Sous la supervision générale du Chef des Opération et en coordination avec les responsable d'Unités, l'Archiviste sera responsable du classement, scannérisation et recherche des documents. L’Archiviste travaille en étroite collaboration avec les unités Finance, Achat et RH au niveau des Opérations pour des échanges d`information et assurer une exécution satisfaisante des services.

Sous la responsabilité générale du Chef des Opérations et en coordination générale avec les responsables des Unités : Finances, Procurement et RH l'Archiviste aura les responsabilités suivantes :
Unité des finances:
Faire le classement physique et électronique des différents documents financiers du bureau suivant le protocole établi : vouchers, des dépôts, GLs, rapports financiers, budgets et tous autres documents relatifs à l'Unité des Finances
Assister dans le suivi des chèques pour signature
Apporter un appui dans le dépouillement des parapheurs et à l'enregistrement des chèques sur Excel.
Faire les photocopies des pièces et aviser les bénéficiaires
Préparer la liste de distribution des chèques aux fournisseurs et les remettre au chauffeur de l'Unité pour la livraison
Faire le contrôle des chèques livrés et retournés
Effectuer des recherches de documents du PNUD et de ses projets, de UNFPA et toutes autres Agences et/ou les membres du personnel sur demande
Enregistrer les virements envoyés à la banque
Scanner tous les nouveaux dossiers
Unité des Achats et services généraux :
Faire le classement physique et électronique des différents documents de passation de marchés du bureau suivant le protocole établi : dossiers complet de chaque d’appel d’offres de la soumission au contrat signé,
Assister à la recherche des dossiers en période d’audit
Assister à la mise à jour du tableau de suivi des dossiers de passation de marchés
Faire le classement physique et électronique des différents documents d’inventaire, cession de biens équipements, de transfert d’équipements du bureau suivant le protocole établi
Scanner tous les nouveaux dossiers
Unité des Ressources Humaines
Faire le classement physique et électronique des différents dossiers des ressources humaines du bureau suivant le protocole établi : dossiers complet de chaque personnel, service contract et stagiaires, pension, retraités,
Faire l’inventaire des documents manquants dans chaque dossier
Assister à la recherche des dossiers en période d’audit
Scanner tous les nouveaux dossiers.

Planification et organisation :


Capacités d'organisation réelles et aptitude à gérer un gros volume de travail avec efficience et dans les délais impartis.


Communication:


Excellente aptitude en matière de communication et aptitude a interagir.


Diversite:


Capacite de travailler dans un environnement multiculturel et multi-ethnique, dans le respect de la diversité


Travail en équipe.

Education :
Niveau d'études secondaires (BAC II). Un certificat dans une école technique est un atout considerable.
Expérience :
Le/la candidat(e) disposera d'une bonne expérience professionnelle au sein d'une Organisation d'appui au développement.
Langue :
Parfaite maitrise du Français et bonne connaissance de L’Anglais.
Autres :
Maitrise des nouvelles technologies de l'information (logiciels de base, Word, Excel, pratique de la messagerie électronique et du travail en réseau...).

Important applicant information


All posts in the SC categories are subject to local recruitment.


Applicant information about UNDP rosters


Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.


Workforce diversity


UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.


Scam warning


The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.