I. Contexte

ACTED (Agence d’Aide à la Coopération Technique Et au Développement) est une ONG internationale indépendante, privée, apolitique et sans but lucratif, dont le siège se trouve à Paris (France). ACTED œuvre dans le respect d’une neutralité et d’une impartialité politique et religieuse strictes. Elle fonctionne selon le principe de la non-discrimination. Depuis sa création en 1993, la vocation d’ACTED est de soutenir les populations vulnérables et d’apporter l’espoir d’un futur meilleur à ceux qui sont dans le besoin. Les programmes mis en œuvre par ACTED ont pour finalité de répondre aux besoins ciblés des populations vulnérables. Il s’agit de populations touchées par des guerres, des catastrophes naturelles ou des crises économiques et sociales. ACTED met en œuvre chaque année près de 150 projets dans 6 zones d’intervention, en Asie Centrale, en Asie du Sud, au Moyen-Orient, dans les Balkans, en Amérique Centrale et aux Caraïbes, et en Afrique Centrale.

En Haiti, ACTED a démarré ses activités en 2004 aux Gonaïves, après le passage du cyclone Jeanne. ACTED s’est depuis concentrée sur la zone du Bas Artibonite, les départements du Centre, du Sud et de la Grand’Anse en poursuivant sa stratégie d’intervention intégrée et en réaffirmant le lien nécessaire entre l’urgence, la réhabilitation et le développement. ACTED intervient principalement dans les secteurs suivants : eau, assainissement et hygiène ; abris ; sécurité alimentaire et agriculture ; mitigation/prévention des risques et des désastres ; adaptation au changement climatique.


II. Objectifs

Le/a Responsable Administration et Ressources Humaines Pays est responsable de la gestion administrative et de la gestion des ressources humaines de la mission d’ACTED dans le pays d’affectation.
Il/elle garantit le respect du cadre légal du pays, l’application du cadre administratif défini par le siège et des règles spécifiques de la mission, dans le souci constant de la défense des intérêts de l’association et de la bonne utilisation des ressources. L’objectif est donc :

• Assurer une administration efficace et de qualité des programmes d’ACTED en Haiti
• Assurer le suivi et le bon fonctionnement du département administratif et des ressources humaines en capitale.
•
• Soutenir les départements administratifs décentralisés des bureaux dans les zones d’intervention.

Tâches et responsabilités

1. Gestion administrative, légale et cadre de fonctionnement de la mission

a. Gestion administrative
• Sous la direction du Directeur Pays, élaborer et mettre à jour les procédures administratives de la mission : règlement intérieur, organigramme, etc. ;
• Gérer la présentation, la circulation, le classement et l’archivage des documents administratifs, conformément à la procédure FLAT ;
• Gestion et mise à jour des bases de données : adresses et numéros de contact des employés de la mission et les disséminer dans la mission, ainsi qu’envoyer les mises à jour au siège pour le ACTED World Directory ; listes et numéros de sécurité (y inclus de vérifier périodiquement leur validité) ; etc.
• Mettre à jour les tables de signatures pour la capitale de manière mensuelle et consolider les tables de signatures des bases.
• Renouvellement des documents légaux d’enregistrement d’ACTED : en lien avec les départements concernes, consolider et soumettre les rapports exiges par les autorités locales, quitus, protocoles d’accord, avis de non objection pour les interventions d’ACTED, formulaire de rapport annuel des organisations non-gouvernementales (ONG) auprès du MPCE, inscription/mise à jour de l’enregistrement d’ACTED auprès du MPCE etc

b. Gestion contractuelle et administrative des locaux et des télécom
• Participer à l’identification des locaux (bureaux, guesthouses, entrepôts) et à la négociation des conditions de bail ;
• Assurer le suivi administratif des locaux : paiement des loyers et des diverses factures, suivi des charges, renouvellement et résiliation des baux, etc. ;
• Assurer le suivi des forfaits téléphoniques : contractualisation, suivi, renouvellement et résiliation

c. Gestion logistique des appareils du bureau et des petits matériels
• Gérer le petit stock du bureau de la capitale (papeterie, cartouches imprimantes, multiprises, etc.)
• Assurer que les différents appareils du bureau sont fonctionnels (scanner, photocopieuse, imprimantes, ventilateurs, lampes etc.)

d. Gestion légale
• Gérer le suivi de tous les dossiers légaux et assurer la liaison avec l’avocat
• Renouvellement des documents légaux d’enregistrement d’ACTED : en lien avec les départements concernes, consolider et soumettre les rapports exiges par les autorités locales, quitus, protocoles d’accord, avis de non objection pour les interventions d’ACTED etc.



2. Gestion des ressources humaines

a. Politique de ressources humaines
• Ensemble avec le Responsable Financier Pays et le Directeur Pays, élaborer et mettre à jour annuellement une grille nationale des salaires et gestion de la mise en place dans la mission du logiciel de payroll HOMERE;
• Analyser les possibilités et obligations locales en matière de protection sociale et proposer un dispositif adapté, en répartissant le coût généré entre l’employeur et les salariés ;
• Ensemble avec le Directeur Pays, le Responsable Financier Pays, la Coordinatrice de Zone et le Coordinateur Technique de Programme, établir et mettre en œuvre une politique nationale de gestion des ressources humaines (évaluation, formation, promotion, mobilité, etc.) ;

b. Gestion administrative du personnel national
• Recrutement : superviser la rédaction des annonces de postes à pourvoir et les publier en coordination avec les départements concernés; s’assurer que tous les recrutements ont été pré-approuvés par le Département Finance selon le budget disponible ; visionner des candidatures ; sélectionner – en collaboration avec le responsable du département en question – des candidats pour des interviews/tests ; conduire des interviews/tests ; s’assurer d’avoir pris les références de chaque candidats avant de proposer l’offre et de rédiger el contrat de travail ; élaborer les contrats de travail et les lettres d’offres dans le respect de la législation locale et les soumettre aux candidats choisis.
• Briefing : assurer que chaque nouvel employé reçoit un briefing :
- Briefing général sur ACTED par l’administrateur/trice : son histoire, mandat et secteurs d’intervention ; sa mission en Haiti (histoire du programme, stratégie géographique et sectorielle de la mission);
- Briefing spécifique lié au poste par le superviseur
- Briefing avec les représentants des autres départements
• Debriefing : assurer que chaque employé quittant la mission reçoit un debriefing, servant à clôturer le cycle de gestion de ressources humaines et afin d’assurer la capitalisation du savoir et savoir faire.
• Assurer la gestion administrative des salariés : préparation des salaires, paiement des charges sociales, suivi des congés et arrêts maladie, suivi des fiches de présence, suivi du remboursement des frais médicaux, etc. ;
• Gérer le cycle d’évaluation des employés (gestion des carrières et analyse des performances) : coordonner avec les départements concernés la conduite d’évaluations des employés, les collecter, analyser et faire – en coordination avec le Responsable supérieur du personnel concerné – des propositions argumentées d’amendement au Directeur pays.
• Informer la Coordination Pays des cas éventuels de violations des procédures et du code de conduite d’ACTED qui peuvent mener à des actions disciplinaires telles qu’inscrites dans le manuel des Ressources Humaines.

c. Gestion administrative du personnel expatrié
• S’assurer de l’enregistrement des expatriés auprès de leurs ambassades de tutelle ;
• Faire le suivi des congés/fiches de présence mensuelles et transmettre l’information au siège ;
• Informer la Coordination Pays des cas éventuels de violations des procédures et du code de conduite d’ACTED qui peuvent mener à des actions disciplinaires telles qu’inscrites dans le manuel des Ressources Humaines.
• Gestion des visas et permis de résidence


d. Gestion de la formation continue
• Collecter les besoins en formation du personnel et élaborer un plan annuel de formation, en coordination avec les responsables des départements et le Directeur Pays ;
• Animer les formations et/ou identifier des intervenants externes ;
• Evaluer le résultat des formations en terme de compétences acquises ;


3. Gestion d’équipe

a. Gestion du département administration/RH
• Mettre à jour les termes de référence du département en fonction de l’évolution de la mission ;
• Superviser, guider et accompagner l'équipe sous sa responsabilité directe et procéder à l’évaluation des collaborateurs ;
• Assurer la formation continue du personnel administratif afin d’élever le niveau général de technicité et de compétences du département ;

b. Coordination, collaboration, procédures et flux de l’information
• Elaborer des procédures de gestion d’équipe adaptées à la mission ;
• Assurer un flux d’information et une communication efficace au sein du département et avec les autres départements administratifs et les projets ;
• Assurer une bonne coordination et collaboration entre les départements administratifs de la capitale et des bases décentralisées ;

Formation
• Diplôme de l’enseignement supérieur en Ressources Humaines, Administration, et/ou Management

Expérience
• Minimum 3 ans d’expérience préalable et comparable en administration indispensable
• Une expérience préalable au sein d’une organisation internationale ou ONG est un atout

Compétences requises
• Bien organisé, rigoureux et proactif essentiel
• Forte capacité de travailler en autonomie indispensable
• Capacité de travailler dans les délais
• Forte résistance au stress
• Flexibilité
• Excellente capacité de travailler en équipe
• Bonnes capacités de communication et de négociation (ex. avec les propriétaires)
• Sens de discrétion, d’honnêteté et de loyauté
• Formation informatique avec très bonne maitrise du système d’exploitation Windows, ainsi que des logiciels Word, Excel, Power Point et Internet Explorer/Outlook, connaissance de SAGA/HOMERE est un plus
• Connaissance des logiciels de gestion administrative du personnel/payroll
• Connaissance du contexte légal et juridique, droit du travail et droit des ONG
• Créole et Français parlé, lu et écrit couramment

Lieu, jours et horaire de travail Port au Prince, du lundi au samedi, de 7H30 à 16H30 (avec déplacements périodiques dans les bureaux d’ACTED situés dans les zones d’intervention)

A discuter lors de l'entretien

- un exemplaire de curriculum vitae avec coordonnées complètes
- une lettre de candidature
- tous les documents attestant de leur expérience académique et professionnelle
- tout autre document qui leur semblerait pertinent d’annexer au dossier
- Copie de carte d’identité
- Eventuelles références

N/A

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