Profil de l’organisation
Heifer International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale à but non lucratif qui travaille en Haïti dans le domaine de l'agriculture et de l'élevage depuis plus de quinze (15) ans. À travers ses différents projets, elle vise à assurer une meilleure condition de vie des familles haïtiennes. La mission de Heifer International est de combattre la pauvreté et la faim par le biais d’un développement communautaire durable. Dans le cadre du fonctionnement du projet "Opérateur du Programme d'Appui à la Recapitalisation des Éleveurs Victimes" (OPAREV), Heifer International Haïti désire recruter immédiatement un (e) Assistant (e) de Projet afin de compléter son staff.

L’Assistant(e) de Projet effectuera le traitement administratif des dossiers et jouera un rôle particulièrement essentiel dans le déroulement des activités quotidiennes du projet. Il/elle aura à sa supervision le personnel de soutien afin d’assurer le bon déroulement des activités du bureau.

Responsabilités principales :
• Aider dans tous les aspects de la gestion administrative, de la logistique, de l'inventaire des équipements et du stockage ;
• Accompagner le Responsable des Activités de Passation de Marchés dans la coordination de toutes les activités de passation de marchés de la mission ;
• Contrôler la qualité des matériels lors des livraisons conformément au cahier des charges ;
• Organiser et suivre les livraisons ;
• Suivre les contrats ;
• Gérer les livraisons sur le terrain ;
• Planifier et prioriser les besoins en fonction de la planification des travaux ;
• Participer dans l’établissement de l’inventaire et la sélection des fournisseurs ;
• Etablir le nombre de contrats signés avec les fournisseurs ;
• Assister à l’organisation du lancement officiel de la mission dans les communautés ;
• Jouer le rôle d’intermédiaire entre le terrain et l’équipe administrative avec les familles bénéficiaires aussi ;
• Rendre compte périodiquement des difficultés rencontres et l’état d’avancement des activités à l’équipe de gestion du projet ;
• Soumettre des rapports mensuels incluant les activités réalisées et les livrables ;
• Produire un rapport final à la fin du projet devant inclure les travaux réalisés dans le cadre de la mission, les résultats obtenus, les difficultés expérimentées, les leçons apprises et toutes autres informations jugées pertinentes ;
• Dresser un rapport mensuel sur le miléage des véhicules ;
• Planifier et coordonner des réunions, des entrevues, des événements et d'autres activités similaires ;
• Préparer les procès-verbaux des réunions, les notes de réunion et le matériel de soutien interne ;
• Coordonner l’inventaire des équipements et matériels du bureau ;
• Superviser la ménagère, le chauffeur, l’agent de garde ;
• Gérer la petite caisse du bureau en appliquant les procédures administratives en vigueur ;
• Supporter les employés dans toutes les tâches administratives ;
• Assurer les services de routine et irréguliers du bureau, des matériels et équipements, des véhicules et maintenir les registres correspondants ;
• Coordonner avec le Responsable Financier les activités financières (dépôts, transferts d’argent etc.) pour les organisations de base et faire le suivi avec le coordonnateur de projet ;
• Assurer le suivi des achats du bureau ;
• Assurer l’archivage et le classement des dossiers ;
• Coordonner et/ou faciliter les arrangements de voyage, de réunions, de conférences et atelier de formation y compris transport local ;
• Réserver des espaces (hôtels, ou autres) pour les formations techniques ;
• Tout autre devoir du même ordre selon les besoins de l'organisation.

• Diplôme technique ou universitaire en Administration, Gestion des Affaires, Secrétariat, ou autre domaine connexe ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans une position similaire ;
• Expérience dans la gestion de petite caisse ;
• Expérience dans la logistique ;
• Excellentes capacités de communication (écrite et orale) en français et anglais (compétences en espagnol souhaitable) ;
• Maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, Internet, Outlook, Publisher, etc.) ;
• Capacité à faire face aux exigences des dates limites et à travailler en équipe ;
• Excellentes relations interpersonnelles ;
• Préférablement, avoir sa résidence dans la ville des Cayes ou dans ses environs ;
• Disponible pour des déplacements à l’intérieur du pays, selon les besoins de l’organisation.

Copie de diplômes, curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour entrevues.