Résumé du poste :
L’Assistante Administrative fournira des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Elle fournira des services constants et de qualité et contribuera à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.

Responsabilités du poste :
? Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir et distribuer tous les mails/ fax/ lettres/ documents entrants et sortants.
? Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par ex. traduire, taper, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes-rendus de réunions ; rédiger des messages simples de correspondance).
? Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage, visas, etc.)
? Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous. Fournir un appui à la logistique et la communication des activités de planification d’évènements.
? Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptes physiques, la préparation, l’impression des bordereaux de réception et de livraison ; le suivi avec le Senior Logistic Officer concernant la rentrée et la sortie des matériels du dépôt ; les entrées et les sorties de borderaux sur IHUTE.
? Assurer la gestion des réservations d’hôtel pour les différents staffs en mission sur le terrain et Emettre des RFGS pour l’hébergement du personnel dans les différents hôtels en collaboration avec le département des Achats ;
? Assurer le lien entre les bureaux de Jérémie et de Port-au-Prince, pour un meilleur suivi des dossiers administratifs.
? Fournir en absence du Program Assistant un support administratif aux différents programmes.
? Assurer la gestion de la petite caisse ;
? Assurer la gestion de la salle de conférence et les autres salles de rencontre.
? Assurer la supervision du personnel de soutien.



Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :
Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
? Relations de confiance
? Croissance professionnelle
? Partenariat
? Redevabilité

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Études et expérience
? Baccalauréat exigé. Diplôme/certificat professionnel ou cours en administration souhaités.
? Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
? Des diplômes supplémentaires peuvent remplacer une partie de l’expérience.
? Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
? Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.

Compétences personnelles
? Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
? Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
? Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats

Langue étrangère exigée/souhaitée
Voyages nécessaires (mettre le cas échéant le pourcentage de voyages demandé)

Cv, lettre de motivation, diplomes avec la mention " Assistant Administratif" comme objet de l'email

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.
Employeur respectueux de l’égalité des chances
« En postulant à ce poste, je comprends et je reconnais que le CRS exige que son personnel traite toutes les personnes avec dignité et respect et prévienne activement le harcèlement, les mauvais traitements, l'exploitation et la traite des êtres humains. En outre, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification complète des antécédents, et mes références personnelles / professionnelles seront invités à évaluer mes comportements liés à la sauvegarde des questions précédent ».