OFFICIER EN ADMINISTRATION / RECEPTIONISTE
Salaire brut annuel et avantages sociaux

Classification Interne du poste
Type de Contrat National (CDD)
Responsable Hiérarchique Gestionnaire RH
Personnel Subordonné à ce Poste Technicien(nes)s de Surface
Responsabilité Budgétaire N-A


Renforcer Oxfam pour aider les personnes vivant dans la pauvreté

Objectif de l’Equipe
Fournir un appui aux Operations du bureau dans le cadre d’un certain nombre de processus en s’assurant de la qualité et de l’exactitude du travail en proposant une approche proactive et axée sur des solutions appropriées et efficaces. Et apporter une contribution et influencer la planification opérationnelle de la mission en Haïti.
Objectif du poste
L’objectif principal de ce poste est d’administrer le Bureau et de s’occuper de toutes les Operations d’ordre administratif. L’administration porte sur le bureau principal, les résidences et tous les autres locaux en location par Oxfam en Haïti (recherche de maisons ou autres locaux, négociation et préparation des contrats de location, paiement régulier des loyers, petits entretiens, luminaires,).
S’assurer également des activités du Secrétariat et de la Réception du Bureau. Et travailler en étroite collaboration avec les Unités des Opérations, des Programmes, des Finances et du Personnel.
L’Admin. Officer-Réceptionniste sera aussi la personne de contact avec les tiers (services publics de l’Etat, fournisseurs, collègues Admin d’autres ONG)

Principales responsabilités et obligations de rendre compte
- Gérer et piloter l’ensemble des affaires administratives courantes nécessaires à la gestion du bureau et nos différents sites et rapporte au Gestionnaire RH en cas de problème rencontre pour pouvoir réagir plus rapidement que possible.
Administration et personnel expatrié:
Relation avec le gouvernement (20%)
- Maintenir des relations bonnes et efficaces avec des partenaires extérieurs, surtout avec le ministère de l’Intérieur.
- S’assurer que tous les documents officiels tels que les visas, l’identification de police et les autorisations de circuler du personnel international sont renouvelés en temps opportun.
- S'assurer qu’un tableau de suivi des visas et autres documents de séjour est mis en place est mis à jour sur une base mensuelle et que l'information est partagée avec les personnes concernées au moment opportun.
- Etre le point focal pour le briefing et les conseils sur les démarches d'obtention des visas, de leurs renouvellements et du processus d’agrément du nouveau personnel expatrié par la mission, et en être responsable. Jouer le premier rôle dans la recherche des solutions sur les problèmes de visas pour le personnel international.
- Assurer la liaison et négocier avec les autorités compétentes pour l’obtention des prolongations des visas et des autorisations de circuler.
- Rester au courant des modifications des procédures de visa et autres documents de séjour par le gouvernement et en informer personnel international de la mission et l’Administration en Haiti.
- Maintenir un répertoire électronique des copies scannées de tous les documents de voyage et de séjour du personnel international (Passeports, visas, enregistrements à la police, autorisations de circuler, contrats, ordres des missions, etc.)

Gestion des voyages (20%)
- Coordonner avec la Direction Pays, le BSM ou le HRM sur le voyage des nouveaux employés internationaux afin de s’assurer que leur transport et hébergement sont organisés en conséquence.
- Coordonner les voyages et déplacements du personnel de la mission en coordination avec les Admin Fin Officers de terrain en assurant que les réservations des vols sont faites selon les normes et en avance, et que les employés disposent des badges, des ordres de missions et autres documents nécessaires de voyage.
- Procéder à la réservation des vols internationaux en coordination avec la Direction (là où c’est nécessaire), s’assurer de l’achat des billets à temps, préparer les demandes de paiement et assurer que les factures y relatives sont honorés au plus tard une semaine après leur réception.
- Mettre en place une base de données des agences de voyage, prestataire de service pour la pause-café ainsi que celle des hôtels et veiller à une bonne relation de partenariat avec eux nos différents partenaires.
- Assurer que les informations sur les procédures de voyage ainsi que les horaires des vols sont partagées avec tout le personnel concerné.
- Maintenir à jour le tableau existant de suivi des mouvements et le partager avec tous les managers et officers de la mission, sur une base hebdomadaire.
- Faire le suivi des congés et assurer la mise à jour du tableau de suivi avec le Gestionnaire RH





Suivi des contrats de bail (20%)
- Participer activement dans la négociation des contrats de bail là où c’est possible, préparer les drafts des contrats bail de et revoir ceux reçus des bureaux de terrain, les transmettre au BSM-Finances pour finalisation et validation avant signature.
- S’assurer, en collaboration avec les Admin Fin Officers de terrain, que les contrats de bail de toute la mission sont à jour et/ou que les avenants sont faits avant leur expiration selon les besoins.
- Collecter les détails nécessaires auprès des Admin Fin Officers, centraliser et maintenir à jour le tableau de suivi des contrats de bail en cours dans la mission, et le partager trimestriellement avec tous les managers pour leur faciliter leur suivi et gestion.
- Assurer que les taxes sur les revenus locatifs telles qu’indiquées dans les contrats de bail sont retenus à la source, déclarées et payées à l’administration compétente, et que les preuves de leurs paiements sont bien classées. Apporter l’appui nécessaire aux Admin Fin Officers de terrain sur cet aspect.

Secrétariat, Accueil et Réception (20%)
- Reçoit les appels téléphoniques, les diriger vers les personnes concernées ou prend des messages en cas d’absence
- Accueillir les différents visiteurs au bureau de coordination : demande l’objet de leur visite et par conséquent accepte ou non l’accès au bureau. Si acceptée, les dirige vers les personnes concernées
- Tenir à jour la liste des contacts de la mission
- Réceptionner, enregistrer, classer et envoyer le courrier,
- Courrier externe : tient le livre d’entrée du courrier externe, et le remet en main propre au destinataire.
- Tient le livre de sortie du courrier et est en charge de l’acheminer par l’intermédiaire d’un chauffeur.
- Assurer le suivi des courriers de demandes et la gestion de la réponse selon les besoins ou instructions
- Relève régulièrement (une fois par semaine minimum) la boîte postale
- Effectue les photocopies et scanne les différents documents nécessaires au bureau coordination selon les besoins
- S’assurer que le matériel de bureau est bien entretenu et fonctionnel
- Faire des réquisitions auprès de la Log Support lorsque nécessaire pour le réapprovisionnement du bureau en thé, sucre, café et divers


Audits (5%)
- Contribuer, au besoin participer, à la réalisation des audits initiés par les bailleurs de fonds et/ou l’organisation, en fournissant des informations nécessaires se rapportant aux aspects Admin en coordination avec la Finance Manager.

Autres (15%)
- Gérer les différents numéros des téléphones de la mission (maintenir un répertoire y relatif) ainsi que les communications nécessaires avec les compagnies de communication partenaires ; collecter les factures y relatives et préparer les demandes des paiements ; et assurer que les utilisateurs des numéros postpaid cochent et paient mensuellement leurs appels privés.
- Affecter le numéro de téléphone à tout nouvel employé cadre (national ou expatrié) selon les besoins, et assurer que celui-ci est ajouté sur la flotte.
- Maintenir à jours le répertoire et les contacts des compagnies de transport aérien, ambassades étrangères, agences onusiennes et ONG internationaux présents en Haiti. En être le point focal pour toute interaction avec la mission OXFAM
- Gérer les stocks de (produits de nettoyage, fournitures de bureau et en cas de rupture et planifier l’achat avec la Log Support…)
- Gérer la performance des cuisinières, des femmes de ménage de la Guest house de Port-au-Prince y compris les techniciens de surface et assurer que leur travail soit fait régulièrement.
- Coacher et évaluer leur performance annuelle
- Apporter le soutien et la supervision nécessaire dans les séances de réunions, de formations continues et de réseautage pour le staff de concert avec le Gestionnaire RH.
- Coordonner les activités de maintenance de bureau (Fumigation, nettoyage, entretien des extincteurs, climatiseurs, jardinage, ramassage d’ordures… et équipement de toute la mission
- Effectuer toutes autres taches connexes au besoin…

Essentielles
- Diplôme universitaire en gestion en gestion administrative, en droit, en sciences sociales, en management ou disciplines apparentées. Des qualifications professionnelles en Ressources humaines ou équivalent constitueront un avantage.
- Expérience minimum de trois (3) ans en matière de gestion administrative.
- Expérience dans la résolution des problèmes complexes d’administration d'une manière professionnelle et flexible, et d’élaborer des solutions appropriées qui répondent aux besoins des individus et de l'organisation.
- Connaissance du comportement organisationnel et capacité d’apprendre et de s’intégrer à la culture organisationnelle d’OXFAM. Connaissance des concepts et théorie de gestion, de gestion de stock et l'expérience d'appliquer ces connaissances à une situation dynamique et changeante.
- Capacités d’influencer les autres, y compris les cadres supérieurs dans un environnement changeant rapidement.
- Capacité de travailler en équipe, sous pression, mais également de travailler de manière autonome.

Souhaitables:
- Très bonne connaissance du Créole, Français, l’Anglais et l’espagnol serait un atout etc.)
- Connaissances avancées en Excel, Word, Internet, Bases de données et Courriel.
Capacité de maintenir la confidentialité des données personnelles et organisationnelles à tout moment.
- Initiative : volonté/capacité d'apprendre
- Hautes capacités relationnelles et de travail en équipe
- Capacité à résoudre des problèmes et autonomie
- Organisé, rigoureux et capable de prioriser
- Solides aptitudes en matière de rédaction et de communication
- Solides aptitudes d’analyses et de synthèse
- En habile conseiller en trouvant le bon argument pour convaincre
- Savoir gérer un budget et anticiper sur les évolutions techniques

Comportement liées aux compétences
- Esprit de Decision Nous faisons preuve d’aisance dans la prise de décisions transparentes et l’adaptation de modes de décision au contexte ainsi qu’aux besoins. - Humilité Nous plaçons le « nous » avant le « je » en plus de mettre l’accent sur le pouvoir du collectif, de
Subvenir aux besoins de l’équipe et d’exploiter les forces de chaque individu. Nous ne nous préoccupons pas du pouvoir hiérarchique ; en outre, nous interagissons avec d’autres personnes à tous les niveaux de l’organisation, nous leur faisons confiance et nous accordons de l’importance à leurs connaissances ainsi qu’à leurs compétences. - Construction de relations Nous comprenons qu’il est important d’établir des relations au sein de l’organisation et en dehors. Nous sommes à même d’interagir avec des parties prenantes traditionnelles ou non, par des moyens qui accroissent l’impact sur l’organisation. - Écoute Nous savons écouter, et percevoir les divergences entre les niveaux de pensée profonds et les postulats implicites. Les messages que nous envoyons à autrui sont clairs et tiennent compte de différentes préférences. - Redevabilité Mutuelle Nous pouvons expliquer nos décisions et le fait que nous les avons prises en nous appuyant sur les Valeurs de notre organisation. Nous sommes prêt-e-s à répondre de nos actions et de notre comportement tout comme nous demandons systématiquement aux autres de rendre des comptes. - Agilité mentale,complexité et ambigüité Nous examinons l’environnement, nous anticipons les changements, nous ne nous laissons pas
Déstabiliser par un manque de précision et nous gérons un grand nombre d’éléments qui interagissent en des façons diverses et imprévisibles. - Pensée Systémique Nous percevons les problèmes comme faisant partie d’un système global et nous les appréhendons Dans le contexte de leur relation avec l’ensemble du système au lieu de réagir vis-à-vis d’un élément, d’un résultat ou d’un événement de façon isolée. Nous nous concentrons sur les liens de cause à effet cycliques plutôt que linéaires. En utilisant systématiquement la pensée systémique, nous sommes au fait des conséquences fortuites des décisions et actions organisationnelles, et nous les gérons correctement. - Réflexion et analyse stratégiques Nous jaugeons la situation, mettant en balance les risques et l’impératif d’agir. Nous prenons des
décisions en phase avec les stratégies et valeurs organisationnelles.

Un curriculum vitae, une lettre de motivation et copies des diplomes.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés