Le Projet de Reboisement de l’USAID est un projet de 40 millions de dollars financé par l’USAID sur une durée de cinq ans, et visant à lutter contre la dégradation de l'environnement et la perte du couvert forestier dans les départements du Nord et du Nord-Est d'Haïti. Le projet appuiera les interventions visant à améliorer les problèmes suivants :
• Réduire la menace de la déforestation
• Améliorer la résilience aux chocs économiques et naturels
• Augmenter le couvert arbore dans les zones ciblées
• Améliorer la gouvernance et la coordination environnementales

B. Principaux et responsabilités :
Sous la supervision directe du Manager de l’Office Manager, l’Assistant/e Administratif/ve, exécute les tâches suivantes :
• Avoir une vue d’ensemble du travail du bureau et suivre de près toutes les activités afin de garantir qu’un soutien soit donné en temps opportun dans les domaines tant généraux que spécialisés.
• Travailler en étroite collaboration avec la comptabilité pour préparer et finaliser tous les paiements courants tels : loyers, maintenances des services du bureau contrats de téléphonie mobiles/ contrats d’internet/ Contrats pour la collecte d’ordures et la fumigation/ contrat d’électricités.
• Assurer le service du standard téléphonique, répondre aux demandes téléphoniques de renseignements ;
• Tenir le registre des coordonnées des différents partenaires du projet : partenaires gouvernementaux, non gouvernementaux, Organisations Internationales, Corps Diplomatique et Consulaires, Agences de Nations-Unies, fournisseurs de services etc…
• Recevoir et enregistrer les visiteurs et les adresser au bureau approprié après vérification auprès de la personne qui reçoit ;
• Tenir les registres de courriers, journaux, factures reçus et les visiteurs ;
• Effectuer les tâches de classement de documents ;
• Aider le personnel du projet en assurant les fonctions simples de bureau telles que la tenue des fichiers et dossiers, l’archivage de la correspondance, les manuels d’instruction, circulaires, etc.…
• Gérer la petite caisse
• Faire les réservations d’Hôtel, de voyage etc.…
• Assurer une gestion efficace des processus d’achat en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : Respect des procédures, respect des délais
• Traiter les requêtes d’achats de matériels techniques et/ou opérationnels, ou de services, engrais, semences etc.
• Faire le montage et l’analyse du dossier d’achat suivant les procédures, faire suivre le bon de commande auprès des fournisseurs, préparer les bons de réception, recevoir et/ou expédier les articles commandés vers leurs destinations finales
• Respecter intégralement les activités d’achat suivant les règles, règlements, politiques et procédures de CHEMONICS et de l’USAID,
• Gérer la liste des fournisseurs de biens et de services
• Gérer l’archivage électronique et physique des documents d’achats et administratifs ;
• Toute autre tâche du même ordre selon les besoins de l’Organisation ;

• Etude en administration, assistance administrative, secrétariat ou domaine connexe ;
• Au moins 3 années d'expérience pertinente, et bonne connaissance des procédures de gestion des projets de l’USAID ;
• Capacité d'utiliser efficacement les logiciels, y compris le traitement de texte et les applications de tableur de base, archiver et récupérer les documents efficacement ;
• Possibilité de travailler de manière autonome avec supervision minimale, bonne capacité d’organisation et de négociation ;
• Capacité de gérer l’archivage physique et électronique
• Maîtrise du français, de l'anglais et du créole

CV, lettre de candidature