Sous la supervision générale du conseiller en chef de la sécurité de l'UNDSS, aider l'ASC et tout le personnel de l'UNDSS pour toutes les questions administratives (par exemple, les ordres de voyage, les demandes de congé, les projets de notes de service). Identifier le besoin d'équipement et de matériel nécessaire dans les bureaux de l'UNDSS et assurer l'approvisionnement ininterrompu en équipement. Fournir des intrants et aider à la réparation du budget annuel. Assurez-vous que le parc de véhicules UNDSS est opérationnel et coordonne les réparations nécessaires.

Vérification mensuelle de l'inventaire du matériel, des fournitures et des accessoires de bureau. Mise à jour les listes d'inventaire actuelles;

Vérification de toutes les factures pour la petite caisse de la Section et s'assure qu'elles sont correctement et précisément remplies;

Exécute des tâches et des processus courants ou des demandes telles que le suivi des commandes en cours ou en cours;

Copies, envoie des documents numériques et trie des fichiers électroniques;

Rédaction de la correspondance au besoin;

Support à la préparation et à l'achèvement du rapport mensuel;

Exécute les ordres de travail et les demandes et assure le suivi afin que les travaux ou les matériaux soient complétés ou reçus à temps et conformément aux instructions;

Préparation de tout formulaire ou document de routine désigné qui est requis par toute procédure formelle (par exemple, habilitation de sécurité, VMO, feuilles de registre de véhicule)

Toutes autres tâches qui peuvent être assimilées / compatibles avec ses fonctions selon les besoins.

Education: Un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études secondaires est requis. Compétences techniques compétentes en Microsoft Word, Power Point et Excel et être capable de communiquer et de rechercher sur Internet; la connaissance de l'utilisation des communications radio et de l'équipement de bureau conventionnel est obligatoire.

Expérience:

Au moins trois (3) années d'expérience de travail progressive dans un environnement de service à la clientèle et (3) années de performance pleinement satisfaisante ou supérieure dans un environnement multinational (par exemple, ONU, I? ONG). Capacité d'apprendre rapidement et de s'adapter à différentes situations de travail. Une expérience antérieure dans le suivi des registres d'inventaire physique, des registres comptables et de la production de rapports détaillés et résumés est considérée comme un atout important. La connaissance des règles, règlements et pratiques de travail des Nations Unies relatifs aux missions classées est un avantage.

Langues

Excellente communication verbale / écrite en anglais et français oral et écrit et maîtrise du créole. Connaissance d'une autre langue un atout

Capacité à gérer de gros volumes de travail rapidement et avec précision sous des contraintes de temps. Courtoisie, tact et capacité à travailler efficacement avec des personnes de différents horizons nationaux et culturels. Compétences interpersonnelles au-dessus de la moyenne et solide esprit d'équipe avec des qualités de service à la clientèle; solides qualités de leadership; Capacité d'analyser des situations et de prendre des décisions; Confidentialité et professionnalisme.

Competences:
Professionnalisme - connaissance confirmée de la conformité aux procédures du bureau, telles que la vérification appropriée des feuilles de journal et aux procédures énoncées dans les SOP du COMDENTER de sécurité UNDSS et d'autres directives pertinentes; Capacité à tenir des registres exacts et précis; Capacité d'analyse des situations et de trouver des solutions viables.

Orientation client - considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des «clients» et cherche à voir les choses du point de vue des clients; Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; Surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes; Étiquette appropriée et approche du service à la clientèle dans les relations avec les clients;

Communication - compétences prouvées en communication (verbale et écrite). Sensibilisation technologique - capacité d'utiliser des équipements radio VHF et HF, ainsi que des téléphones satellites portables et de base; compétences informatiques; Compétences techniques compétentes en Word, Excel, Power Point et Google Earth et être capable de communiquer par e-mail et de rechercher sur Internet.

Travail d'équipe - compétences interpersonnelles prouvées et capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité. Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels; Place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel; Partage le mérite des réalisations de l'équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l'équipe.

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