1 an avec possibilité de renouvellement

Dans le cadre du renforcement des capacités du Bureau du Coordonnateur Résident (CR) et pour l’appuyer dans la gestion de son agenda et des ressources mises à sa disposition pour son fonctionnement, le Bureau du Coordonnateur Résident en Haiti procède au recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) basé à Port au Prince.
Sous la direction et la supervision directe du Coordonnateur Résident des Nations Unies, Assistant(e) Administratif(ve) assure le fonctionnement efficace du front office du Bureau de la Coordination, la confidentialité totale de tous les aspects de l'attribution, la maintenance des procédures de protocole, la gestion des flux d'informations, le suivi des délais et des engagements pris. L’Assistant(e) Administratif(ve) est un intermédiaire clé entre la CR des Nations Unies et les autres membres du personnel. L’Assistant(e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec les agences des Nations Unies, la mission et les autorités nationales afin d’assurer un flux d'informations efficace et un suivi adéquat.

Fonctions / Résultats Clés Attendus
Gérer l’agenda du CR, tact et diligence.
Filtrer les communications téléphoniques avec tact et discrétion;
Préparer les voyages, la documentation, le paiement des DSAs du CR (Préparer les autorisations de voyage, Visas)
En charge du protocole du CR pour les réunions avec des Hautes Personnalités et l’organisation des réceptions officielles données par lui;
Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations ;
Préparer, recevoir et analyser les correspondances du CR et en assurer le suivi, le classement et le partage si nécessaire;
Elaborer des synthèses à partir de diverses sources documentaires et prendre l'initiative de rechercher toute information utile.
Tenir à jour un répertoire avec les noms, fonctions et contacts des Ministres et autres Hautes Personnalités gouvernementales, du Corps diplomatique, etc.
Organiser les voyages du CR et entretenir le lien avec les Chefs d’Agences et Représentants de l’equipe pays
Tenir à jour « le mission and leave plan » du bureau integre.
Apporter un appui aux staffs nécessitant un visa d’entrée dans un pays en vue d’une mission.
Excuter des actions dans ATLAS
Apporter un appui à la cartographie des processus administratifs et la mise en œuvre des procédures internes de fonctionnement.
Coordonner et / ou gérer tous les services administratifs pour les événements et ateliers, y compris réservation, lieu de voyage et d'hôtel.
Préparer les réquisitions dans Atlas et assurer son suivi
Assumer toutes autres fonctions demandées par le CR.

Développement et efficacité opérationnelle:

Aptitude à mener un large éventail d’activités spécialisées visant à assurer un fonctionnement efficace du bureau du Bureau de La Coordination, y compris la gestion des données et des horaires, la maintenance du protocole et la circulation de l’information.

Planification et organisation :

Définit des objectifs clairs et compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien ses travaux; prévoit les risques et permet des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins; utilise le temps efficacement.

Communication

Parle et écrit clairement et efficacement; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l'intérêt pour une communication à double sens ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; fait preuve d'ouverture en partageant des informations

et en tenant les gens informés.

Travail d'équipe:

Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation; sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres; est disposé à apprendre des autres; place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque de telles décisions peuvent ne pas refléter entièrement sa propre position; partage le crédit pour les réalisations de l'équipe et accepte la responsabilité commune pour les lacunes de l'équipe.

Responsabilité:

Assume toutes les responsabilités et honore les engagements; fournit des produits pour lesquels on assume la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits; opère dans le respect des règles et règlements de l'organisation; soutient les subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des tâches déléguées; assume personnellement la responsabilité de ses propres faiblesses et de celles de l'unité de travail, le cas échéant.

Sensibilisation technologique:

Se tenir au courant de la technologie disponible; comprend l'applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées; montre sa volonté d'apprendre de nouvelles technologies.

Education:
Diplôme en Secrétariat. Un diplôme universitaire constitue un net avantage mais n’est pas obligatoire
Experience:
Un minimum de 6 ans d'expérience professionnelle spécifique dans le domaine du secrétariat et de l’administration ou du Programme ;
Capacité prouvée de travail sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision;
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données;
Connaissance du Système des NU un atout.
Langue:
Une maîtrise parfaite du français et du creole, aussi bien écrite que parlée. Une tres bonne connaissance pratique de l’Anglais

Important applicant information

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Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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