Le Sub-Awards Manager sera responsable du suivi des exigences administratives, financier et programmatiques imposées par le bailleur. À ce titre, le Sub-Awards Manager sera responsable de la gestion des contrats avec les sous récipiendaires, le suivi et le respect des conditions contractuelles entre l’organisation et les Sous récipiendaires le suivi de l’exécution des actions de gestion issues des lettres de gestion, le suivi et l’exécution des recommandations d’audit interne et externe ainsi que des recommandations du LFA à l’issu de spot-checks. Le Sub-Awards Manager doit assurer à 100% la disponibilité, remplissage et archivage de tous les 06 outils de gestion sous récipiendaire par la collaboration interdépartemental.

Le Sub-Award Manager sera responsable de collaborer avec les unités programmatiques, M&E, SCM et Finances à tout fin utile y compris pour la préparation des tableaux de bord de gestion à être présentés au CCM ainsi que faire une contribution sur le développement des rapports de PU/DR qui doit être soumis au Fonds Mondial biannuellement.

Le Sub-Award Manager sera un point focal de l’unité Conformité/Gestion des Sous-récipiendaires pour le suivi financier et administrative des subventions avec l’appui des vérificateurs du département Finance et le département de renforcement de Capacité (CBU). À ce titre, il/elle devra contribuer à définir les besoins d’analyse permettant le suivi financier des activités programmatiques des périodes écoulées et ainsi informer les besoins financiers de l’organisation et des sous- récipiendaires pour les périodes à venir, en fonction des capacités d’absorption respectives.

Le Sub-Award Sr Manager rapportera directement au directeur de l’unité Conformité/Gestion des Sous-Récipiendaires.

Gestion administrative des subventions 30%
• Assurer le suivi des sous-contrats et des recommandations des auditeurs et de l’agent local du Fonds Mondial en utilisant et archivant, d’une manière ponctuelle, les « Essential SR Management Tools » de l’organisation.
• Assurer une communication régulière et ponctuelle avec les sous-récipiendaires pour une amélioration continuelle de leur performance, y compris réunions trimestrielles, etc.
• Assurer une communication régulière avec le Directeur de Conformité/Gestion des Sous-Récipiendaires pour lui permettre de tenir informer, de manière proactive et régulière, chaque partie prenante du suivi des recommandations.
• Assurer un suivi budgétaire régulier des subventions avec le député Directeur de Finance et les Program Managers pour analyser mensuellement la performance financière des SR en fonction de leur performance programmatique.
• Assurer le close out administratif des subventions.
• Travailler avec la Coordinatrice de l’Administration et de la gestion des actifs pour maintenir un contrôle sur les assets des subventions.
• Assurer les contrats des SRs sont modifié à temps; rédiger le formulaire et les Annexes, partagé avec les SRs, négocier les changements et assurer la finalisation et signature après l’approbation de Directeur.
• Assurer la supervision trimestrielle des SRs en collaboration avec l’équipe de capacité building, PMU et SCM.
• Proposer, préparer et réaliser les formations en matière de gestion contrats aux SRs.

Gestion programmatique des subventions 10%
• Collaborer avec les programs managers pour assurer l’utilisations des outils de supervision et de suivi
• Veiller à la collaboration avec l’équipe programmatique pour assurer la bonne communication et coordination entre le PR et les SRs
• Coordonner la soumission des rapports PU/DR.
• Revue l’analyse détaillée des variances des QFR.



Gestion financière des subventions 20%

• Assurer le complétude et qualité de demandes de décaissement trimestrielles en collaboration avec le dép.. Finance et les SRs, avant la revue par le Direction.
Collaborer avec l’équipe finance sur la finalisation et approbation des liquidations des avances aux SRs
• Développer un plan semestriel de suivi des recommandations programmatiques avec les unités programmatiques, M&E et SCM du PMU (issues des activités de QA, des recommandations du Fonds Mondial et auditeurs ainsi que des recommandations du LFA à l’issu des spot-checks).
• Collaborer avec l’unité de Gestion du Fonds Mondial à Washington pour développer une planification détaillée des activités nécessaires pour la soumission des rapports au Fonds Mondial (PU/DR-QFR).


Rapportage et Analyse 10%

• Informer le développement d’outils de rapportage pour la subvention.
Coordonner la production de tous les rapports de l’unité Conformité/Gestion des Sous-récipiendaires


Conformité 30%

• Assurer le respect des échéanciers liés aux différents suivis administratifs et financiers (y inclus le suivi des recommandations d’audit).
• Assurer l’utilisation et archivage des 6 outils du siège pour la gestion des SRs à 100%.
• Suivre et documenter le non-respect des clauses contractuelles des sous-récipiendaires.
• Mettre en place toutes les mesures de contrôle interne appropriées pour mitiger les risques liés aux activités d’Assurance Qualité.
• Gérer la mise en œuvre des recommandations d’audit et des actions de gestion requises par les auditeurs et le Fonds Mondial.
• Servir de point focal de l’unité Conformité/Gestion des Sous-Récipiendaires avec les auditeurs (interne et externe) et avec le LFA.
• Servir de point focal de l’organisation avec les sous récipiendaires.

• Détenteur d’une Licence en Administration (Finance, Gestion, Comptabilité). DESS ou Maitrise dans le même domaine un plus, avoir une bonne connaissance en renforcement en capacité, Gestion de subvention et de conformité;
• Avoir une bonne connaissance et expérience dans l’implémentation de programmes avec le Fonds Mondial et/ou l’USAID
• Disposer d’une expérience professionnelle dans le secteur de développement particulièrement en santé avec une compétence dans le suivi et la négociation avec le Gouvernement Haïtien, les bailleurs et les partenaires ;
• Avoir de bonnes aptitudes en communication et relations interpersonnelles avec l’habilité d’interagir avec une variété de personnes de différents niveaux ;
• Expérience prouvée en renforcement de système et des capacités ;
• Avoir une forte expérience en planification des activités, préparation et suivi des budgets, élaboration des rapports et présentations, utilisant des notions approfondies en informatique (Microsoft Word, Excel, Outlook, Internet) ;
• Posséder une excellente maîtrise du Français et de l’anglais
• Avoir la capacité de travailler en équipe et sous pression ;

- Lettre de motivation
- CV
- Diplômes et certificats obtenus

Prière d'ajouter le titre du poste dans l'objet du courriel.