PROFILE DE L’ORGANISATION
Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous travaillons dans 120 pays. Nous sauvons la vie d'enfants; nous combattons pour leurs droits, nous les aidons à exécuter leur potentiel.
Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’inspirer des percées dans la façon dont le monde traite les enfants et pour obtenir un changement immédiat et durable dans leur vie.
SC est en Haiti depuis 1978, avec des interventions en Education, Santé, Protection de l’Enfance, Pauvreté des Enfants et Gouvernance de Droits des Enfants, également en temps de crises humanitaires.
Nos interventions touchent les Départements de l’Ouest (Port-au-Prince), de l’Artibonite, du Sud et de la Grand Anse.

Résumé du Poste:
• Gestion et contrôle des stocks (physique et informatique)
• Gestion des mouvements de stocks, incluant le support à la distribution de matériels aux
bénéficiaires;
• Gestion et inventaire des actifs du bureau
• Prise en charge de la bonne tenue du magasin
SUPERVISION HIERARCHIQUE:
Superviseur: Supply Chain Officer
Supervision du personnel : N/A
ROLES ET RESPONSABILITES:
1) Gestion et contrôle des stocks
• Chargé(e) de la réception des marchandises et de leur affectation, les délivrer aux départements et programmes demandeurs, en collaboration avec l’officier de la chaine d’approvisionnement (vérifier la quantité et l’état des marchandises livrées en fonction des bons de livraisons)
• Responsable de l’établissement de tous documents relatifs au fret et transport des articles (Way Bill, liste de colisage...) et aux équipements (fiche de matériel, certificats de donation...).
• Responsable du bon entreposage des marchandises, de la maintenance et de l’entretien du stock.
• Procède à l’inventaire physique de l’ensemble des équipements de Save The Children International entreposé dans le stock conformément aux procédures de gestion en vigueur de
manière semestrielle

• Gère des documents de l’inventaire papier et informatique et les soumettre pour approbation au responsable.
• Bonne manipulation du système Total Inventory Management pour soumission de rapport
• Actualise tous les jours la balance entre le stock physique et le fichier informatique de suivi des stocks (TIM et Excel).
• Gestion des mouvements de stocks
• Gestion de la livraison de matériels en vérifiant les entrées/sorties nécessaires à la réalisation des chantiers de manière complète et conforme à la demande reçu, en s’assurant que les entrées/sorties aient été validées par le responsable conformément au processus en vigueur
• Participe au chargement et déchargement des matériaux en respectant les règles de sécurité et de prudence
• Supervise toutes les entrées et sorties de stock et effectue un rapport de stock hebdomadaire et mensuel.
• Réception physique des biens et services et vérification quantitative et qualitative
• Générer la preuve de réception des items et matérialiser la prise en compte dans la base de gestion
• Organiser le rapportage en s’assurant que les rapports soient disponibles et actualiser (Tracker de Stock et Gestion des carburants de la génératrice et Motocyclette)
3) Gestion et inventaire des actifs du bureau
• S’assurer qu’une base de données des Actifs est disponible, approuvée et remplie mensuellement.
• Assurer que le registre des Actifs du bureau de Dessalines est disponible et partagé avec le Supply Chain Officer de Dessalines et le Supply Chain Manager, chaque mois.
• Les actions appropriées sont prises concernant les Actifs : endommagés, volés, perdus, etc, et les “Actifs” mis à disposition : vendus, en donation, démolis suivant la politique des bailleurs de SCI
• Veiller à ce que les actifs alloués aux individus pour un court terme sont enregistrés convenablement, et les actifs retournés quand ils partent (RH devra fournir le handover form)
• S’assurer que chaque Actif possède un code unique d’enregistrement (Asset ID) et un code financier Agresso
• Les formulaires d’accident et réparation, transfert d’Actifs sont dûment remplis avec le “Asset ID card”
• Les garanties, certificats, manuels, etc sont gardés avec les “Asset ID cards”
• Les Actifs de moins de $5000 et ceux de plus de $5000, et les équipements généraux de programme (GPE) sont correctement identifiés
• Le dernier inventaire physique des Actifs est correctement affiché, les statuts mis à jour régulièrement
• Les Actifs mis à disposition sont enlevés de la base de données, et le fichier nettoyé
• Les instructions appropriées sont données à tout nouveau staff quand il reçoit un Actif
• Le registre de GPE montre une liste d’inventaire correspondant à la quantité d’actifs par bureau

4) Prise en charge de la bonne tenue du magasin
• Veille au respect des règles de sécurité en exerçant un contrôle sur la conservation des matériaux et assure la maintenance du petit matériel et l’entretien de la structure
• Participer à l’approvisionnement du bureau de Dessalines.
Le magasinier & Assistant approvisionnement sera sollicité pour préparer les :
• Réquisitions d’achats
• Bons de commande
• Bons de réception
• Tout autre document ayant un lien avec les achats et la logistique
Réduire au minimum possible les casses et pertes et dans de pareil cas, un rapport doit être soumis pour approbation et validation.
Responsabilités en situation d’urgence
• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence
• Etre le premier responsable de sa sécurité;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Directeur du pays, son superviseur direct ou leur délégué;
5) Support à la fonction « achat » dans la chaine d’approvisionnement du bureau de Dessalines;
• Appuyer l’officier d’approvisionnement dans l’achat des biens et services pour le programme
et le bureau, incluant le contact avec les fournisseurs et;
• Contribuer au suivi du plan d’approvisionnement du bureau;
• Réception et classement des réquisitions
CAPACITE ET COMPORTEMENTS:
Redevabilité:
• Détient l’auto responsabilité des décisions, la gestion efficace des ressources, la réalisation et la modélisation du rôle.
• Enregistrer les valeurs de l'enfance.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables à assumer leurs responsabilités en leur donnant la liberté de livrer la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le nécessaire développement pour améliorer la performance et l'application des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour soi-même et prend la responsabilité de son développement personnel.
• Partage largement la vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et à l'échelle mondiale.
Collaboration:
• Construit et entretient des relations efficaces avec l’équipe, les collègues, les membres et partenaires et sympathisants extérieurs.
• Abordable, bon auditeur, facile à qui parler.

Créativité:
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• Prêt à prendre des risques disciplinés.
Intégrité:
• Honnête, encourage l'ouverture et la transparence; démontre hauts niveaux d'intégrité.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCES
• Certifications ou diplôme en études techniques connexes à la Logistique
• Expérience en gestion de stock
• Expérience de base en approvisionnement d’actifs
• Résider à Dessalines ou dans les communes limitrophes (L’Estère, Gonaïves, St Marc).
• Maîtrise du français, du créole et bonne connaissance de l’anglais
• Maîtrise des logiciels de base Word, Excel, power point
• Habilité à travailler dans une équipe multi disciplinaire;
• Capacité de travailler sous pression et rapidité d’exécution;
• Avoir la capacité d’organiser, planifier et prioriser les activités;
• Bonnes relations interpersonnelles;

Titre du poste : Logistic & Procurement Assistant
Programme : Parrainage Location : Dessalines
Niveau : 5 Type de contrat : Indéterminé

Opportunités égales
Le/la titulaire du poste doit nécessairement mener à bien les tâches conformément à l'égalité des politiques de diversité et procédures de SCI.
Sante & Sécurité
Le/la titulaire du poste est nécessaire pour mener à bien les tâches conformément aux politiques et procédures sécuritaires de SCI.
Sauvegarde de l’enfant:
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.