Concern Worldwide est une organisation non gouvernementale dédiée à la réduction de la souffrance et à l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde, y compris en Haïti.

Concern envisage un monde où personne ne vit dans la pauvreté où la peur de l'oppression, un monde où tous ont accès à un niveau de vie décent et les opportunités et les choix d'une vie longue, saine et créative et d'un monde où chacun est traité avec dignité et respect.

Fondée en Irlande en 1968, son siège social se trouve à Dublin, Irlande et opère actuellement dans 27 pays à travers le monde. Concern Worldwide est présente en Haïti depuis 1994, après l'ouragan Gordon et met en œuvre deux programmes dans la commune de Cite Soleil : 1. Des Enfants Debout et Forts Aujourd’hui, Une Société Debout et Forte Demain (2018—2020). 2. Programme intégré de résilience communautaire et de promotion de la paix dans la commune de Cite Soleil : Suscite l’espoir et les opportunités dans un milieu urbain précaire (2017— 2021).

Fonctions principales

Aider d’une manière active et efficace les fonctions de support (Finance, Administration, Ressources Humaines) dans le fonctionnement des programmes de Concern en fournissant un service adéquat. Avec les autres employés, s'assurer que Concern Haïti continue d’opérer tout en donnant un service d’aide de qualité et de durabilité à travers ses partenaires en faisant la meilleure utilisation des ressources et des fonds disponibles.
Tâches et responsabilités principales du poste :

• Responsable des deux petites caisses de l’institution (HTG/USD) ;
• Libérer quotidiennement les Floats ou avances internes de fonds aux personnes désignées en tenant compte des limites d’autorisation définies selon les procédures financières de l’institution
• Réaliser la réconciliation/décompte physique (hebdomadaire /journalier et mensuel) de la liquidité avec la personne désignée selon les périodes définies par l’institution
• Assurer que tous les paiements en espèce sont imputables et en règle avec les procédures en vigueur de l’institution ;
• Vérifier la conformité des codes sur les pièces justificatives avec la mise en application de la nouvelle structure de codification, au niveau de la logistique et des finances et soumettre un rapport de feedback sur les faiblesses/erreurs relevées incluant des recommandations sur comment améliorer cette codification.
• Prévision des besoins de trésorerie mensuels de l'organisation et faire les demandes à Dublin pour le transfert de fonds. L'objectif est de minimiser la balance de trésorerie en fin de mois et des soldes bancaires, tout en ayant en même temps des fonds suffisants disponibles pour les besoins opérationnels.
• Garantir la sécurité de la liquidité en caisses et les documents comptables y relatifs.
• Apporter à la banque, sur demande, les courriers, ordre de paiement autorisant les transferts/ virements/dépôts sur le compte des fournisseurs/Bénéficiaires ;
• Photocopier les chèques et autres documents sur demande ;
• Vérifier les documents de demande de chèques des deux monnaies, les préparer et les faire signer
• Effectuer fréquemment un suivi des avances en circulation en vue de soumettre la liste des fonds non-justifiés dépassant le délai de justification fixé ; ceci doit être fait chaque fin de semaine
• Maintenir et mettre à jour les livres de caisse et de banque sur une base quotidienne ;
• Responsable de la préparation des cash et Bank books et la réconciliation des comptes bancaires de l’organisation
• S’assurer de la disponibilité des chéquiers (Commande, renouvellement)
• S’assurer qu’il existe un bon système de gestion des correspondances bancaires.
• Maintenir le système de classement des documents financiers selon les normes de l’organisation.
• Aider au processus des audits (interne et externe), classements et déclassement des sélections.
• Préparer certaines correspondances de base ayant rapport à la finance
• Récupérer les pièces Justificatives (reçu, GRNs, Invoices etc..) a la réception sur une base hebdomadaire en vue de compléter les documents comptables et de soumettre la liste des pièces justificatives manquantes a l’Assistant Controlleur Financier Pays pour suivi.
• Vérifier la conformité des pièces justificatives lors de la justification des float ou des chèques.
• Numéroter et sceller toutes les pièces justificatives après paiement
• Responsable de l’archivage du departement de la finance
• Assurer le déclassement et le classement des documents financiers
• Veiller à ce que toutes les formes de la comptabilité soient disponibles pour les employés de Concern.
• Suivi et collecte des timesheets du personnel local et International
• Effectuer les paiements mensuels à la DGI et ONA selon les échéances établies en vue d’éviter toute éventuelle sanction par le fisc
• Préparer et soumettre le rapport trimestriel de dépenses vs budget (Variance Report) au siège selon le calendrier établi par Dublin.
• Préparer le rapport trimestriel ‘’FX Rates, In-country Income & Accepted Recharges ‘’selon le calendrier établi par Dublin à l’attention du Assistant CFC pour revue et soumission
• Compiler toutes les documentations relatives aux comptes de bilan à l’intention de l’ACFC pour revue et approbation
• Maintenir à jour les comptes personnels du staff international et soumettre mensuellement des états de comptes
• Préparer et envoyer les In country Salary à Dublin le 10 au plus tard de chaque mois
• Le/La Finance Assistant assurera d’autres tâches qui de temps à autre peuvent être requises par le superviseur. Cette description de poste est un guide et ne décrit pas tout le travail que l’employé aura à effectuer maintenant ou dans le futur. Le poste d’un employé pourra être changé, modifié à tout moment et l’employé a pour devoir de faire preuve d’enthousiasme, de dynamisme et de performance au mieux de sa capacité dans l’exécution des nouvelles tâches qui lui sont confiées.


Autres
? Contribuer aux initiatives visant l’imputabilité organisationnelle et voir à la mise en œuvre des engagements HAP (Humanitarian Accountability Partnership) de Concern.
? Adhérer pleinement aux engagements et règles de la Politique sur la Protection des Participants aux Programmes (4P), incluant le respect et la confidentialité.
? Rapporter au gestionnaire approprié toute violation ou violation potentielle de la 4P ou du code de conduite de Concern.
? Assurer la non-divulgation de toute information que ce soit en ce qui a trait aux pratiques ou aux affaires de Concern Worldwide, dont on est mis au courant pendant l’exécution de travail, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l'exécution normale du devoir
? Tous les employés ont pour devoir de respecter toutes les règles et procédures de Concern Worldwide
? Selon le mandat humanitaire de l’Organisation, en cas d’urgence, tout employé doit être en mesure de donner une réponse. Cela peut inclure un changement de lieu d’affectation et de fonctions essentielles pour une durée définie par le Senior Management Team.

Qualifications Requises

• Diplôme en comptabilité ou dans un domaine connexe
• 4 à 5 ans d’expérience minimum dans un poste similaire ;
• Connaissances en informatique Word et Excel obligatoires
• Maîtrise de la langue française orale et écrite. Bonnes connaissances de l’anglais est un atout
• Grande capacité de l'organisation et l'attention aux petits détails
• Habilité à établir et maintenir des relations de travail efficaces

Qualités personnelles

Capacité à travailler dans une équipe multi disciplinaire ;
Sens de l’initiative et d’esprit d’équipe ;
Capacité à travailler sous pression et dans les conditions difficiles ;
Avoir la capacité d’organiser, planifier et prioriser les activités ;
Honnêteté, confidentialité et sens du sérieux ;
Etre courtois et flexible.

Le poste est base à Port-au-Prince

Curriculum vitae, Lettre de motivation, Copies de certificats et/ou diplômes, copie du matricule fiscal, copie d'une pièce d'identité valide