Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

OHMaSS désire recruter une Secrétaire-Réceptionniste (suppléante) afin de pouvoir assurer le remplacement de la Réceptionniste actuellement en place en cas d’absence. Elle aura pour rôle et responsabilité d’assurer la réception des appels téléphoniques l’accueil des visiteurs, le travail de secrétariat, (correspondance, produire divers documents et formulaires à l’ordinateur, fax, photocopies etc.) la Gestion de la Petite Caisse, le travail général de bureau. Elle devra aussi maintenir une communication efficace avec tous les autres départements de l’institution ainsi que tous les partenaires et fournisseurs.

Principales Responsabilités:

• Recevoir les visiteurs, placer des appels téléphoniques et répondre avec discernement aux demandes d’information ;
• Maintenir un environnement professionnel et accueillant au niveau de la réception ;
• Assister le Admin Manager pour les questions administratives du Bureau dans la limite de ses responsabilités;
• Recevoir, trier, enregistrer (à la réception et à l’expédition) et acheminer le courrier interne en y joignant toutes informations utiles ;
• Assurer le suivi de paiement des factures des fournisseurs ;
• Tenir à jour et assurer la gestion journalière de la Petite Caisse de l’Administration (suivi des demandes, formuler les requêtes de renflouement, tenir à jour les rapports de dépenses, répondre aux questions des auditeurs etc.. ;
• Veiller à l’application et au respect des normes et procédures relatives à la gestion de PC ;
• Tenir une liste signalétique du personnel (noms, adresses et numéros de téléphone, extension et email des employés de OHMaSS et mettre à jour selon besoin et assurer la distribution ;
• Assister le Responsable des Ressources Humaines pour les questions relatives au suivi administratifs du département dans la limite de ses responsabilités (convocation et réception des candidats (ou visiteurs), suivi des feuilles de présence, expédition de correspondance, collecte de documents et saisie de données etc..) ;
• Rédiger les correspondances et les différents rapports dans la limite de ses responsabilités et compétences;
• Faire récupérer sur une base régulière les bordereaux de l’EDH, DINEPA et factures des fournisseurs (loyers, expédition courrier, bordereaux, etc.) pour émettre demandes de paiement et passer des instructions au commis qui en est chargé ;
• Procéder à la livraison des chèques reçus de la comptabilité, conformément aux procédures ;
• Etre responsable de la bonne gestion de tout matériel mis à sa disposition (PC, imprimante, scanner, téléphones, photocopieuse, etc. ;
• Assurer un système de classement pour les dossiers de la section (contrats, paiement fournisseurs, correspondances, feuilles de présence etc.) ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à son travail dans la limite de ses responsabilités.

• Détenir un Diplôme de Secrétariat d’une institution reconnue ou l’équivalent;
• Avoir 3 ans d’expérience, dans le domaine du secrétariat et du service à la clientèle ;
• Avoir une connaissance approfondie des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, Outlook et l’Internet ;
• Avoir de très bonnes aptitudes de communication écrite et orale en créole, français, anglais, l’espagnol serait un atout ;
• Etre polyvalente, flexible aux changements ;
• Avoir la capacité de travailler sous pression dans un environnement basé sur le travail d’équipe et la collaboration et la coopération mutuelle;
• Etre courtoise, ponctuelle, discrète, ouverte d’esprit et dynamique ;
• Soigner sa tenue.

Poste basé à Pétion-Ville ;
• Durée du contrat : CDI (3 mois de probation);
• Statut du poste : permanent ;
• Prise de fonction : 28 janvier 2020.

Dossier de candidature doit avoir ...
• Lettre de motivation, Curriculum Vitae détaillé avec références professionnelles ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc..) ;
• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes