Nous recrutons pour le compte de notre client OHMaSS, un Manager des Achats. OHMaSS, Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé, est une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 50 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

RESUME DU POSTE

Sous la supervision du Directeur des Finances, le Manager des Achats définit la stratégie achat en collaboration avec la direction générale de l'entreprise et veille à sa mise en œuvre à travers un choix ciblé de produits / services et fournisseurs. Il négocie les contrats d'achats et coordonne la chaîne logistique et les flux d'acheminement.
Le Manager des achats et contrats sera également responsable d’assurer que la préparation des accords-cadres et contrats en ce qui concerne les vendeurs et fournisseurs, soit en conformité avec les exigences de l’organisation. Lorsque les contrats sont signés, elle devra en assurer la gestion dans les intérêts de l’organisation.

En effet, le Manager devra servir d’exemple d’éthique pour son équipe et pour l’ensemble de l’organisation à travers une gestion transparente et inclusive de son département.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Gestion du cycle d’acquisition et de contractualisation - 60%

• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des programmes et de l’administration pour élaborer des plans d'approvisionnement trimestriels/annuels pour assurer la disponibilité des produits en temps opportun pour l’organisation.
• Mener des enquêtes de marché régulières pour valider l’existence des fournisseurs et mettre à jour les listes des fournisseurs annuellement.
• Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins stratégiques de l'entreprise.
• Réviser les documents d’appel d’offre et/ou de manifestation d’intérêt sur base des termes de référence fournis par les départements demandeurs qui seront préparé par l’équipe d’achats et contrats des vendeurs/fournisseurs.
• Renforcer la définition des termes de référence et des conditions contractuelles pour la fourniture de produits et services au sein du département.
• Assurer que les contrats (pour les achats de produits et/ou de services) soient faits dans plus grand respect des normes légales et de qualité, avant soumission pour examen et signature comme requis par les procédures PSI.
• Négocier les tarifs et conditions de prestation de service dans le meilleur intérêt de l’organisation et au besoin, amender les contrats en cours pour renégocier les tarifs et conditions en fonction des enquêtes de marché.
• Suivre et évaluer les performances des fournisseurs.
• Réviser les politiques, processus et les outils organisationnels proposés par le coordonnateur
• Définir avec les services concernés les points de contrôle permettant d’optimiser le contrôle interne de la chaîne achat et de contribuer au contrôle budgétaire des dépenses
• Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs
• Interagir avec les sous-récipiendaires et autres partenaires pour garantir la réalisation des objectifs et des attentes de Fonds Mondial en matière de gestion des Achats et Contrats.

Maintien des donnes dans QBE - 20%

• Assurer l’enregistrement de tous les fournisseurs de OHMaSS sur QBE ;
• Assurer l’ouverture de Bon de Commande dans QBE pour tous les contrats de l’organisation.
• Assurer la production de rapports Bridger Insight selon les exigences de l’organisation.
• Assurer la mise à jour la base de données des fournisseurs dans QBE ;
• Servir de point focal auprès des auditeurs internes ou externe.

Superviser l’équipe des Achats - 20%

• Encadrer, superviser et soutenir les membres du département dans leur travail.
• Promouvoir sa vision auprès des décideurs internes et externes, et encourager la prise d’initiative de ses équipes
• Hiérarchiser et établir des priorités d’actions selon les enjeux des activités.
• Accompagner un ou deux collaborateurs sur une activité opérationnelle ou un projet de l’entreprise
• Répondre à toutes autres tâches requises par son supérieur hiérarchique.

• Avoir un Master en gestion, ou sciences comptables et ou administration ;
• Avoir une bonne connaissance des principes d’approvisionnement et d’administration ;
• Avoir huit à dix (8-10) ans d’expérience minimum dans un poste similaire, dans une ONG serait un atout ;
• Avoir une expérience en supervision et en renforcement des capacités de systèmes ;
• Avoir une forte capacité d’analyse, de prise de décision, d’organisation et de négociation ;
• Avoir une excellente connaissance du marché, des fournisseurs, des prix et tendances du marché ;
• Avoir des aptitudes en communication, relations interpersonnelles avec l’habilité d’interagir avec une variété de personnes de différents niveaux ;
• Avoir la capacité de travailler en groupe et sous pression avec un minimum d’autonomie et avec des moyens limités ;
• Etre capable d’identifier les problèmes et de proposer des solutions innovantes ;
• Excellente capacité à aider au changement organisationnel, à gérer plusieurs taches simultanées, à gérer les détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment ;
• Avoir une connaissance en droit des contrats serait un atout ;
• Avoir une bonne connaissance dans le système QuickBooks Entreprise ;
• Avoir de l’expérience en administration et logistique serait un atout ;
• Avoir la capacité de communiquer efficacement avec divers publics sur les marchés et les questions liées aux principes d’approvisionnement et des contrats ;
• Avoir une bonne maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, Access, Power point, Outlook) ;
• Avoir une excellente communication orale et écrite en français, anglais un atout.

CV et Diplomes