Le Coordonnateur des admissions est responsable de la bonne coordination de toutes les activités liées à l’admission d’un boursier au programme de HELP. Il doit préparer, mettre en œuvre et faire un rapport sur :
• La campagne de recrutement annuelle à travers tout le pays et dans toutes les écoles secondaires ;
• L’analyse minutieuse des dossiers de candidature et le processus de sélection (incluant la correction des rédactions) des potentiels futurs boursiers ;
• La période d’orientation pour les potentiels futurs boursiers ;
• L’intégration des nouveaux boursiers sélectionnés ;
• La collaboration et la recherche auprès du Ministère de l’éducation (MENFP) afin d’avoir des données, des informations et son approbation pour la planification des visites nationales de recrutement dans les écoles secondaires.
Il/Elle travaille sous la supervision directe de la Directrice du Département des affaires étudiantes mais pourrait toutefois travailler avec le Directeur national et la Directrice nationale adjointe à titre indicatif, pour recevoir des conseils et suggestions sur les façons les plus efficaces et stratégiques pour mieux gérer le processus d’admission.
Fonctions
1. Superviser toutes les activités se rapportant à la campagne de recrutement et au processus d’admission :
a. Planifier et mettre en œuvre les activités suivantes :
i. Recueillir l’approbation formelle du MENFP pour la planification des visites nationales de recrutement
ii. Recrutement dans les écoles secondaires à travers des visites dans les écoles, les églises, les médias et sur les réseaux sociaux,
iii. Collecter, vérifier et enregistrer les données provenant des dossiers de candidature ;
iv. Analyser les dossiers de candidature ;
v. Inviter les potentiels futurs boursiers à la période orientation ;
vi. Organiser la réunion des parents avant l’orientation ;
vii. Organiser une orientation de deux (2) semaines pour les potentiels futurs boursiers et en coordonner toutes les activités (entrevue, matériels et logement) ;
viii. Organiser une semaine d’intégration pour les candidats retenus comme boursiers ;
ix. Assurer la coordination de l’inscription à l’université pour les candidats retenus comme boursiers.
2. Stratégie et planification
a. Réviser le manuel de recrutement et les stratégies de recrutement chaque année ;
b. Selon les stratégies adoptées, rédiger des plans susceptibles d’être mis en œuvre ;
c. Explorer de manière proactive les stratégies qui permettront d’atteindre le maximum d’élèves dans les écoles secondaires du pays avec une quantité limitée de ressources ;
3. Gestion des stagiaires et des volontaires
a. Recruter, sélectionner et superviser les stagiaires et volontaires qui aideront à achever les activités se ramenant au recrutement (volontaires pour la saisie de données, chefs de groupe, membres de groupe),
b. Mener des séances de formation pour les volontaires et membres du staff impliqués dans le processus d’admission.
4. Gestion des matériels
a. Vérifier et mettre à jour tous les matériels de formation ;
b. S’assurer que tous les documents importants sont révisés et approuvés (formulaire d’application, feuille informative, affiche) ;
c. Coordonner la multiplication (impression et copies) de ces documents ;
d. Gérer la coordination des matériels (GPS, etc.) ;
e. Gérer la demande d’achats de matériel pour le recrutement (Maillots, casquettes, etc.).
5. Communication - S’assurer que les informations ayant rapport à la campagne de recrutement soient partagées avec les entités appropriées :
a. Adresser des rapports hebdomadaires à la Directrice des affaires étudiantes concernant le recrutement et les tâches liées au processus d’admission ;
b. Partager, par email, et au cours des événements publics les informations concernant les records atteints au niveau du recrutement avec les boursiers et membres du staff ;
c. Collecter les rapports provenant de la visite des écoles, des chefs d’équipe et de la visite des médias ;
d. Numériser et classer les documents de manière adéquate sur Drop box ;
e. Envoyer des courriels aux écoles secondaires dont nous avons les coordonnées ;
f. Gérer les coordonnées des médias et assurer la mise à jour de la liste des médias que nous avons sur notre base de données (Bazla) ;
g. Gérer la présence et la visibilité de HELP sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram…) pour tout ce qui a rapport au recrutement et au processus d’admission.
6. Logistique - Gérer les véhicules et chauffeurs alloués à l’activité de recrutement auprès du responsable des opérations à l’administration.
7. Gestion de budget
a. Les plans et suivis de dépenses, pour toute l’activité de recrutement et d’admission faits selon le budget préapprouvé, doivent rester à l’intérieur du budget ;
b. Réviser tous les budgets alloués à l’admission avant qu’ils soient soumis au département des finances.
8. Gestion de données
a. Enregistrer avec précision les données de recrutement et d’application sur Baz la (base de données de HELP) ;
b. Numériser, Scanner et stocker tous les documents (rapports, rapport de visite des écoles, rapport des médias, applications) sur Drop box et Baz la.
9. Support à l’ensemble des activités de HELP :
a. Fournir un support additionnel en cas de demande ou de besoin à la Direction de HELP (sensibilisation, recrutement, levée de fonds, participation dans les réunions et activités de HELP, participation aux entrevues des membres du staff ou des étudiants, etc.).
Qualifications Requises
Qualifications requises (conditions minimales de travail) :
1. Niveau d’études : Licence – domaine varié
2. Expérience de travail : aucune expérience spécifique requise mais il serait préférable que ce soit un gradué de HELP qui fut très actif dans le processus de recrutement et d’admission ;
3. Compétences essentielles : soucieux des détails, bonne capacité de communication orale et écrite, être en mesure de travailler avec MS office (Excel, Outlook, Word), innovateur/trice, flexible ;
4. Langues : créole et français, anglais un atout.
