I. Résumé du poste
Le Procurement Manager joue un rôle essentiel pour assurer l’intégrité, l’équité et la transparence des processus d’achat, ainsi que pour le respect des politiques, procédures et contrôles ; il coordonne et supervise les activités du département des Achats du Bureau Pays incluant la gestion et l’encadrement du personnel ainsi que le contrôle des différentes étapes du processus d’achat. Il veille à l’adhésion aux politiques et procédures établies et, en étroite collaboration avec l’unité « Grants And Contracts », garantit le respect des règles des bailleurs de fonds ainsi que la législation en matière d’achat de biens et services. Il assure la mise en place des procédures et systèmes de gestion des approvisionnements suivant le contexte et la structure du Bureau Pays. Il est responsable des suivis dans la mise en place et le renouvellement du comité d’achat et des outils de travail du Département.

Le Procurement Manager assure la gestion des plans d’achat des programmes avec les chefs de secteur. Il recommande sur la méthode d’approvisionnement en fonction du marché et la nature de biens ou service acheté. Dans ce sens, il coordonne les achats internationaux direct ou à travers la structure d’achat de CARE USA.

Il représente le Bureau Pays vis-à-vis des fournisseurs dans la limite de l’autorité qui lui est décerné et informera la Direction des contextes pouvant influencer les activités d’approvisionnement. Il approuve également les bons de commande dans la limite de l’autorité accordée. Il assure le contrôle et le suivi des accords-cadres passés avec des fournisseurs exclusifs ou autres contrats à long terme.

Supervision de la structure organisationnelle :
- Superviser quotidiennement le personnel des achats ;
- Dresser et faire la répartition de tâches de l’ensemble du staff du département des Achats ;
- Mettre en place ou revoir la structure du département selon le besoin et les procédures en place en fonction des changements organisationnels.
- Fixer les objectifs de performance du personnel des achats et mener les évaluations de performance,
- Assurer un développement continu et la formation du personnel ;
- Assurer la communication des politiques et procédures de passation des marchés au sein de l'organisation

Assurer le contrôle des opérations :
- S’assurer du respect strict des règles et procédures d’achat au niveau du bureau pays
- Réaliser le contrôle antiterroriste des fournisseurs
- Garantir l'intégrité, la conformité, l'équité, l'exactitude et la transparence des processus d'approvisionnement.
- S'assurer qu'une concurrence adéquate est obtenue, conformément aux politiques et procédures de CARE
- Déterminer les méthodes de sélection pour les achats complexes afin de garantir la conformité.
- Contrôler et superviser l’exécution des accords-cadres avec les fournisseurs ;
- Surveiller, suivre et accélérer toutes les activités d'approvisionnement des projets et l'état de livraison des biens / services.
- Assurer le suivi de la performance des fournisseurs et l’évolution des achats.
- Aider le personnel autre que celui exécutant les achats à comprendre les exigences relatives à la soumission de demandes d'achat précises et détaillées, d'estimations de coûts, ou à la détermination d'autres spécifications techniques.
- Travailler en étroite collaboration avec le personnel de support des différents sous-bureaux.
- Répondre adéquatement et en temps opportun aux demandes d’audit ;
- Effectuer des audits ponctuels réguliers des dossiers d'approvisionnement ;
- Assurer la mise en place des recommandations d’audit au sein du Département et pour le Bureau Pays

Mise en place des outils et système de travail :
- Mettre en place un système de classement et de circulation des documents d’achat ;
- Préparer les accords-cadres avec les fournisseurs.
- S’assurer que les officiers d’achat font le suivi des classements de tous les dossiers d'achat pour le contrôle et l'audit ;

Coordination des activités de passation de marchés locales et internationales :
- Examiner toute demande d'achat (DA) en conformité avec le plan et le budget des départements, projets et sous-bureaux de CARE ;
- Préparer l'analyse des soumissions pour la quantité, qualité, prix, délai de livraison ;
- Assurer que les bons de commande sont établis en conformité avec la politique d'approvisionnement et Assurer que les articles sont achetés selon le DA et les spécifications des demandeurs ;
- Assurer l'exactitude des documents d'approvisionnement, de l'intégrité du processus de passation des marchés et maintenir les documents de la demande d'achat, facture pro-forma, l'analyse de l'offre, les documents du processus de cotation scellés, bon de commande et facture fournisseur.
- Compiler les plans d’achat de l’ensemble des Projets du Bureau Pays ;
- Décider de la modalité d’exécution des approvisionnements ;
- Assurer les suivis des approvisionnements internationaux directes ou via d’autres Bureau Pays ;
- Soumettre mensuellement le rapport de la situation de l’ensemble des achats et en assurer le suivi.

Maintenir la liste des vendeurs de CARE :
- Faire la mise à jour de la liste des fournisseurs agréés et les documents en annexe ;
- Faire le nettoyage de (avec compte rendu à l’appui signé par le comité d’achat de CARE Haiti) la liste des fournisseurs et le mettre disponible sur demande ;
- Recueillir des données sur les prix auprès des fournisseurs préférentiels tous les 12 mois et analyser les informations recueillies, produire un rapport à des fins de référence par les Finances, les Opérations et les autres demandeurs.
- Par le biais d’études de marché, identifiez et qualifiez les fournisseurs potentiels (ainsi que les produits / services).

Communication et réseautage :
- Entretenir un dialogue continu avec les demandeurs et le personnel des finances de favoriser une communication fluide et efficace des achats à travers la mission ;
- Entretenir une relation étroite avec les départements, projets et l’extérieur à travers la communication écrite et autres et fournir des informations sur les priorités, les spécifications et les livraisons ;
- Assurer la liaison avec les fournisseurs locaux et internationaux ;
- S'assurer que des relations fournisseurs bénéfiques, éthiques et ouvertes sont créées et maintenues conformément aux politiques d'approvisionnement

Dépôt, classification et de notification :
- Veiller à ce que toutes les informations pertinentes sur les achats terminés sont archivés correctement ;
- Préparer des rapports mensuels sur le statut des dossiers d’achat et en informer les sections concernées ;
- Fournir chaque semaine à la Directrice Administrative et des Services Généraux un rapport sur l’état d’avancement des priorités d'approvisionnement de la mission ;

Exécuter toutes autres taches à la demande de son superviseur.

• Minimum 7 ans d’expérience dans le domaine de l’administration, des achats et ou de la finance ;
• Détenteur d’un diplôme supérieur universitaire en administration des affaires ou gestion ;
• Excellente maîtrise de l’outil informatique ;
• Forte connaissance en système de contrôle interne, droit commercial et commerce international ;
• Expérience démontrée dans la capacité d'achat requise, avec au moins 5 ans d'expérience dans des projets financés par l’USAID ;
• Antécédents dans l'attribution et l'administration de contrats de sous-traitance ;
• Solide connaissance de la gestion des contrats de l'USAID.
• Expérience de gestion préalable fortement souhaitée, avec la capacité de gérer et d'encadrer le personnel.
• Maîtrise du français et bonnes connaissances de l'anglais requis.

III. Autorité/Autonomie

Le superviseur direct du Procurement Manager est la Directrice Administrative et des Services Généraux (DASG). Le titulaire du poste supervise directement le personnel d’achats. Il est autorisé à exécuter des dépenses selon l’« Approved Signatories List » (ASL).

VI. Contacts/Relations clés

Contact interne : CD, ACD-PS et Programme, Contrôleur financier, Chef de secteur.
Contact externe : Fournisseurs, autres bureaux du CI, HQ, DR, DRD-PS.

V. Conditions de travail
Ce poste est basé à Port-au-Prince avec possibilité de déplacements sur le terrain.

CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi.

92, rue Grégoire, Pétion-Ville

CARE lutte contre la discrimination et l’exclusion des personnes vulnérables dans ses environnements et contextes de travail. Elle encourage vivement la diversité et invite fortement les personnes de toutes origines/ orientations/affiliations à postuler.

Date limite de Réception : 31 Mai 2019

Les applications seront révisées de façon continue et seuls(es) les candidat(es) dont les profils retiendront notre attention pourront être contactés(es).

En mentionnant le poste pour lequel vous postulez
Il est porté à la connaissance de tous que CARE ne passe par aucun intermédiaire pour recruter son personnel.
Méfiez-vous des gens qui vous feraient des propositions d’emploi en notre nom.