OXFAM EST UN MOUVEMENT CITOYEN MONDIAL QUI VISE A METTRE FIN A L’INJUSTICE DE LA PAUVRETE

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, utiliser ce lien : https://www.oxfam.org/fr/.

OBJECTIF DE L’EQUIPE
Apporter au directeur/trice pays et aux programmes dans le pays le support opérationnel nécessaire et propre à la fonction de manière efficace et efficiente, en assurant l’amélioration constante des services, procédures et systèmes du pays et du bureau.

OBJECTIFS DU POSTE
Assurer que les opérations Oxfam Intermón soient menées à bien en garantissant une logistique appropriée (gestion de l’équipement, approvisionnement, transports, etc.) en suivant les directives données par la Coordination Logistique. Appuyer d’autres missions logistiques, en cas de nécessité et de charge de travail.

L´assistant(e) Log est le bras droit de l’Officier/e Logistique concernant tous les besoins logistiques pour le projet et structures, en particulier vers la mise en œuvre de toutes les normes Oxfam Intermón en matière télécoms, approvisionnement, informatique, transport, énergie, le suivi de tous les équipements, des mouvements, les achats locaux, la gestion du stock projet et des personnes sous son / sa responsabilité.

L´assistant(e) Log travaillera en étroite collaboration avec l’Officier/e Logistique; l´équipe logistique et les autres membres de l'équipe d’Oxfam Intermón.
Il/Elle sera appelé/e à être la personne de contact logistique en l'absence de l’Officier/e Logistique.

1.1. Gestion des structures
- Installation et maintien des structures Oxfam Intermón bureau, maison (s) et entrepôt (s) - et ses (leurs) composé(s)
- Organisation et suivi des réparations et entretien de tous les équipements utilisés dans ces structure(s)

1.2. Gestion des équipements (Energie, Telecom, IT)
- • Assurer la bonne installation et l'utilisation (selon les standards IO) de tous les équipements télécoms / IT / Energie
- S’assurer que le personnel suit les règles pour le maintien et bon fonctionnement des équipements nécessaires au programme (générateurs, informatique…)
- En cas de mauvais fonctionnement, ou panne, doit informer le plus rapidement possible le Log Officer et agir en conséquence (remplacement, réparation, ...)
- Assurer l'entretien en temps opportun des équipements (par exemple des sauvegardes, anti-virus à jour, ... pour tous les ordinateurs)
- Assurer le bon état de protection, la maintenance et / ou le stockage de tous les équipements.
- Suit les consommations (Carburant, pièces détachées) des équipements
- Mettre en place la configuration de l'énergie nécessaire pour les structures OXFAM INTERMÓN & assurer leur bon fonctionnement
- Tenir à jour l’inventaire des équipements avec toutes les informations demandées (marque, modèle, SN, No de réquisition, ...) et suivre tous les mouvements de ces équipements (en cours d'utilisation, réparation ou déclassement)

1.3. Gestion des Mouvements et du parc de véhicules
- En Collaboration avec le Log Officer, Planifie les déplacements des véhicules IO en fonction des besoins du programme et de la sécurité.
- Suit le document « Procédures d’utilisation des véhicules IO », pour les mouvements.
- En collaboration avec le Log Officer, s’assure que les chauffeurs suivent les règles contenues dans le document « Procédures d’utilisation des véhicules IO».
- S´assure du ravitaillement des voitures en carburant
- Suit les consommations carburant des véhicules
- Vérifiez la préparation de la voiture de planification & de / prêt pour tous les mouvements




1.4. Approvisionnement,,,,,,,,:
? Achats
- Prospecter le marché et établir régulièrement des cotations de prix pour le matériel logistique. Remet 1 fois par mois, la liste de prix, matériaux et fournisseurs a l’Officier/e Logistique
- Remplir les divers documents d’achat et s´assurer de la signature et l’autorisation de son Responsable hiérarchique pour effectuer les achats.
- S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d’IO.
- Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement sont rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement IO (Bon de commande, reçus, etc. ...)
- Maintenir les contacts avec des fournisseurs locaux. Etre au courant de nouveaux matériels, produits arrivant sur le marché, et en informer l’Officier/e Logistique.
- Mensuellement au plus, réalisé avec l’Officier/e Logistique une commande de matériels logistiques. Il est indispensable de planifier les besoins.
- Au niveau du terrain, pour les achats locaux, faire avec l’Officier/e Logistique, la commande de façon hebdomadaire au plus.
- S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement
- Assurer le suivi des commandes en coordination avec l’Officier/e Logistique.
- Les commandes seront toujours envoyées par écrit, en utilisant le formulaire prévu à cet effet. Toute commande devra avoir un numéro séquentiel (suivre normes données par IO)
- Informer le responsable d’entrepôt lorsqu’une réception de matériel est prévue.
- S’il n’existe pas de responsable de stock, Gérer le stock :
• Annote entrées et sorties sur les fiches de stock
• Inventaire physique minimum 1 fois par mois
• Pour les consommables, remplir le suivi de consommation et avertir l’Officier/e Logistique à l’avance, avant d’être en rupture de stock
• Suit les règles d’entreposage IO
- S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement

? Contrats
- Rédiger les contrats de travaux, accords de service et contrats de location en collaboration l’Officier/e Logistique
- Met à jour de manière hebdomadaire le tableau de suivi des contrats
- Met à jour mensuellement les listes de contacts des prestataires de services (incluant prix, services, disponibilité, garantie…)
- Etablie toute la documentation (réquisitions, cotations, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contrats.
- Assure l’archivage des contrats et des réquisitions en fonction des normes établies par l’Officier/e Logistique
- Suit les procédures établies par la coordination financières et logistiques quant aux documents nécessaires à remettre et aux normes à suivre (procédure d’achat IO, memo financier…)

? Transport :
- Garantir la sécurité des marchandises durant le transport
- Assurer que tous les documents de transport ont été édité et remplit correctement (Waybill, Packing Lists, etc.)
- Rédiger les contrats de transport et les faire valider par sa hiérarchie
- Assurer une bonne communication avec l’Officier/e Logistique sur les envois de marchandises
- Assurer le bon archivage des contrats et des documents relatifs aux transports.



1.5. Gestion des Ressources Humaines sous sa responsabilité
- S’assurer que le personnel qui dépend de lui, accompli les tâches qui sont décrites dans leur profil de poste. En cas de problèmes, informer l’Officier/e Logistique.
- Remettre à l’administrateur ou l’Officier/e Logistique, le planning des vacances du personnel qui dépend de lui, et organiser en fonction de cela les possibles remplacements ou redistribution de tâches.
- Organiser les possibles redistributions de tâches des personnes restant sur le terrain, lorsque nous réalisons des évacuations préventives de personnel non essentiel.
- Gérer les journaliers nécessaires pour les travaux logistiques à effectuer. Avoir une liste de prix/heure ou jour/personne, selon la catégorie des journaliers (maçons, charpentier, ouvriers etc. ...). S’assurer l’Officier/e Logistique, de la liquidité pour paiement des journaliers, afin d’éviter des problèmes de retard dans le paiement (pouvant entraîner des réactions violentes)
- Au moins une fois par semaine, se réunir avec l’Officier/e Logistique et son équipe pour planification du travail de la semaine, possibles retards de la semaine antérieure, résolution de problèmes.
- S’assurer que le personnel qui dépend hiérarchiquement de lui, suit les règles de sécurité Oxfam Intermón Haiti.


1.6. Administration / comptabilité :
- Gérer une caisse d’avance logistique (grande quantité d’argent)
- Suivre les procédures fixées par le Finance Officer de la mission en ce qui concerne les documents comptables nécessaires
- Fournir chaque semaine des comptes clairs et Noter les entrées et sorties dans son livre de caisse
- Devra rendre compte des frais au moins une fois par semaine
- Toute dépense doit avoir un justificatif ayant au minimum: la date, le(s) concept(s), le prix unitaire, le prix total, la destinataire de la dépense (base, eau/assainissement ....), nom et signature de la personne qui reçoit l’argent, référence de la commande.
- Pour le paiement des journaliers : travaux effectués, nom de chaque personne, montant reçu par personne et signature de la personne qui reçoit l’argent

1.7. Reporting
- Pouvoir présenter à l’Officier/e Logistique, une fois par semaine, un programme d’activité avec des objectifs clairs pour la semaine suivante (incluant mouvements prévus, besoins en matériel logistique, travaux logistiques à réaliser etc. ...), ainsi qu’un état des activités qui devaient se réaliser la semaine antérieure.
- Préparer un rapport mensuel pour les activités principales effectuées et à faire.
- Remplacer ponctuellement les autres membres de l’équipe logistique lors de leur congé annuel, maladie, etc.
- Tous les matins rendent compte au Log Officer, des possibles informations sécurité
- Respecter les procédures administratives en place IO (archivage des documents logistique, gestion de l’argent etc. ...)
- Respecter à tout moment les règles de sécurité en place à Oxfam Intermón.

1.8. Autres tâches logistiques :
Selon sa charge de travail et de ses aptitudes, il pourra réaliser toute autre tâche du département logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique.
En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent

1.9. Tâches non spécifiques
- Engagement avec IO : capacité et volonté pour défendre les intérêts de l’organisation.
- Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels d’IO et faire connaître l’organisation aux différents partenaires et interlocuteurs
- Etre disposé à aider le reste de l’équipe pour des activités non prévues par son profil de poste, quand cela n’interfère pas avec son travail et les responsabilités de sa position.

- Expérience en Logistique dans le secteur de l’aide humanitaire supérieur à 1 ans
- Connaissances en approvisionnement et procédure d’achat en ONG, en gestion de parc véhicule, en radio télécommunication, en informatique, construction, et mécanique,
- Connaissance en gestion de la sécurité
- Bonnes connaissances des logiciels Excel et Word et Pack office Microsoft
- Capable de communiquer en français (parlé et écrit), et créole
- Proactivité
- Pouvoir s’intégrer parfaitement au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
- Habilités d’organisation du travail (planification, fixer des priorités, gestion d’équipes..)
- Faire preuve de rigueur, d’initiative, d’autonomie, de logique et d’honnêteté
- Capacité à travailler sous pression, dans des contextes instables
- Etre bon négociateur et courtois

- Expérience en gestion de personnel
- Connaissance géographique
- Anglais souhaité
- Connaissance des matériels du domaine d’eau, d´assainissement, de la sécurité alimentaire

Salaire annuel brut : 9,160 USD
Niveau interne du poste : E2
Type de contrat : Contrat à Durée déterminée (1 an)

Curriculum vitae, lettre de motivation et copie des Diplômes et/ou Certificats

Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme