Le consortium Caritas Suisse - Groupe pour l’Inclusion, la Recherche, et l’Appui au Développement d’Haïti (GIRADEL) - Groupe d’Appui au Développement Local (GADEL) a élaboré le projet de «Renforcement de la Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle des populations vulnérables du bassin versant Port-de-Paix/Port-Margot, communes de Port-de-Paix, Saint-Louis-du-Nord et Anse-à-Fôleur». Ce projet s’inscrit dans la ligne des actions visant à réduire la proportion de la population qui souffre de la faim et de la malnutrition en Haïti ainsi que de développer des services de base à destination des plus vulnérables dans le Nord-Ouest et le Haut Artibonite. Ce projet soumis à l’UE a été approuvé et financé dans le cadre du Programme SAN 11ème Fonds Européen de Développement (FED) (2017-2022).
Le projet proposé permet d’apporter une réponse aux problèmes de l’insécurité alimentaire et de vulnérabilité des populations cibles. Il sera mis en œuvre dans les trois communes suscitées du département du Nord-Ouest. L’Objectif Global (OG) du projet est de « Contribuer à la réduction de l’insécurité alimentaire et nutritionnelle en accroissant la résilience des populations rurales vulnérables vivant dans la zone du projet à travers une approche intégrée « bassin versant ».

Pour appuyer la gestion quotidienne des tâches administratives et financières, le Consortium désire recruter un/une «Assistant(e) Administration et Finance ».

Description du poste
L’Assistant(e) Administration et Finance assure la bonne marche du bureau au quotidien et participe à sa gestion administrative et financière.

Il/elle sera placé(e) sous la sous la supervision hiérarchique du Responsable Administration et Finance (RAF) et travaillera en collaboration avec lui.

Les tâches et responsabilités spécifiques de l’Assistant(e) Administration et Finance consisteront à :
Appui à la gestion financière
• Superviser et suivre l’exécution du budget annuel
• Supporter l’équipe de projet dans le processus achats ;
• Vérifier et s'assurer que tous les processus d'approvisionnement et les dépenses sont conformes aux procédures de CACH et UE ;
• Recevoir les requêtes de paiement et les enregistrer dans un Registre ;
• Veiller à ce que les procédures financières préétablies soient en place pour maintenir une comptabilité adéquate des dépenses ;
• Réviser (avec check-list) les requêtes de paiement pour assurer que toute la documentation est complète ;
• Veiller à ce que toutes les transactions financières soient correctement autorisées, aient des pièces justificatives adéquates et puissent être facilement extraites aux fins de la préparation des états financiers et des audits ;
• Faire signer et transmettre les chèques ;
• Assurer la liquidation des Avances pour le Projet ;
• Oblitérer les Documents Comptables ;
• Supporter le paiement des salaires, des demandes de remboursement de frais de voyage et d'autres paiements au personnel, aux fournisseurs et aux autres bénéficiaires, le cas échéant ;
• Mettre à jour les Documents Comptables (Joindre les Reçus) ;
• S’occuper du transfert des Documents au Bureau Central ;
• Accomplir diverses tâches (rédaction de lettres, scan, etc.) sur demande du Superviseur

Appui à la gestion administrative
Sous la supervision du Responsable Administration et Finance :
• Aider à une gestion responsable et avisée du personnel affecté au sous-bureau en conformité avec le code du travail haïtien et le manuel RH de la CARITAS Suisse (Congés annuels, présence, outils de travail, paiement, etc.)
• Gérer et harmoniser la communication entre le Départements des Finances et les autres unités ;
• Collaborer dans la mise à jour des inventaires de biens du consortium de concert avec la logistique ;
• Tenir à jour les outils de gestion de projet ;
• Assurer les travaux du secrétariat du projet : rédaction des correspondances, organisation et tenue des dossiers, saisir et/ou mettre en forme des comptes rendus de réunions et des documents administratifs (courriers, rapports), de les reproduire et les diffuser aux partenaires.
• Aider à l'organisation administrative des ateliers, réunions de suivis, formations et autres événements ;
• Coordonner toutes les Activités du Projet (Demande de Restauration et de Salle ect…) ;
• Assurer la gestion courante du projet en cas d’absence du responsable Administration et Finance ;
• Assurer la gestion conjointe des contrats d’achats avec la logistique ;
• Supporter la gestion des missions de terrain, des voyages et autres déplacements du personnel ;
• Superviser le bon fonctionnement du bureau, en s'assurant qu'il est propre, hygiénique et est un environnement de travail sécuritaire pour le personnel ;

Analyse et rapportage
• Contribuer à la préparation de tous les documents et rapports périodiques d’avancement demandés ;
• Analyser et faire de propositions pour la bonne gestion des partenaires du Fonds UE ;
• Appuyer le RAF du consortium dans la rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en collaboration avec les Chefs de Projet ;
• Supporter son superviseur dans la préparation et la soumission au bureau central les projections de dépenses mensuelles du consortium servant de pré-requis aux demandes d’avance de fonds ;

• Mettre à jour d’une manière régulière des outils comptables et informatiques (Banana et budget prévisionnel), afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses.
• Faire la saisie journalière dans Banana ;
• Contrôler des pièces justificatives comptables, la conformité des contrats avec les fournisseurs, vérifier et contrôler de l’application correcte de la loi fiscale ;
• Appuyer son superviseur dans la révision de ces rapports, s’il en a besoin (Avances, carburant, tableaux de bord divers, les dépenses etc…) dans les délais impartis ;

Effectuer toutes autres tâches demandées par le responsable Administration et Finance.

• Titulaire d’une licence en gestion (comptable, finance,…), en économie ou tout diplôme équivalent;
• Expérience professionnelle générale d’au moins 3 ans dans un poste similaire dans le domaine de la gestion de projets de développement;
• Expérience avérée dans la gestion des budgets de développement;
• Maîtrise des outils de bureautique Excel et Word et autres logiciels comptables;
• Excellentes capacités d’organisation, de communication, de rédaction;
• Excellente maitrise du français (écrit / oral);
• Familiarité avec les procédures de l’UE est un atout;
• Avoir des expériences professionnelles antérieures avec GIRADEL est un atout
Aptitudes et comportements professionnels :
• Sens de l’organisation;
• Fiabilité, ponctualité;
• Éthique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction;
• Disponibilité et discrétion;
• Bon relationnel

Taux d’activité (%)
Il est attendu que le détenteur de ce poste consacre 100% de son temps de travail aux tâches mentionnées ci-dessous.

Lieu de travail
Port-de-Paix et toutes les zones d’intervention du programme (communes de Port-de-Paix, Saint-Louis-du-Nord, Anse-à-Fôleur) avec possibilité de déplacements vers Port-au-Prince.

Information complémentaire/ Conditions de travail
12 mois (avec possibilité de prolongation)
Période probatoire de trois (3) mois au cours de la première année.
Salaire compétitif selon la grille salariale en vigueur de GIRADEL.

Lettre de motivation
- Curriculum Vitae avec contact de 3 personnes de références
- Copie des diplômes et certificats

Les candidats/tes présélectionnés/es seront contactés/es exclusivement pour subir un test d’évaluation. Ensuite, une séance d’entretien sera organisée pour les candidats/tes ayant réussi le test.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 30 Aout 2019, minuit.