Plan International est une organisation internationale humanitaire et de développement qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchés. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis 80 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 43 ans.

Objectif du Poste

Assurer la coordination et la supervision des aspects administratifs des bureaux de l’Unité de Programme en mettant en œuvre les stratégies et politiques et processus qui facilitent l'optimisation des ressources, la fourniture en temps opportun des biens et des services.

Responsabilités typiques:

• Mettre en place un processus de gestion efficace et efficiente de l’Administration.
• Assurer la supervision du personnel.
• Fournir des réponses rapides en temps opportun aux différents problèmes et plaintes.
• Elaborer un réseau de communication ouverte avec les vendeurs, fournisseurs, entrepreneurs et consultants pour l'achat, la supervision des travaux techniques et les processus d'appel d'offres répondant aux exigences du Manuel d’Opération (MO).

? Achats
• Coordonner les activités d’achats pour l’Unité de Programme avec efficacité tout en respectant les procédures de Plan International.
• S’assurer que les achats sont effectués d’une façon la plus économique possible, dans les meilleurs délais, tout en respectant les normes techniques la qualité et les règlements internes.
• S’assurer que toutes les demandes sont traitées de façon professionnelle (avec efficience, courtoisie et volonté de résoudre les problèmes notamment).
• Jouer un rôle important dans l’évaluation des fournisseurs, le suivi de l’évolution des marchés.
• Apporter un Appui technique et opérationnel à la section ou activités d’achat de L’Unité de Programme.
• Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au suivi des opérations de réception, de stockage et de transfert soient bien établis et archivés.
• Superviser la section Achats comprenant la gestion et supervision du staff d’une manière professionnelle.

? Gérer les voyages Locaux
• Assurer la gestion de déplacements du staff national (réservations d’avions et hôtels) et en faire un rapport régulier.
• Gérer les relations avec les hôtels pour le staff.
• Assurer le paiement des hôtels et lignes aériennes dans les délais.

? Rédiger tous les contrats et les correspondances pour les différentes sections de la programmation et l’administration
• Transmettre les contrats rédigés auprès des différents secteurs et partenaire externes après vérification et approbation du superviseur et assurer de placer les copies dans les dossiers.
• Suivre des contrats de service avec les autres secteurs et les employés sous votre supervision.
? Services Publics
• Vérifier les factures et faire le suivi pour la sortie des bordereaux tous les mois ;
• S’assurer que les factures des services publics soient payées à temps et de façon continue.

? Supervision du personnel
• Gestion de leur performance ;
• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs.

? Support aux activités des Projets /Autres
• Supporter les activités de programmes et coordonner toutes les activités quotidiennes ;
• Superviser et faciliter les conférences/ateliers/visites ;
• Assurer que le bureau soit fonctionnel et agréable et encadrer l’équipe qui se trouve sur sa supervision de façon attentive, professionnelle.

Connaissances, compétences et comportements requis pour réaliser les objectifs du poste :
• Diplôme universitaire en Administration/Gestion ou équivalent ;
• Bonne Connaissance des procédures administratives ;
• Trois (3) années d’expériences dans un poste similaire ;
• Deux (2) années d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
• Bonne capacité de rédaction et de communication en français, anglais et créole
• Connaissance de l’anglais et de l’espagnol souhaitable ;
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Relation interpersonnelle efficiente ;
• Pouvoir travailler en équipe et sous pression ;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision.

Votre dossier de candidature doit avoir : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail, certificat de Bonnes vies et moeurs.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures féminines, les candidatures des habitants du Nord et du Nord-Est sont vivement encouragées.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.