Qui sommes-nous ?

Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

MISE EN CONTEXTE :

Sous la Supervision du Manager des Opérations, l’Assistante Administratives aux Opérations est responsable d’exécuter des tâches de secrétariat complexes en conformité aux principes, normes et exigences de l’Organisation.

Elle supporte également le département des opérations et les autres services dans leurs tâches quotidiennes pour l’organisation.

ROLE ET RESPONSABILITE

L’Assistante Administrative des Opérations aura pour rôle et responsabilité de :

Support Administratif/Planification :

• Participer à la planification des réunions de travail avec les différents groupes d’employés de l’OHMaSS;
• Participer à des réunions hebdomadaires sur demande de son superviseur;
• Rédiger, éditer, traduire, scanner, classer toutes les correspondances, mémos, notes relatives aux opérations (minute de réunion, attestations de relevé de taxes pour les fournisseurs, notes de rappel sur les procédures, etc. ;
• Assurer la bonne gestion du courrier entrant et sortant;
• Faire le suivi de dossiers pour le compte de plusieurs services en fonction d’OHMaSS;
• Fournir au département de la flotte un support administratif toutes les fois qu’il s’avère nécessaire;
• Assister activement le Manager des Opérations dans les prévisions de dépenses mensuelles du département des Opérations pour le compte de la comptabilité;
• Fournir un support logistique au Manager des Opérations lors des formations destinées aux SRs et autres. (agenda, réservation de salle, local ou véhicule, confirmation, matériels, transports etc.);
• Fournir son support dans la planification des déplacements des membres du département des opérations (Demande de décaissement, réservation de véhicule, etc..);
• Assurer une gestion efficace de l’approvisionnement en carburant pour les besoin du bureau, la résidence des expatriés, de la génératrice, des dépôts etc.;
• Fournir tout l’appui nécessaire aux expatries durant leurs missions en Haiti à la limite de ses responsabilités;
• Assister et appuyer l’administration dans la gestion administrative des Immobilisations mis à la disposition des SRs et du personnel d’OHMaSS;
• Servir de point focal avec les RH pour les différents besoins et suivis du département des Opérations;
• Vérifier et saisir les heures supplémentaires effectuées par les chauffeurs pour validation auprès du Coordonnateur de Flotte;
• Suppléer les responsables de Flotte et/ ou de l’Administration en cas d’absence (congé) dans la limite de ses responsabilités et compétences;
• Remplacer la réceptionniste sur demande de son superviseur;
• Gérer et veiller au renflouement du stock de fourniture et matériel de bureau à l’usage du département des Opérations (Papéterie, plumes, carthridge, etc.);
• Appuyer le Responsable de Flotte dans l’encadrement des chauffeurs (remplissage des différentes formes administratives, enregistrement de leur congé en ligne etc.);
• Effectuer toute autre tâche relevant de ses compétences.

Suivi :
• Assurer le suivi des dossiers administratifs divers (contrats des fournisseurs de services, RBS, Accounting Stream (etc.);
• Suivre les contrats de service avec les fournisseurs (date d’échéance, qualité des services etc..;
• Assurer une gestion et suivi rigoureux de bons de carburant avec le fournisseur;
• Participer aux réunions régulières avec les chauffeurs en s’assurant du suivi des mesures adoptées en collaboration avec le Manager des Opérations;
• Assurer le suivi avec les fournisseurs de service tout en maintenant des relations cordiales avec ces derniers;
• Assister dans l’établissement des documents de support pour les demandes de paiement et autres aux fournisseurs de biens et de services;
• Supporter le département des opérations dans le suivi des besoins du bâtiment;
• Maintenir l’archivage des documents du département dans des fichiers électroniques et les rendre disponible sur Sharepoint;
• Aider à la mise à jour des suivis des véhicules (documents d’assurance, maintenance et réparations, etc.);
• Assurer le suivi administratif des recommandations d’audit sur demande de son superviseur ;

Analyse / Reportage :

• Préparer et gérer la documentation et les rapports de carburant à soumettre au Manager des Opérations;
• Préparer le rapport périodique sur les retenus de 10% au niveau des contrats des fournisseurs;
• Effectuer un relevé de tous les prélèvements effectués sur chaque fournisseur et en tenir un registre;
• Contribuer à l’analyse des données de la flotte (tableaux, graphique, etc.).

Conformité :
• Assurer que toutes les demandes et suivis sont conformes selon les politiques et procédures internes de l’Organisation;
• Assurer la conformité des pièces justificatives pour les besoins de l’audit et de la comptabilité;
• Valider la bonne saisie des carnets de bord et la conformité des informations;
• Effectuer les recherches de référence Bridger Insight avant l’émission de tout nouveau contrat.

Qualifications et compétences requises

• Être détentrice d’un diplôme en secrétariat d’une école reconnue;
• Être détentrice d’un certificat en Gestion, Administration ou l’équivalent;
• Avoir une expérience de 3-5 ans en assistante administrative ;
• Une expérience de travail au niveau de la logistique (gestion de flotte) et de l’administration serait un atout;
• Avoir de bonnes expériences dans la saisie de données et l’élaboration des rapports (Excel), en l’analyse des données serait un atout;
• Etre capable d’assurer une collecte d’information et de la synthétiser sous forme de graphe serait un atout ;
• Exceller dans la manipulation des logiciels tels que : Word, Excel, Power Point, Outlook, pour assurer les diverses fonctions bureautiques;
• Avoir une connaissance de base sur les principes d’administration, en comptabilité et logistique, seraient des atouts;
• Avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles en français, anglais serait un atout;

Profil personnel:

• Etre capable de gérer les priorités, identifier les urgences et y faire face tout en respectant les échéances ;
• Etre capable de travailler sous pression et dans un environnement changeant;
• Etre discrète, intègre, organisée, responsable, courtoise, flexible, dynamique, ponctuelle, polyvalente ;
• Avoir l’esprit d’équipe et la capacité à collaborer avec un public appartenant à des groupes sociaux différents ;
• Faire preuve d’initiative, de créativité et de proactivité ;
• Avoir la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément avec un souci pour les détails.

Conditions de travail :

• Poste basé à Pétion-Ville;
• Date d’entrée en fonction : Septembre 2019 ;
• Le candidat retenu sera soumis aux conditions d'emploi régies par le Code du travail Haïtien, qui incluent un salaire et des avantages sociaux compétitifs.

Composition de dossier :

• Lettre de motivation ;
• Curriculum Vitae détaillé ;
• 3 Références professionnelles (Nom, titre, téléphone, adresse électronique) ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc.) ;
• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes.