La Welthungerhilfe (Agro Action Allemande), une des plus grandes organisations Allemandes dont le bureau Pays se trouve à Port-au-Prince, gère des projets de développement à travers ses bureaux de Projets basés dans les départements du Nord-Est, du Nord-Ouest et du Sud-Est, plus particulièrement à Ouanaminthe à Jean Rabel et à Thiotte.

La Welthungerhilfe en Haiti cherche un (e) Responsable Administratif (tive) pour son Projet de Protection de l'Environnement basé à Thiotte. Ce projet aura une durée de huit ans et mettra en œuvre des activités en Haïti, à Cuba et en République Dominicaine à travers des partenariats entre 6 ONG de 4 pays différents.
1-Objectifs du poste
L'objectif est de mettre en œuvre de manière efficace et rapide les normes de gestion financière existantes dans les programmes et projets, en vue de contribuer de manière significative au succès du programme.

Sous la supervision de la Cheffe : « Finance Officer » , le /la Responsable Administratif /tive aura pour taches de :
-Veiller à ce que les processus administratifs financiers des projets / programmes sur le site du projet soient vérifiables et efficaces et effectuer des contrôles de la gestion financière au niveau du projet ;
-Aider le chef/e de projet à exercer ses fonctions de supervision dans le cadre de la gestion de programme ;
-Si nécessaire, former et soutenir les organisations partenaires du projet (OPP) en matière de gestion financière, afin qu'ils remplissent leurs obligations contractuelles vis-à-vis de Welthungerhilfe et des bailleurs de fonds conformément au contrat de partenariat et de manière à pouvoir être vérifié.
2. Tâches et champs de compétences
2.1. Tâches relevant du champ de compétences
Les domaines principaux de responsabilité sont définis par les règles et les normes de Welthungerhilfe en vigueur, ainsi que par les descriptions des processus administratifs et les rapports d'avancement des projets.
Le responsable des finances du projet est chargé de :
-S'assurer que les fonds du projet sont correctement gérés, conformément aux spécifications de Welthungerhilfe et des cofinanceurs ;
-S’assurer : de la planification des liquidités du projet, les demandes de fonds, les transactions bancaires, la comptabilité, la préparation des comptes de fin de mois et des rapports financiers courts / la partie financière des rapports sur les dépenses de fonds en coopération avec le chef des finances au bureau de pays et la cheffe de Finance Officer dudit projet ;
-S'assurer que la documentation des données, l'imputation et les entrées de comptabilité sont correctement effectuées dans le logiciel de comptabilité ;
-Garantir que les coûts sont compensés en interne dans un projet ou entre les projets (répartition appropriée des coûts) ;
-Préparer la documentation pour que le chef de projet puisse assumer la responsabilité budgétaire (contrôle des dépenses et du budget ;
-Préparer des documents de compte annuels en coopération avec le chef/e de projet et le chef/e des finances du bureau de pays ;
-Élaborer et vérifier les remboursements / retours / demandes finales de fonds aux donateurs ;
-Former, conseiller et superviser le personnel administratif local ;
-Appuyer le personnel dans le processus des achats et l'attribution de contrats conformément à la réglementation en vigueur (de Welthungerhilfe et des co-financeurs) ;
-Surveiller et traiter correctement les fournitures de secours et autres équipements, en particulier en termes de conformité avec les réglementations d'importation, de contrôle de la comptabilité des stocks, d'inspections physiques des stocks.
-Gérer correctement les stocks de projets et la flotte de véhicules
-Le cas échéant : aider le bureau de projet à mettre en œuvre des projets conformément à l'accord de co-financement et aux normes de Welthungerhilfe.
3-Tâches ne relevant pas du champ de compétences
-Soutenir le chef de projet dans la préparation et la révision du budget du projet cofinancement en termes de d’exactitude formelle ;
-Informer régulièrement le chef de projet de la situation financière du projet ;
-Soutenir le chef de projet dans la planification de la liquidité du projet ;
-Vérifier de la législation nationale pertinente pour Welthungerhilfe ;
-Assurer une gestion correcte du personnel au sein du projet. Cela implique notamment : la préparation et le suivi des normes contractuelles pour le personnel local ;
-Préparer les visites (journalistes, personnel du siège, représentants des cofinanceurs, etc.) et encadrer les visiteurs ;
-Toutes autres tâches assignées par la direction et qui correspondent au caractère général de ce poste
4- Activités et fonctions spécifiques au poste
- Être Responsable de la rédaction des rapports financiers du projet. ;
- Appuyer le coordonnateur du projet dans la rédaction des rapports narratifs du projet ;
-S’assurer que les rapports narratifs et financiers soient bien présentés au bailleur ;

5- Pouvoir hiérarchique
- Le/La Responsable administratif (tive) de projet doit s’assurer de la supervision de l’équipe des finances et de la logistique a Thiotte.

6-Qualifications et Compétences Requises
Profil recherché / Expérience professionnelle
Le /La Responsable Administratif (tive) doit avoir :
a) Un diplôme ou une licence dans le domaine de la comptabilité, économie, Gestion des affaires ou d’autres domaines connexes,
b) Une expérience significative (3 ans minimum) dans un poste similaire
c) Très bonne capacités rédactionnelles des rapports financiers et narratifs et maitrise de l’outil informatique Tableurs, logiciels couramment utilisés) et des systèmes d’information ;
d) Maitrise de la langue française ; capacité de communiquer en Anglais ou l’espagnol.
e) Bonne aptitude de communication et de relations interpersonnelles ;
f) Aptitude confirmée de travail en équipe dans un environnement multiculturel ;
g) Capacité à travailler sous pression et rapidement, y compris face à des situations et des exigences changeantes ;

7-Conditions particulières
Localisation du poste
Bureau Welthungerhilfe à Thiotte avec possibilité de déplacements vers Port-au-Prince et à Ouanaminthe
Poste à pouvoir dans l’immédiat

8-Conditions de travail
Conditions
Statut : Salarié
Type de contrat : Déterminé (24 mois renouvelable) avec trois (3) mois comme période probatoire ou d’essaie
Avantages sociaux : Selon les règlements internes en vigueur

9-Dossier de candidature
Les dossiers de candidature doivent avoir les pièces suivantes :
Une lettre de motivation pour le poste ;
Un curriculum vitae avec photocopie des diplômes
Les attestations ou certificats de travails ;