RÉPUBLIQUE D’HAITI
MINISTÈRE DE L’ENVIRONNEMENT

UNITE D’EXECUTION DU PROJET « Gestion de l’interface homme - biodiversité dans les aires marines protégées du Sud d’Haïti »
TERMES DE REFERENCE
Assistant (e) Administrative de l’UGP Aquin/Saint-Louis du Sud
QCNI/MDE/GIHB-16314/CI/2019-03


Institution : Ministère de l’Environnement
Projet : Gestion de l’interface homme - biodiversité dans les aires marines protégées du Sud d’Haïti
Domaine : Gestion administrative
Accord de Don : GIBH /GEF ID 9803 - HA-G1036
Date limite : 18 septembre 2019

A-CONTEXTE
Le Ministère de l’Environnement met en œuvre le « Projet Gestion de l’interface homme - biodiversité dans les aires marines protégées du Sud d’Haïti - GIBH /GEF ID 9803 - HA-G1036 ». Ce projet est financé avec les Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM) (accord de don GRTIFM-16314-HA) et d’un Financement Non Remboursable 3383/GR-HA-1 de la Banque Interaméricaine de Développement (BID) dans le cadre du Programme Tourisme Côtier Durable.

L’objectif général du projet est de contribuer à l’amélioration de l’efficacité de la conservation et de la gestion des aires marines protégées de Grosse Caye / Zone humide d’Aquin et d’Olivier / Zanglais en améliorant la gestion de la pêche dans les AMP et en atténuant les changements climatiques à travers la promotion de la gestion durable des écosystèmes naturels et la restauration des écosystèmes critiques de mangroves et des récifs coralliens et l’augmentation du potentiel de stockage de carbone des mangroves et des écosystèmes marins tout en proposant un modèle intégré de gestion de ces écosystèmes précités.

B-OBJECTIFS DE LA MISSION
Pour répondre aux exigences ci-dessous, le Ministère de l’Environnement (MDE) procède au recrutement d’un (e) Assistant (e) Administratif (ve) pour l’Unité de Gestion de la Direction de l’Aire Marine Protégée Aquin-Saint-Louis du Sud qui a pour mission principale d’assister le Coordonnateur Technique-Administratif dans la gestion administrative de la DAMP Aquin-Saint-Louis du Sud dont le siège est basé à Saint-Louis du Sud.
Sous l’autorité et la supervision du Coordonnateur Technique Administratif de la DAMP Aquin Saint-Louis du Sud, l’Assistant (e) Administratif (ve) a pour Responsabilités de :
• Assurer la circulation de l’information entre la Coordinateur Technique Administratif et le personnel du bureau, diffuser des notes de services : rédiger des notes de services internes à partir d’instructions orales, les soumettre au contrôle et à la signature, les reproduire et les diffuser ;
• Classer et archiver les documents du Projet et de la DAMP ;
• Assurer le lien avec le personnel ;
• Organiser les déplacements : missions, formations, séminaires ;
• Assurer la gestion de la correspondance (réception, enregistrement, classement, expédition de lettres et autres documents) ;
• Accueillir les visiteurs ;
• Participer à la préparation des dossiers technico-administratifs à soumettre par le Projet ;
• Apporter un appui aux services généraux du projet (gestion des biens, gestion de la logistique etc.)
• Assurer la gestion des biens et matériels acquis dans le cadre du projet (demande de pro-forma, commandes et suivi de livraison vérification des biens et matériels reçus, assurer le suivi des bons de réception) ;
• Assurer la sécurité des biens entreposés et tenir à jour le registre des biens et matériels acquis ;
• Assurer le contrôle de la messagerie téléphonique ;
• Gérer en accord avec le comptable la petite caisse ;
• Apporter son Appui à l’élaboration des contrats de service au sein de l’AMP
• Superviser le travail des personnels de soutien ;
• Exécuter toutes autres tâches susceptibles de faciliter le travail de l’Unité de Gestion ;

Exigences particulières :
• Bonne usage des matériels informatiques : ordinateur, photocopieuse, scanner, imprimante ;
• Bonne maitrise des outils de communication et de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Internet, e-mails, téléphone ;
• Bonne maitrise de l’expression orale et écrite du français et du créole ;
• Bonne présentation ;
• Forte capacité d’adaptation ;
• Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes ;
• Esprit d’initiative, respect des délais, sens des priorités, discernement ;
• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, patience ;
• Confidentialité et discrétion.

Formation – Qualification
• L’emploi est accessible avec une formation de niveau Bac + III : diplôme ou certificat de secrétariat, diplôme ou certificat de sciences administratives.
• Formation complémentaire dans un domaine d’économie, de gestion, de comptabilité.
• Expérience de 2 ans dans les techniques du secrétariat.
• Bonne maitrise des logiciels de communication et de bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Internet, e-mail

DUREE DE LA MISSION ET TYPE DE CONTRAT
- L’Assistant (e) -Administratif (ve) sera recruté pour une période de douze (12) mois. Le contrat peut être renouvelé annuellement pour une période de douze (12) mois si ses performances sont jugées satisfaisantes, avec la non-objection préalable du Bailleur. Il s’agit d’un contrat à temps plein (40 heures par semaine).