Le Manager des Opérations est responsable de la Sécurité et des départements de l’Administration & Services Généraux et de la Flotte.

Compte-tenu du caractère multidisciplinaire de cette fonction, le Manager des Opérations devra s’assurer de développer un environnement de travail structuré par une planification annuelle et trimestrielle lui permettant d’anticiper et de suivre les livrables clés de chaque département. Aussi, pour garantir une appropriation optimale des rôle et responsabilités de chaque membre de l’équipe en fonction des livrables et tâches, le Manager des Opérations devra développer et maintenir à jour (annuellement) une matrice de responsabilités pour chaque département ou fonctions. Le Manager des Opérations devra accompagner, appuyer et responsabiliser chaque ressource afin de développer un esprit d’équipe motivé par un sens de l’appropriation des enjeux et des problèmes propres à chaque département (accountability). Le Manager des Opérations devra également veiller à la stricte application des politiques et procédures de l’organisation et, au besoin, les mettre à jour pour qu’elles traduisent adéquatement le fonctionnement des opérations de l’organisation. En matière de pilotage des opérations, le Manager des Opérations devra travailler en étroite collaboration avec les départements de la Comptabilité et du Suivi & Évaluation pour développer des Dashboards Opérationnels permettant de suivre les coûts opérationnels de certains centres de dépenses stratégiques (à haut risque - Ex. consommation de carburant, coût de maintenance par catégorie, fréquence des maintenances, etc.). En fonction de ces analyses, le Manager des Opérations devra collaborer très étroitement avec la Direction Exécutive et le département de l’audit interne pour évaluer les risques opérationnels de l’organisation et mettre en place des mesures de contrôle interne plus robustes pour réduire les risques et protéger la crédibilité et les intérêts de l’organisation. Dans ce sens, le Manager des Opérations aura également à collaborer étroitement avec le département des achats pour la contractualisation des fournisseurs de services intervenant en soutien opérationels. Le Manager des Opérations devra être le premier garant d’une éthique irréprochable.

Au niveau de la gestion du département de l’Administration et des Services Généraux, le Manager des Opérations sera responsable du bon fonctionnement des opérations de l’organisation et veille à la conformité légale de l’organisation envers les autorités haïtienne. Il ou elle devra évaluer les systèmes en place et proposer des améliorations éventuelles pour garantir que l’organisation dispose des systèmes opérationnels les plus efficients. À ce titre, le Manager des Opérations doit offrir un soutien opérationnel aux différents départements de l’organisation pour garantir le bon déroulement opérationnel de leurs activités. Le Manager des Opérations aura une responsabilité importante de conformité des opérations de l’organisation. Un accent particulier devra donc être mis sur l’élaboration et le suivi des différents contrats des services opérationnels (ex. : approvisionnement en carburant, location de véhicules, de maintenance des équipements et du bâtiment, de sécurité, de téléphonie, d’achats de fournitures, etc.) et sur le respect des politiques et procédures de l’organisation pour toutes les fonctions opérationnelles. Le Manager des Opérations devra également superviser la bonne gestion des actifs de l’organisation et la liquidation des immobilisations amorties et non utilisables, autant au niveau de l’organisation que des sous-récipiendaires de celle-ci.

Au niveau de la gestion de la flotte, le Manager des Opérations aura la responsabilité d’optimiser la planification et l’utilisation des véhicules pour maximiser l’efficacité et l’efficience de la flotte et de fournir à la Direction exécutive des analyses critiques de consommation et d’utilisation des véhicules et du carburant à travers des Dashboards mensuels.

En matière de Sécurité, le Manager des Opérations doit veiller à la stricte application des règles de sécurité relatives aux employés, visiteurs et immobilisation de l’organisation. Le Manager des Opérations représentera l’organisation dans les rencontres multipartenaires de sécurité et servira de point focal avec le département Sécurité de PSI à Washington.

Le Manager des Opérations fera partie du « Executive Management Team » de l’organisation.

Gestion stratégique et Sécurité
Planification : 40 %
• En collaboration avec la Direction Exécutive, développer un plan opérationnel annuel pour l’organisation qui sera traduit en plans trimestriels par chaque département ou fonction ;
• En collaboration avec la Manager des Finances, définir un budget de fonctionnement et de développement des opérations de l’organisation ;
• En collaboration avec la Manager de la Comptabilité et du Suivi & Évaluation, planifier les Dashboards opérationnels permettant le suivi d’indicateur clés pour le département (autant opérationnels que financier) ;
• Organiser une rencontre annuelle de planification avec son équipe pour développer une plan annuel opérationnel de chaque département en fonction du budget disponible ;
• Veiller au développement d’un plan hebdomadaire & mensuel de la flotte. Analyser son efficacité et adapter la planification en conséquence ;
• Développer un plan annuel de maintenance et d’amélioration des infrastructures (peinture, rénovations, mobiliers, équipements, matériels de bureau, etc.) tant pour l’organisation que les sous-récipiendaires ;
• Planifier les « grands chantiers opérationnels » en fonction des priorités de l’organisation, dans le respect du budget et des délais impartis.


Planification
• En collaboration avec la Direction Exécutive, développer un plan opérationnel annuel pour l’organisation qui sera traduit en plans trimestriels par chaque département ou fonction ;
• En collaboration avec la Manager des Finances, définir un budget de fonctionnement et de développement des opérations de l’organisation ;
• En collaboration avec la Manager de la Comptabilité et du Suivi & Évaluation, planifier les Dashboards opérationnels permettant le suivi d’indicateur clés pour le département (autant opérationnels que financier) ;
• Organiser une rencontre annuelle de planification avec son équipe pour développer une plan annuel opérationnel de chaque département en fonction du budget disponible ;
• Veiller au développement d’un plan hebdomadaire & mensuel de la flotte. Analyser son efficacité et adapter la planification en conséquence ;
• Développer un plan annuel de maintenance et d’amélioration des infrastructures (peinture, rénovations, mobiliers, équipements, matériels de bureau, etc.) tant pour l’organisation que les sous-récipiendaires ;
• Planifier les « grands chantiers opérationnels » en fonction des priorités de l’organisation, dans le respect du budget et des délais impartis.

Conformité
• Veiller à ce que l’organisation dispose de politiques et procédures clairement définies et constamment à jour ;
• Veiller à ce que tous les formulaires et Templates officiels de l’organisation soient uniformisés et conformes aux politiques et procédures de l’organisation ;
• S’assurer que les employés soient informés de ces politiques et procédures lors de leur embauche (en développant des sessions d’information ou en produisant des affiches et dépliants rappelant les principaux aspects opérationnels des politiques les plus importantes) ;
• En collaboration avec l’audit interne et la Direction Exécutive, développer des analyses et des systèmes de contrôle interne efficaces pour les différents départements et particulièrement pour la gestion des inventaires, l’utilisation des immobilisations par les sous-récipiendaires et pour la gestion de la flotte ;
• Veiller à maintenir un système d’archivage (électronique et physique) des documents de l’organisation pour faciliter les audits et les vérifications internes ;
• Collaborer étroitement avec le département d’audit interne pour mettre en œuvre et recommandations d’audit.

Gestion d’équipe
• Développer les MBOs annuels des membres du département ;
• Superviser et coacher les Manager s et coordinateurs sous la supervision directe du Manager des Opérations ;
• Évaluer la performance annuelle des Manager s et coordinateurs sous la supervision directe du Manager des Opérations ;
• Veiller au respect des politiques et des procédures par l’ensemble du personnel ;
• Motiver son équipe à travers des rencontres de travail régulière et renforcer la culture d’appropriation des problèmes opérationnels (« accountability ») au sein de l’équipe.

Rapportage
• En collaboration avec la Dirrection Exécutive et le Département Suivi & Évaluation, développer des rapports d’analyse de la performance et de la conformité des opérations de l’organisation (consommation moyenne mensuelle de carburant ; kilométrage moyen parcouru par mois et par véhicule et analyse de coûts associés ; suivi et analyse des coûts de maintenance ; etc.)

Sécurité
• Réviser annuellement la politique et les procédures de sécurité des biens et des personnes (autant pour le personnel de l’organisation que des visiteurs sous la responsabilité de l’organisation) ;
• Renforcer l’appropriation et le partage des mesures de sécurité (Affichage, Newsletters, Groupe WhatsApp, etc.);
• En particulier, développer des standards opérationnels de sécurité pour la gestion des entrepôts et espaces de stockage de l’organisation (ex. affichage des numéros d’urgence en cas d’incendie, affichage de la localisation des extincteurs, des consignes de sécurité dans les entrepôts et des restrictions de mouvement du personnel) ;
• Documenter et rapporter tous les incidents opérationnels (vol, accident, etc.) et assurer le suivi auprès des compagnies de sécurité et d’assurance ;
• Développer des mesures correctrices à l’issu de chaque rapport d’incidents en collaboration avec le département de Sécurité de PSI ;
• Participer et contribuer activement aux rencontres de sécurité OCHA ;
• Servir de point focal « sécurité » avec l’équipe de PSI.

Administration, Services Généraux (SG) et gestion des immobilisations : 20%

• Veiller à la bonne gestion et au bon fonctionnement du bureau, des entrepôts et équipements de l’organisation (génératrices, citernes & approvisionnement en carburant, systèmes électriques et de plomberie, etc.) ;
• Définir des standards opérationnels de nettoyage et de maintenance des bâtiments ;
• Développer une approche de service « orientée clients » et proposer des améliorations sur base des demandes des employés et d’une évaluation constante des besoins ;
• Assurer le suivi et la gestion des inventaires de tous les matériels (immobilisations) financés par les bailleurs en conformité avec les standards PSI ;
• Assurer la liquidation des actifs inutilisables ;
• Veiller à ce que le département des SG assure la réception des commandes en collaboration avec le(s) département(s) demandeur(s) et garantisse la complétude de la documentation administrative liée à la réception des produits commandés et réceptionnés au bureau de l’organisation ;
• Développer et gérer le système d’archivage physique du bureau.



Flotte : 40%

• Développer ou renforcer la politique et les procédures de gestion de la flotte ;
• Renforcer le suivi du déplacement des véhicules (ex. : par GPS) ;
• Développer des systèmes de contrôle interne rigoureux ;
• Développer des systèmes d’analyse et de rapportage de l’efficience de la gestion de la flotte (consommation, coût par véhicule, etc.) ;
• Produire des rapports simples et efficaces pour faciliter la prise de décision.

• Diplôme en Management, Administration des Affaires, Logistique ou discipline connexe pertinente;
• Expérience d’au moins 5 ans dans un poste requérant une prise de décision opérationnelle ;
• Excellent sens de l’organisation ;
• Excellentes compétences analytiques ;
• Expérience dans le développement de politiques et procédures opérationnelles ;
• Excellente aptitude informatique, particulièrement sur Excel pour faire des analyses (un test sera requis) ;
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
• Rigoureux dans le respect des délais et l’application des normes et procédures ;
• Faire preuve de leadership et démontrer une attitude orientée vers la solution de problèmes ;
• Aptitude à travailler et à prendre des décisions de manière autonome ;
• Être ponctuel, courtois et capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles (respect, humilité et esprit d’équipe) ;
• Être flexible sur les horaires de travail et accepter de travailler sous pression et d’être joignable 24/7 en cas d’urgence.
• Au moins 3 références seront exigées et vérifiées.

Téléphone
Assurance santé
Allocation Carburant

Curriculum Vitae
Lettre de motivation
Certificats et diplomes obtenus

Prière de bien vouloir ajouter dans l'objet du mail le titre du poste en question.