Sous la Sous la supervision directe du Responsable Assurance Qualité, et sous la supervision indirecte des responsables VIH/TB, Malaria, Suivi & Évaluation (S&E) et Supply Chain, l’Officier de l’Assurance Qualité (OAQ) est responsable de suivre la qualité de la mise en œuvre des programmes exécutés par les sous-récipiendaires du fonds mondial. L’OAQ a donc une responsabilité multidisciplinaire qui couvre à la fois l’assurance qualité des programmes, l’assurance qualité des données saisies et rapportées et l’assurance qualité des données logistiques relatives au stockage, aux consommations et distributions des médicaments et autres intrants de santé. À travers ses activités de suivi, l’OAQ contribuera à développer une matrice de risques qui permettra de segmenter les sous-récipiendaires les plus à risque et de prioriser les supervisions en conséquence. L’OAQ devra donc s’assurer de développer des rapports de supervision intégrés les plus complets et détaillés pour mieux informer les responsables du PMU des stratégies de suivi et de renforcement de capacité à développer. Les cycles de supervision seront trimestriels et prioriseront les sites problématiques ou plus risqués selon l’analyse préalablement faite.
L’OAQ sera principalement responsable de contrôler la qualité des interventions menées par les SR en conformité avec le planning proposé et les normes et standards nationaux. Lors de chaque activité de supervision, l’OAQ devra valider les aspects quantitatifs et qualitatifs des activités menées par les agents des Sous-Récipiendaires. Au niveau quantitatif, le l’OAQ devra valider, entre autres, la qualité et la véracité des données programmatiques, logistiques, procéder à l’évaluation des conditions de stockage et l’utilisation rationnelle des produits de santé.

Planification du calendrier trimestriel intégré

• Elaborer avec les SR, les CDAI et les Directions Départementales Sanitaires un plan trimestriel d’activités en incluant :
o l’amélioration de la qualité des données, l’augmentation du pourcentage de rapport prompt, complet et exact au-dessus de 90%.
o les activités d’Assurance Qualité avec les SR et les partenaires concernés;
o des séances de renforcement de capacités pour adresser les faiblesses observées lors des visites précédentes.
• Développer et soumettre le calendrier trimestriel des visites d’Assurance Qualité intégrées au Responsable Assurance Qualité.
Supervision

• Réaliser des visites de supervision à l’aide de HNQIS en ligne (selon le calendrier établi ou au besoin) dans les institutions supportées par le Fonds Mondial dans le cadre des projets TB/VIH et Malaria.
o Vérification et validation des données de consommation et de distribution des intrants et triangulation de ces données avec les données programmatiques.
o Analyse des écarts et suivi de l’application des mesures correctrices;
o Vérification de l’application des normes, protocoles et standards nationaux spécifiques aux activités financées par le FM;
o Évaluation des systèmes de supervision et de rapportage mis en place par les SR / DDS au niveau de leurs sous-SR/ bureau régionaux / institutions.
o Fournir l’assistance technique nécessaire au personnel impliqué dans la qualité des données au niveau des institutions supervisées, sur le remplissage correct des check-lists, l’utilisation des outils qualité, la gestion des intrants, la documentation et le rapportage, et toutes autres tâches attachées à la fonction.
o Vérification d’une prise en charge de qualité des patients conformément aux algorithmes et protocoles nationaux, tant au niveau clinique, qu’au niveau communautaire.
o Participer dans les suivis de stock HIV, TB et Malaria de façon trimestrielle


Conformité

• Vérification de la qualité des données saisies et rapportées par les agents de santé ou les pairs éducateurs ;
• Vérification de la complétude des rapports et des registres (prévention, traitement et stock) ;
• Vérification de la véracité des données saisies au moment des supervisions (prévention, traitement et stock);
• Vérification de l’archivage des données (prévention, traitement et stock) ;
• Vérification de la disponibilité des matériels d’information et de formation auprès des agents de santé, pairs éducateurs et superviseurs ;
• Vérification de l’affichage des différents documents de normes ou de protocoles (prise en charge et gestion de stock) ;
• Vérification de la présence de fiches de stocks pour tous les produits et matériels entreposés au niveau des pharmacies et autres espaces de stockage ;
Renforcement
• Discuter des faiblesses observées lors des visites d’Assurance Qualité ;
• Proposer des recommandations au terme de chaque visite ;
• Consigner les recommandations et faire signer le formulaire de recommandations à l’intéressé ;
• Animer des séances de renforcement sur l’amélioration continue de la qualité des services et des soins et/ou sur l’utilisation des outils de rapportage ;
• Évaluer les compétences des agents au terme des séances de renforcement ;
• Informer son superviseur en cas d’absence de matériel de communication ou de documents (normes, procédures) nécessaires au déroulement optimal des activités ;
Outils, Documentation et Rapportage.
• Contribuer à l’amélioration continue des check-lists de supervision ;
• Produire les termes de référence de chaque mission d’Assurance Qualité ;
• Compiler les problèmes et faiblesses rencontrées avec les efforts de renforcement effectués lors de chaque visite et les transmettre au département du renforcement des capacités ;
• Documenter les problèmes et faiblesses observées permettant d’illustrer les faibles rencontrées, dans le respect des droits à la personne ;
• Contribuer à maintenir à jour la matrice des risques permettant de prioriser les suivis auprès des SR « faibles » ou « à risque »;
Produire un rapport de visite après chaque visite de supervision


Suivi
• Assurer un suivi mensuel des recommandations avec les personnes supervisées (par téléphone et lors des prochaines visites) ;
• Développer un rapport de suivi à l’intention de la Direction Exécutive des SR pour les informer des recommandations faites lors des visites d’Assurance Qualité ;
• Assurer le suivi et effectuer des rappels auprès des SR pour obtenir leurs rapports de gestion de stock des intrants et médicaments;
• En cas de demande de correction des rapports suite leur révision, faire le suivi avec le coordonnateur concerné pour l’obtention des rapports corrigés.
Assure la mise en place et l’amélioration du dispositif de suivi-évaluation ainsi que la gestion continu du système de suivi-évaluation des activités de l’équipe Assurance Qualité
Analyse des rapports logistiques des produits de santé soumis par les SR / DDS entre le 15 et 22 de chaque mois
• Rapport de distribution des Intrants VIH, TB et Malaria de Laboratoire au niveau des 10 CDAI et des 7 SR.
• Rapport de consommation des intrants VIH, TB et Malaria au niveau des sites.
• Établir la concordance mensuelle entre les données de consommation et les données programmatiques rapportées par les SRs ;
• Élaborer un rapport de croisement des données de consommation vs les données programmatiques, et discuter ce rapport avec la section programmatique, la section supply chain et la section M&E ;
• Faire parvenir le rapport de croisement des données logistiques et programmatiques aux coordonnateurs des SRs et aux coordonnateurs de SCM (Pharmacien et Lab) ;
• Vérifier la concordance des données de stock de fermeture du mois antérieur avec le stock de début du mois de rapport pour intrant de santé pour chaque SR et ses sous-SR ;
• En cas de demande de correction des rapports suivre leur révision, faire le suivi avec le coordonnateur concerné pour l’obtention des rapports corrigés
• Veiller à ce que les sortis de produits de santé des CDAI soient rapportés dans le rapport mensuel de l’institution
• Evaluer les niveaux de stocks disponibles au niveau des SRs ;
• Évaluer les niveaux de stocks disponibles au niveau des CDAI.
Vérification programmatique trimestrielle
Supporter l’équipe M&E dans les activités de vérifications des données programmatiques aux bureaux centraux des SRs ;
Contribuer à l’implémentation d’un système d’amélioration continue de la qualité des données de concert avec les CDAI, les Directions Départementales et les SR

• Détenir un diplôme en statistique, en informatique, en économie, en sciences sociales ou en science de la santé d’une école reconnue, une maitrise en santé publique est un plus.
• Avoir un minimum de 3 années d'expérience professionnelle pertinente dans une institution reconnue dont au moins deux (2) années d’expérience dans le suivi - évaluation des projets santé, la formation et la supervision.
• Etre formé en HealthQual et avoir participé dans l’élaboration et la mise en œuvre de projet de qualité.
• Bonne connaissance du système sanitaire haïtien ou d’au moins d’un des programmes nationales de lutte contre le VIH, la Tuberculose et la Malaria;
• Esprit d'initiative et une capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction ;
• Maîtrise du français et du créole est essentielle, l’anglais serait un atout ;
• Compétence dans l'utilisation des applications logicielles standards.
• Avoir la capacité d’utiliser des outils et des méthodes de suivi de la qualité : checklists, normes qualité;
• Référentiels qualité, méthodes d’audit;
• Avoir les compétences de base dans le suivi des programmes de santé;
• Avoir une bonne connaissance des algorithmes et protocoles de traitement et prise en charge clinique et directives en matière de prévention (VIH, TB et Malaria),
• Connaissance des plateformes sanitaires DHIS2 / SISNU, MESI serait un atout
• Assurer la qualité des données par des procédures de vérification systématique des données
• Superviser/Encadrer les gestionnaires de données des sites afin de produire des données de qualité et à temps
• Bonne connaissance des outils de collecte de données électroniques (survey CTO collect, ODK collect …)
• Participer aux réunions, événements et campagnes des parties prenantes.
• Avoir une bonne connaissance des techniques d’enquête et de recherche documentaire (utilisation de formulaires et compilation de données dans Excel);
• Avoir les aptitudes de base avec les outils informatiques (Excel, Word, Power Point, Dashboard sur Internet).
• Etre un bon communicateur et avoir une bonne capacité d’écoute ;
• Etre organisé, méthodique et rigoureux ;
• Capacité à travailler sous pression
Aptitudes professionnelles :
• Avoir un sens aigu de ses responsabilités, être discipliné, capable de travail en équipe et sous pression.
• Faire preuve de rigueur méthodologique et organisationnelle;
• Avoir le sens du dialogue et de la communication, qualités d’écoute et excellent relationnel afin de faire adhérer à la politique qualité;
• Faire preuve de pédagogie et souplesse pour convaincre et former les équipes;
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs, afin de pouvoir intervenir auprès de publics variés internes et externes;
• Avoir la capacité d’analyse pour repérer les dysfonctionnements;
• Avoir la capacité à anticiper et à analyser les évolutions sectorielles et réglementaires en matière de qualité;
• Avoir la capacité à gérer efficacement plusieurs dossiers/activités à la fois et à définir des priorités d’action;
• Avoir la capacité à anticiper et à analyser les évolutions sectorielles et réglementaires en matière de qualité;
• Avoir la capacité de travailler sous un minimum de supervision.
• Avoir l’habilité à travailler sous pression et avec des délais serrés ;
• Avoir de l’Expérience, connaissance et compréhension des mécanismes et processus de financement du Fonds Mondial ;
• Etre flexible et disponible à travailler au-delà des heures normales de travail au besoin.

• Poste basé à Pétion-Ville avec des voyages fréquents sur le terrain;
• Date d’entrée en fonction : Janvier 2020 ;
• Le candidat retenu sera soumis aux conditions d'emploi régies par le Code du travail Haïtien, qui incluent un salaire et des avantages sociaux compétitifs.

• Lettre de motivation ;
• Curriculum Vitae détaillé ;
• 3 Références professionnelles (Nom, titre, téléphone, adresse électronique) ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc.) ;
• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes.

NB : OHMaSS se réserve le droit de ne pas analyser les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et/ou entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux.