Haiti a élaboré sa Politique Nationale sur les Changements Climatiques en 2016 et a procédé à sa validation en mars 2017. Compte tenu du nouveau profil des menaces actuelles (ouragans, sécheresse) accentuant la pression sur les initiatives de développement, le Gouvernement d’Haïti, à travers les Ministères de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) et de l’Environnement (MDE), veut contribuer à la mise en œuvre de cette Politique Nationale sur les Changements Climatiques à travers un exercice multisectoriel et multidimensionnel. Le Plan National d’Adaptation (PNA) s'appuie sur les enseignements tirés de la mise en œuvre du Plan d’Action National d’Adaptation (PANA), ainsi que les activités complémentaires, en cours de réalisation en Haïti. Le projet s’aligne sur les priorités globales d'adaptation au changement climatique du pays, sur la vision du plan stratégique de développement d’Haiti (PSDH), du Schéma National d'Aménagement du Territoire (SNAT), du Plan National de Gestion des Risques et Désastres (PNGRD) et de la Contribution Déterminée au niveau National (CDN). A travers cette dernière, Haiti a estimé à 16.614 milliards USD, les ressources financières nécessaires afin de s’adapter aux changements climatiques et réduire de 31% ses émissions de Gaz à Effet de Serre (GES).

Le Plan National d’Adaptation (PNA) devra donner les orientations sur les mesures de gouvernance à mettre en œuvre en se basant sur des modèles économiques susceptibles d’appuyer ce développement national. Ce programme évolutif vise particulièrement la cohérence entre les mesures d’adaptation et la planification du développement au niveau national et territorial. Il s’agit d’intégrer pleinement la question de l’adaptation dans la planification du développement en Haiti et de consolider les activités d’adaptation générales.

Le PNA doit être endossé non seulement par les différentes instances et autorités de l’exécutif haïtien (Président, Premier ministre, Ministres, ministères et organismes autonomes) mais aussi par le pouvoir législatif, le secteur privé, la société civile, les universités, ceci avec une portée nationale avec un ancrage territorial. En se concentrant sur le renforcement des capacités des structures existantes telles que les Directions de l'aménagement du territoire et du développement local et régional (DATDLR) du MPCE et du changement climatique du MDE, ce projet financé par le GCF (Green Climate Fund) sera mis en œuvre selon les modalités DIM (Direct Implementation Modality) et s’articulera autour des trois composantes suivantes :

Composante 1 : Renforcement du mécanisme de coordination de la planification et de la mise en œuvre de l'adaptation multisectorielle à différents niveaux.

Composante 2 : Renforcement de la base de données probantes pour la planification de l’adaptation ; compilation du PNA et intégration des priorités d'adaptation dans le SNAT, le PSDH et le PNGRD.

Composante 3 : Etablissement d’un cadre de financement des mesures d'adaptation aux changements climatiques à moyen et à long terme.

Sous l’autorité du Directeur adjoint en charge du Programme ainsi que du chef de l’Unité Résilience et sous la supervision directe du chef de projet, le titulaire du poste est chargé de l’exécution effective des services administratifs, de l’utilisation efficace et transparente des ressources et de l’intégrité des services. Il/elle assurera tous les aspects administratifs liés au projet. Il/elle sera également responsable de la logistique et fera partie du groupe central du projet. L’Assistant (e) administratif (ve) est aussi chargé (e) de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures du PNUD. Il/Elle doit travailler en étroite collaboration avec les équipes des opérations, du MSU et des autres programmes qui jettent des passerelles de synergie avec ce projet au PNUD.

De manière plus spécifique, l’Assistant-e Administratif-ve devra exécuter les tâches suivantes :

Appuyer la Direction du Projet dans l’élaboration et/ou la révision des plans de travail périodiques
Surveiller les rapports d'exception générés par des transactions inhabituelles et des anomalies, investiguer sur les erreurs d’imputation et prendre des mesures correctives
Coordonner et contrôler la livraison combinée, Monitoring et Suivi périodique des tableaux de bord et des exceptions
Préparer des documents nécessaires pour les décaissements suivant les règles et règlementations du PNUD
Participer à des réunions internes régulières
Contrôler et veiller à l’existence et à la conformité des pièces justificatives relatives aux opérations effectuées sur le compte du Projet notamment assurer que chaque Voucher soit accompagné des pièces justificatives correspondantes
Contrôler la régularité des paiements effectués par le Projet au profit des tiers et assurer la saisie dans Atlas et maintenir un système de suivi
Assurer la préparation des documents nécessaires pour les décaissements suivant les règles et règlementation du PNUD notamment les formulaires FACE
Contribuer à la révision budgétaire et vérifier la conformité des écritures des révisions passées
Contribuer à la finalisation des rapports périodiques du Projet à destination du bailleur et du Gouvernement
Veiller à ce que tout déboursement de fonds se fasse à temps, dans le respect des procédures, du calendrier budgétaire et de décaissement
Appuyer la gestion du partenariat avec la contrepartie nationale et les institutions partenaires, les OCB s’assurant que les dispositions contractuelles sont respectées par les uns et les autres
Appuyer le chef de projet dans la préparation des réponses aux questions posées par le Siège
Gérer toutes les activités relatives à l’acquisition des matériels et biens du projet, maintenir et gérer un registre d’actifs, préparer les documents nécessaires pour les décaissements et veiller à une livraison des biens et services à temps, suivant les règles et réglementations du PNUD
Organiser les processus d'approvisionnement, y compris la préparation des demandes de prix, des documents d'appel d'offres ou des demandes de propositions, préparation des bons de commande
S’assurer que le « Assets Management » du Projet dans Atlas possède toutes les informations des différents items achetés par le Projet
Contribuer à la rédaction des Termes de Référence et à la constitution de la documentation relative aux acquisitions nécessaires pour les besoins de l’audit du fonds commun, à la préparation des réponses aux observations de l’audit et de l’examen des comptes
Assurer une notification régulière des avis de paiements aux partenaires et/ou fournisseurs de services
Faire la correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées
Maintenir un système de contrôle et de suivi des accords de subvention aux fins d’assurer que les pièces comptables traitées sont vérifiées et complètes et que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas.
Exécuter, à la demande du chef de projet, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’Unité de Mise en œuvre du Projet (UMO).

Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau.

Les informations financières renforcent la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources du bureau, en particulier à l’égard des utilisateurs des rapports financiers.

Fait preuve d’intégrité et agit conformément aux valeurs et à l’éthique des Nations Unies
· Fait preuve de leadership, guide son travail avec efficacité, se concentre sur l'impact et le résultat pour le client

Fait preuve de jugement politique et diplomatique, d’impartialité et de discrétion et répond positivement aux opinions critiques
· Fait preuve de créativité et d'innovation

· Sait travailler de façon indépendante, pragmatique, sous forte pression et gérer les frustrations du travail

· Démontre d’excellentes aptitudes de communication orale et écrite

· Etablit des rapports solides avec les clients et les acteurs externes

Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité face aux différences entre individus (sexe, âge, religion, etc.)
Compétences opérationnelles et Techniques :

Solide capacité d’analyse et de synthèse des situations et habilités à trouver des solutions
Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats
Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel
Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués
Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire
Capacité à planifier, prioriser et à organiser les tâches
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels courants et autres applications informatiques, connaissance du système ATLAS (un atout)
Bonne connaissance des règles et règlements

Formation:

Etre titulaire d’une Licence en administration des affaires, sciences économiques, gestion, comptabilité, audit ou tout autre domaine équivalent.

Au moins trois (3) années d’expérience de responsabilités progressives dans le domaine de la gestion, de l’administration et/ou en comptabilité requises au niveau national ou international, avec des connaissances en gestion de programmes et projets souhaitables
Maitrise des règles et procédures de gestion des projets du PNUD (fortement souhaitée)
Connaissances des procédures et systèmes de comptabilité des Nations Unies et des programmes conjoints en particuliers serait un atout
Connaissance des nouvelles technologies de l’information (logiciels de base, QGIS et/ou SIG, Word, Excel, PowerPoint, pratique de la messagerie électronique et du travail en réseau etc.).
Expérience de la comptabilité, des normes IPSAS est considérée comme un avantage.
Parfaite connaissance d’un logiciel de gestion ERP comme Atlas ; et, maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion et d’administration serait un atout
Expérience de travail au sein du Système des Nations Unies considérée comme un atout.
A compétences égales, les candidatures féminines seront favorisées.

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