Contexte du poste

1) Général
Le Gret, association de professionnels du développement solidaire, agit depuis 40 ans dans plus de trente pays. Il intervient sur les grands champs du développement écono-mique et social, avec une approche fondée sur le partenariat et la recherche-action. Il combine des actions de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux poli-tiques publiques et de capitalisation/diffusion de références.

Le Gret est présent en Haïti depuis 1994. L’équipe du Gret en Haïti est composée d’une soixantaine de salariés qui interviennent sur des thématiques diverses telles que la santé, la nutrition, l’agriculture, l’urbanisme, l’habitat, l’eau et l’assainissement, l’appui à la société civile, aux autorités locales et aux institutions publiques. Le Gret Haïti mène actuellement des projets dans le Département du Sud, du Sud-Est, du Nord, du Nord-Ouest, de l’Artibonite et à Port-au-Prince. Depuis sa création, le Gret met en œuvre des projets de développement urbain en Haïti.

2) Description du projet Pascal-DT
Le Projet Pascal-DT vise à renforcer les organisations de la société civile, à contribuer à la planification de la section communale de Turgeau et au renforcement de l’autorité locale de la section communale de Turgeau, à faciliter le dialogue entre acteurs du territoire, et à mettre en œuvre d’un fonds d’appui pour la réalisation d’une trentaine de micro-projets par des organisations communautaires de base. Les micro-projets réalisés sous maitrise d’ouvrage communautaire portent sur la protection de l’environnement, l’aménagement (espaces publics, voies d’accès, passerelles, corridors…), l’amélioration de l’accès aux services de base. Il est financé par l’Union européenne, l’Agence française de développement et la Mairie de Port-au-Prince. Il a démarré en mars 2017 pour une durée initiale de 30 mois, qui sera probablement prolongée.

3) Description du projet Acrobates
Le projet Acrobates comporte des actions de renforcement de capacités de la mairie de Jacmel et des associations locales dans la conception, le suivi et la mise en œuvre de projets d’aménagement afin de lutter contre les risques d’inondations. Il appuie le dialogue entre la municipalité et les acteurs du territoire ainsi qu’une démarche de conception participative et de réalisation, sous maitrise d’ouvrage communautaire, de 4 espaces publics et une promenade piétonne le long des berges de la rivière. Le projet est financé par l’Agence française de développement. Il a démarré en mars 2018 et s’achèvera en août 2019.

Responsabilités du poste

Sous la responsabilité hiérarchique directe du Responsable Administratif et Financier et de la Coordinatrice-Pays en Haïti, le Comptable est chargé :
- A mi-temps : de la comptabilité des projets
- A mi-temps : de la formation, de l’accompagnement et de la gestion administra-tive et financière des micro-projets à Maîtrise d’Ouvrage Communautaire des pro-jets PASCAL-DT et ACROBATES.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les Assistants Administratifs et Financiers ainsi que les Chefs de projets et particulièrement, le Chef de projet PASCAL-DT et la Coordinatrice du projet ACROBATES.

Contexte du poste

1) Gestion de la comptabilité des projets (mi-temps)
1.1. Comptabilité
- Saisir quotidiennement la comptabilité dans SAGE 1000 selon les procédures comptables en vigueur au sein du Gret ;

- Préparer l’ensemble des documents relatifs à la clôture mensuelle pour soumission à la Responsable Administrative et Financière et à la Coordinatrice-Pays et ce, selon les procédures comptables en vigueur au sein du Gret ;
- Emettre et distribuer journalièrement les chèques de décaissement en s’assurant que les achats réalisés suivent les procédures d’achats et les règles de passation de marché en vigueur au sein du Gret.
1.2. Gestion des pièces justificatives
- S’assurer de l’éligibilité des pièces justificatives reçues au niveau du service de comptabilité ;
- Assurer la compilation des pièces justificatives en lien avec les logisticiens (Bureau Central et Antennes) et les Chefs de projets ;
- S’assurer du classement et de l’archivage des pièces justificatives selon les règles en vigueur au sein du Gret ;
- Auditer les pièces justificatives lors de la clôture mensuelle en s’assurant que tous les dossiers d’achats soient complets et conformes (vérification, conformité aux procédures d’achats, signatures requises, etc.). En cas de pièce(s) manquante(s) et/ou erronée, il/elle doit en assurer le suivi auprès des logisticiens et des Chefs de projet.
- Préparer les pièces justificatives pour les audits financiers externes et internes selon les modalités définis en lien avec les auditeurs ;
- Collaborer étroitement avec les assistants administratifs et financiers des Antennes dans la tenue des journaux comptables, des rapports de petite caisse, des pièces justificatives et des inventaires des équipements durables. En cas de besoin, réaliser des missions ponctuelles d’appui ;
- Assurer la réception, le suivi et la vérification des pièces justificatives auprès des partenaires opérationnels du projet en Haïti et ce, selon les modalités définies par les protocoles d’accord avec les partenaires.

2) Gestion administrative et financière des micro-projets à Maîtrise d’Ouvrage Communautaire des projets PASCAL-DT et ACROBATES (mi-temps)
2.1. Former et accompagner les associations partenaires des projets PASCAL-DT et ACROBATES dans la réalisation de la gestion administrative et financière de leurs micro-projets
- Accompagner les associations dans la conception de leurs budgets et leurs ca-lendriers prévisionnels de versements pour la réalisation des micro-projets ;
- Contribuer à la rédaction et la finalisation des protocoles d’accord entre le Gret et les associations ;
- Contribuer à l’animation des formations sur la gestion administrative et financière des micro-projets et la production des rapports techniques et financiers selon les règles établies ;
- Accompagner les associations dans l’archivage des pièces et leur transmission aux services administratifs et financiers du Gret ;
- Assurer le suivi rapproché des associations dans la production des rapports nar-ratifs et financiers de leur projet conformément aux modèles et aux procédures en vigueur dans les projets Pascal-DT et ACROBATES ;
- Réaliser régulièrement des réunions de suivi auprès des associations au bureau à Port-au-Prince et sur le terrain ;
- Rédiger des comptes rendus des réunions/formations avec les associations por-tant sur la gestion administrative et comptable.

2.2. Assurer la gestion administrative et financière des micro-projets des projets Pascal-DT et ACROBATES
a) Gestion financière
- Assurer le suivi de la préparation, la constitution des dossiers d’achat et le contrôle des dépenses des associations dans le cadre de leurs achats en tenant compte des procédures d’achat établies : 1) s’assurer du respect des procédures d’achats (recherche de proformas, analyse de cotations, bon de commande, rédaction de contrats de prestation de services, réquisitions de décaissement, etc.) ; 2) du respect des règles de justification des dépenses (reçus, fiches de vente ou factures, bordereaux de réception de service, copie des chèques, vérification des relevés bancaires) ;
- Participer à la préparation du plan de trésorerie des micro-projets MOC en lien avec les services administratifs et financiers du Gret, le chef de projet Pascal-DT et la Coordinatrice du projet ACROBATES ;
- Assurer le suivi de préparation des rapports financiers auprès des associations et établir des rapports de vérification des justificatifs des associations en lien avec la Responsable Administrative et Financière, le Chef de projet PASCAL-DT et la Coordinatrice du projet ACROBATES ;
- Participer activement à la réflexion sur la stratégie définie en termes de modalités de décaissements dans le cadre des micro-projets MOC.
b) Gestion administrative
- Faciliter la production de correspondances liées à la mise en œuvre des micro-projets auprès des associations ;
- Assurer l’archivage des correspondances ou autres documents relevant de la mise en œuvre des micro-projets MOC.

3) Autres
- Favoriser la proximité, une bonne compréhension et un contact rapproché entre l’équipe des projets Pascal-DT et ACROBATES et les associations et autorités locales partenaires des projets ;
- Assurer une bonne collaboration avec les Chefs de projet et le cas échéant, conseiller les chefs de projet dans la tenue de leurs dossiers d’achat, etc.

Profil de poste

Formation et expérience
- Etre titulaire d’une formation et d’un diplôme en comptabilité reconnue en Haïti ;

- Expérience significative en gestion administrative, comptable et financière au sein d’ONG internationales en Haïti (minimum 5 ans) ;

- Disposer d’une sensibilité et expérience dans un positionnement de formation, de renforcement, de coaching d’associations locales ;

- Des connaissances et une expérience en procédures d’achats de bailleurs inter-nationaux (AFD, UE…) sont un plus ;

- La maîtrise du logiciel Sage ou autre logiciel de comptabilité est un plus.

Aptitudes et qualités :
- Rigueur, ponctualité, autonomie, disponibilité, esprit d’équipe ;

- Intérêt pour les dynamiques sociales des organisations communautaires de base en Haïti et au travail de terrain avec elles ;

- Capacité à produire des documents de synthèse (comptes rendus) de qualité ;
- Capacités d’apprentissage, de prise de responsabilités et d’initiatives dans le res-pect de la hiérarchie et du travail d’équipe ;
- Capacité à mobiliser les appuis nécessaires et alerter en cas de problème ;
- Capacité à travailler sous pression et en respectant les échéances.
Informatique : Maîtrise de l’outil informatique (Word/Excel) indispensable et du logiciel comptable (SAGE, QUICKBOOKS, etc.) ;
Langues : Maîtrise du français et du créole (lu, écrit, parlé).
Autres : permis de conduire voiture obligatoire

Conditions d’exercice du poste

- Poste salarié local à temps plein d’une durée de 9 mois renouvelable incluant une période probatoire de 3 mois ;

- Package salarial global basé sur l’expérience (perdiem, assurances) ;

- Poste basé à Port-au-Prince ;

- Déplacements réguliers à Port-au-Prince, à Jacmel, et/ou dans les autres départements ciblés par les projets ;

- Les moyens de déplacement sont ceux du poste ;

- Poste en lien avec la Direction du Gret en Haïti, la Responsable Administrative et Financière, les Assistants Administratifs et Financiers et les Chefs de projet.

Les candidatures, CV et lettre de motivation