Sous la supervision directe de l`Associé(e) Administratif(ve), l’Assistant(e) Administratif(ve) fournit un appui aux opérations du bureau dans le cadre d`un certain nombre de processus en s`assurant de la qualité et de l`exactitude du travail. L’Assistant(e) Administratif(ve) promeut une approche basée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant(e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec les autres unités des Opérations, du Programme et du personnel des projets au niveau du bureau et des agences des NU pour des échanges d`information et pour assurer une exécution satisfaisante des services.

Résumé des fonctions clés:

Gestion du registre et de la réception

Suivi administratifs liés aux dédouanements et aux privilèges/obligations y relatifs

Appui logistique aux opérations et supervision

Administration de la gestion d'actifs pour les bureaux principaux (Musseau et Reimbold) et les projets au besoin

Fournit un soutien à l'administration pour tout suivi administratif pour un contrôle administratif et financier efficace dans le bureau

Support à la gestion et au partage des connaissances



?Gestion du registre et de la réception

Maintenance du système d’archivage assurant la garde des documents confidentiels.

Extraction de données provenant de diverses sources et mise à disposition du Management et du staff.

La recherche et la récupération des données statistiques provenant de sources internes et externes, de la préparation des tableaux statistiques, des tableaux et des rapports.

Fourniture des photocopies du matériel provenant des dossiers confidentiels du registre, lorsque demandé.

Mise en place et maintenance du système de gestion des documents et de leur circulation au sein du bureau.

Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du registre

Participation à la création et à la mise à jour du registre électronique en collaboration directe avec l’unité ICT.

Gestion du pouch a l’arrivée et au départ en assurant le recouvrement des couts auprès du personnel et des agences.

Organise la réception des appels téléphoniques au standard et la réception du courrier



Suivi administratif liés aux dédouanements et aux privilèges/obligations y relatifs

Organisation et coordination de l`approbation des dédouanements et des envois par air ou par mer des biens et équipements

Préparation de documents de douanes à soumettre aux autorités nationales en vue d`assurer le dédouanement rapide des biens et équipements du bureau et Agence des NU,

Liaison entre le bureau et l`Agence de dédouanement contractée par le bureau et effectue un suivi régulier auprès de l`agence pour un service de dédouanement efficace ;

Contrôle régulier auprès de l`agence en douanes pour que tous les équipements commandés et dédouanés soient livrés aux bénéficiaires désignés dans les documents d`achats.

Préparation de toute la correspondance à envoyer aux différentes administrations en relation aux mouvements des actifs, notamment les vente, transfert et don.

Préparation des réquisitions liées aux achats de biens et services relatifs aux projets de management.

Appui dans l`organisation des séminaires, conférences, retraites et autres réunions

Archivage/Classement de tous les dossiers relatifs aux PO et lettres de commande faites par l unité

Participation dans l`évaluation de la société de dédouanement contractée a ce sujet ;

Appui a l`obtention des permis de conduire du personnel International et VNUs dès leur arrivée ;

Facilitation d`immatriculations des véhicules neufs et demande de renouvellement des plaques ;

Préparation des paiements pour l’Unité des Operations liées aux achats de biens et services relatifs aux projets de management

Appui logistique aux opérations

Responsable de l’organisation des inventaires du bureau sur une base ad-hoc, périodique et annuelle

Gardien de gestion des fournitures de bureau, notamment le maintien de stocks liste des articles de papeterie, de la distribution d'articles de papeterie comme requis par le personnel et maintenir un journal de distribution.

Gardien de gestion des approvisionnements divers relatifs au fonctionnement du bureau et de leur distribution.

L'aide à la préparation du budget, la fourniture d'informations d'audit.

Assure tout autre appui requis par le superviseur ou le chef d’unité et pouvant être relatif à la gestion opérationnelle et logistique du bureau.

Administration de la gestion d'actifs pour les bureaux principaux (Musseau et Reimbold) et les projets au besoin :

Aider le gestionnaire des opérations à mettre en place et a implémenter les procédures de gestion des actifs des bureaux Musseau et Reimbold pour le bureau pays.

Réception, inspection et vérification de tous les équipements, meubles et fournitures entrants, et planification des livraisons aux utilisateurs. Étiqueter tous les biens / équipements à la réception du fournisseur.

Mettre à jour l’inventaire des biens durables et suivre le mouvement des biens.

Entrée dans ATLAS toutes les informations de gestion d’actifs requises «Capitalisation » des éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, la durée de vie utile estimée et les éléments de coût; et les profils BSB «CAP» et «NONCAP» pertinents. Utilisation du module de gestion ATLAS, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion figurant au bilan du PNUD afin de déclencher des amortissements ; et au poste « dépense », conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS.

Soutien à la gestion lors de la cession d'actifs physiques. Révision des actifs et recommandation des actifs physiques en vue de leur élimination.

Préparation de la documentation pour soumission au CAP ; assurer le suivi sur demande et assurer la liaison avec l'unité qui fait la demande et la maintenance en vue de la mise au rebut et de la saisie dans Atlas de tous les détails nécessaires à l'enregistrement des cessions.

Supervision de la disposition des articles et de l'exactitude des données d'inventaire. Participer à la reconstruction de l'exercice bi-annuel et annuel de vérification de l'inventaire physique afin de garantir l'exactitude des enregistrements et l'emplacement de la propriété.

S’assurer que les responsables approuvent le décompte physique et l'exactitude de la base de données du système d'inventaire.

Préparation, certification et soumission en temps voulu des rapports d'inventaire

Identification des zones à problèmes dans le système d'inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système, maintenance du système et actions correctives prises pour assurer la fiabilité des informations

Assurer le back-up de l’Associée Administrative dans le suivi des assets des projets en cas d’absence

Fournit un soutien à l'administration pour tout suivi administratif pour un contrôle administratif et financier efficace dans le bureau, en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants :

Tenir à jour des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.

Révision, vérification et rapprochement d'une variété de données et de rapports garantissant l'exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives.

Consolidation et préparation d’états récapitulatifs à inclure dans les rapports financiers

Support à la gestion et au partage des connaissances

Formation et orientation du staff du bureau et des projets sur l’organisation de l’inventaire physique des biens

Briefing de l’ensemble du personnel sur ses domaines de responsabilité

Contribution aux réseaux de pratiques relatifs à la gestion logistique et au registre

Compétences fonctionnelles

Création de partenariats stratégiques

Niveau 1.1: Maintien des informations et des bases de données

Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat.

Promotion de l`apprentissage organisationnel et du partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche de base et analyse

Identifie les meilleures pratiques et propose de nouvelles et meilleures approches de travailler



Compétences professionnelles/Expertises techniques

Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste

Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique dans le travail

S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage

Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail

Promotion des changements et du développement organisationnels

Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1: Collecte de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

Répond aux clients internes et externes en temps opportun et d'une manière appropriée

Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et satisfaire les délais

Établit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes

Répond rapidement aux besoins des clients

Promotion de la redevabilité et de la gestion basée sur les résultats

Niveau 1.1: Collecte et diffusion des informations

Collecte et partage les informations sur la bonne pratique en matière de redevabilité et de gestion axée sur les résultats.



Compétences générales:

Démontre/préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité

Fait preuve de culture générale aisée et d`un bon jugement

Auto développement, prise d’initiative

Démontre un esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe

Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement

Créer des synergies a travers l`auto contrôle

Est apte à Gérer des conflits Apprentissage et Partage des connaissances et encourage l`apprentissage des autres. Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel

Prend des décisions motivées et transparentes

Diplôme des études secondaires ou techniques en administration ou gestion.Une formation universitaire dans ce domaine ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage mais n’est pas exigé.UNDP Procurement Certification programme serait un avantage mais n’est pas exigé. Expérience_5 ans d’expérience progressive en administration et dans la gestion des Biens (assets), soit au niveau national ou international.Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs.La maîtrise des outils de gestion des inventaires utilisés par le PNUD serait un avantage. Langue(s)Connaissance parfaite du Français et du Créole.Connaissance de l’anglais_

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.