connaissances
Compétences Techniques:
• Bonne connaissance de normes de communication et de la documentation de l'Organisation (house style)
• Bonne connaissance des systèmes administratifs informatisés internes de la FAO (financiers, voyages, systèmes de ressources humaines et des procédures et des politiques administratives de la FAO)
• Bonne connaissance de la structure organisationnelle de la FAO

G4

Lettre de motivation, CV, Copies des diplomes et certificats.

• La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).
• Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Pour toute question ou demande d’aide, s’adresser à: iRecruitment@fao.org.
• Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.
• Seuls les diplômes d’aptitude linguistique délivrés par des prestataires externes reconnus par les Nations Unies et/ou les résultats des examens officiels de la FAO (examens d’aptitude linguistique de niveaux B et C et test de recrutement linguistique) seront acceptés comme attestation du niveau de connaissance des langues indiquées dans le formulaire de candidature en ligne.
• Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/
• Pour en savoir plus sur les catégories, la durée du contrat et la rémunération, veuillez consulter la page relative aux conditions d’emploi.