Management Sciences for Health (MSH) cherche un(e) Assisstant(e) Administratif(ve) pour son programme HLP (Health Leadership Project) à Port-au Prince, Haiti. Ce programme a pour objectif de fournir une assistance technique au Ministère de la santé publique et de la population (MSPP) pour améliorer sa gestion efficace des ressources financières et humaines nécessaires au secteur de la santé.



L'Assistant(e) Administratif (ve) aide la mise en œuvre des activités du projet en fournissant un soutien administratif et logistique au personnel du projet. Il/elle fournit toute l’assistance de secrétariat et logistique nécessaire au fonctionnement efficace du bureau: copies / archivage de documents, gestion des rapports et des ressources, planification et coordination des réunions / événements et de la logistique, et soutien administratif du personnel du projet. L'Assistant(e) Administratif (ve) s'assure que les systèmes administratifs sont gérés conformément aux politiques et procédures de MSH et aux réglementations de l'USAID. Il/elle connaît et respecte les normes d’intégrité des achats de MSH dans toutes ses activités.

• Participer à tous les aspects de la coordination générale du bureau.
• S'acquitter de tâches administratives générales, y compris, sans toutefois s'y limiter, la photocopie, la télécopie, le classement de documents et l'envoi du mail
• Maintenir et classer des archives physiques et électroniques du projet
• Recevoir, accueillir et diriger les visiteurs du bureau
• Recevoir, enregistrer et expédier les courriers du bureau
• Émettre et répondre aux appels téléphoniques du bureau
• Surveiller quotidiennement la propreté des salles et du bâtiment et s'assurer du respect des normes sanitaires
• Créer et modifier des documents tels que des factures, des rapports, de la correspondance / des lettres et des états financiers à l'aide d'un traitement de texte, d'un tableur, d'une base de données et / ou d'un autre logiciel de présentation.
• Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des rapports à la demande.
• Soutenir le personnel dans la coordination des rendez-vous, la préparation / diffusion de matériel, la mise en forme de lettres, de documents techniques, de rapports et de présentations.
• Assister à planifier, coordonner, documenter les réunions du programme et de l'équipe de projet, selon les besoins.
• Coordonner les arrangements de voyage et d'hôtel internationaux / nationaux liés aux activités du projet, y compris la coordination de la prise en charge à l'aéroport avec le (s) conducteur (s) du projet. Assurez-vous que tous les arrangements de voyage sont conformes aux règlements et procédures de l'USAID.
• Coordonnez les ramassages et les courses de conducteur, au besoin.
• Fournir un soutien au personnel dans le travail assigné au projet, selon les besoins.

• Baccalauréat et minimum trois (03) ans d'expérience professionnelle dans un poste administratif
• Maîtrise de français écrit et parlé et du créole
• Connaissance de l'anglais est un avantage
• Proactivité, polyvalence et intégrité démontrées
• Bonne maîtrise des applications MS Office (Word, Excel, Access PowerPoint, Outlook et recherches sur internet).
• Solides compétences en bureau et en organisation; capacité démontrée à gérer une variété d'activités avec une attention aux détails et à la qualité.
• Aptitude démontrée à travailler efficacement en équipe dans un environnement complexe et au rythme rapide.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication (verbale et écrite); aptitude démontrée à interagir de manière professionnelle avec le personnel, les clients et les consultants de diverses cultures.
• Capacité démontrée à faire preuve de discrétion et de discernement; capacité à maintenir un haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et de tact

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