Caritas Suisse, ONG Internationale Suisse prévient, atténue et combat la pauvreté dans plus de 20 pays. Dans ses projets de coopération au développement, elle œuvre dans les domaines de la sécurité alimentaire, de l’eau, du changement climatique et de la prévention des catastrophes, de la migration, ainsi que de la formation et de la promotion des revenus. Caritas fournit une aide d’urgence lors de catastrophes et s’engage dans la reconstruction. Tout comme le travail en Suisse, l’engagement international de Caritas Suisse contribue à atteindre les Objectifs de développement durable (ODD) émis par l’ONU dans son Agenda 2030.

Le département Afrique, Amérique Latine et Caraïbe s’engage pour sa part dans 12 pays dont Haiti. Les programmes sont accompagnés sur place par l’Organisation Pays et en Suisse par la Directrice Programme Haïti. Ensemble avec la Directrice Programme Haïti, le Directeur Pays Haïti se charge de la gestion opérationnelle et financière du programme de Caritas Suisse en Haïti.

Secteur /Département
Secteur de la Coopération Internationale, Département Afrique, Amérique Latine et Caraïbes (AFLA)

Description du poste
Dans le cadre du projet SAN « Renforcement de la Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle des populations vulnérables du bassin versant Port-de-Paix/Port-Margot, communes de Port-de-Paix, Saint-Louis-du-Nord et Anse-à-Fôleur » financé par le 11ème Fonds Européen de Développement (FED) (2017-2022), Caritas Suisse (CACH) est en train de recruter Un(e) : Responsable Administration-Finances Sous Bureau Port-de-Paix

Le/La Responsable Administration-Finances Sous-Bureau aura entre autres les taches suivantes :
Supervision des aspects économiques et financiers concernant les activités du projet auquel vous êtes affecté :
Gestion comptable-financière
Sous la supervision du Chef Comptable du bureau central :
 Assurer une supervision efficace de la gestion de la comptabilité du projet, en conformité avec les procédures de la Caritas Suisse et de l’Union Européenne
 De concert avec le Chef du projet, s’assurer d’une bonne gestion de la trésorerie du projet (Caisse et Banque), et notamment la réconciliation mensuelle (physique et dans Banana).
 Mettre à jour – de manière régulière – les données financières du projet en conformité avec les principes établis par l’administration du bureau central
 De concert avec le chef du projet, préparer et soumettre au bureau central les projections de dépenses mensuelles servant de pré-requis aux demandes d’avance de fonds.
 Garantir le financement des activités du projet à travers les fiches de financement, tout en respectant la prévision de dépenses élaborée.
 Mettre à jour d’une manière régulière des outils comptables et informatiques (Banana et budget prévisionnel), afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses.
 Contrôler des pièces justificatives comptables, la conformité des contrats avec les fournisseurs ; vérifier et contrôler de l’application correcte de la loi fiscale
 S’assurer que le bureau central reçoive tous les rapports dont il a besoin (Avances, carburant, tableaux de bord divers, les dépenses etc…) dans les délais impartis
 Rédiger des rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en collaboration avec le Chef de Projet et sous la supervision de l’Administration Centrale basée à Port-au-Prince.

Gestion administrative
Sous la supervision du Chargé de Programme :
 Le/la Responsable d’Admin/Finance assure la gestion administrative et opérationnelle du sous-bureau dans ses divers aspects de suivis des activités, de comptabilité, de fourniture d’équipement et matériels nécessaires au personnel afin d’atteindre les objectifs du projet sur le terrain en particulier et de façon globale.
 Faire appliquer les politiques et procédures développées par la CARITAS Suisse, et le respect scrupuleux des règlementations du bailleur dans les domaines variés de Finance, Ressources Humaines, Achats, Inventaire, la Flotte des véhicules, l’Administration et IT
 S’assurer que les tâches assignées et les requêtes formulées dans le cadre du Projet SAN soient prises en charge avec dynamisme et de manière professionnelle.
 S’assurer que les ressources matérielles et financières du bureau soient bien gérées en y intégrant les valeurs de la CARITAS Suisse comme point central par rapport aux actions à entreprendre
 S’assurer que les besoins de fonctionnement soient identifiés de façon adéquate et pro-active, en fournissant une réponse rapide et satisfaisante à ces derniers.
 S’assurer que l’environnement de travail est sain et propre en vue de garantir une bonne disposition à travailler dans l’enceinte du bureau
 S’assurer que les mesures de sécurité en vigueur de la mission soient suivies au niveau du sous-bureau.

Gestion RH
Sous la supervision du Back Office Manager du bureau central :
 Assurer une gestion responsable et avisée du personnel affecté au sous-bureau en conformité avec le code du travail haïtien et le manuel RH de la CARITAS Suisse (Congés annuels, présence, outils de travail, paiement, etc.)
 S’assurer que les demandes des employés sont prises en considération
 S’assurer que les évaluations des supervisés soient faites en bonne et due forme (méthode, contenu) dans les temps indiqués.
 S’assurer que les lettres aux employés sont émises rapidement, disséminées aux concernés et à leurs superviseurs ainsi qu’au bureau d’affectation de l’employé
 S’assurer que les dossiers des employés soient complets et tenus à jour
 Coordonner de concert avec les superviseurs les enquêtes en cas de plaintes d’employés, notamment pour discrimination ou harassement, abus d’autorité
 Transfert/livraison aux staffs concernés.
 Collaborer dans la mise à jour des inventaires de biens de la CARITAS Suisse de concert avec la logistique

Exigences du poste :
- BACC + 4 en Sciences économiques/ comptables/ en gestion/ en Administration/Finance ;
- Expérience dans la gestion administrative des projets en particulier des agences UE (au moins 5 ans dont 3 ans dans le secteur humanitaire/ et du développement international) ;
- Faire preuve d'une très bonne capacité rédactionnelle, organisationnelle et d’initiative ;
- S’évertuer à fournir toujours un travail minutieux ;
- Excellente capacité d’entretien des relations formelles avec les membres des autorités communautaires, étatiques et religieuses à différents niveaux ;
- Excellent sens de la confidentialité ;
- Autonomie dans la gestion des priorités, le candidat doit être capable de prendre des décisions dans l’urgence et établir une relation de confiance avec les interlocuteurs ;
- Maîtrise du Français indispensable ;
- Habilité à motiver et accompagner les équipes locales ;
- Excellente gestion du stress, capacité à s’adapter à un environnement à sécurité instable ;
- Compétences pour le travail en équipes multi disciplinaires et multiculturelles ;
- Respect des valeurs/mission de la Caritas Suisse ;
- Autonomie, rigueur et souci pour le travail de qualité
- Très haute flexibilité et disponibilité
- Familiarité avec la zone d’intervention (Port de Paix, Anse à Fôleur, Saint Louis du Nord) sera un atout

Taux d’activité (%) 100%
Date d'entrée Le plut tôt possible
Lieu de travail Port-de-Paix, et toutes les zones d’intervention du programme de Caritas Suisse en Haiti avec de fréquents déplacements vers Port-au-Prince

12 mois (avec possibilité de prolongation) Période probatoire de trois (3) mois.

Salaire compétitif selon la grille salariale en vigueur, Caritas Suisse offre des conditions d’embauche très intéressantes et un climat de travail ouvert dans un contexte international.
Pour ce poste un logement en commun sera mis en disposition à Port de Paix.

Les dossiers de candidature contiendront :
- Lettre de motivation
- Curriculum Vitae avec adresses de 3 personnes de références
- Copie des diplômes et attestations de travail
- Proposition de salaire

Le délai pour la soumission des applications est fixé au 5 février 2019 à minuit. Les dossiers complets seront étudiés dès que reçus.

Seul/e/s les candidat/e/s retenus seront contacté/e/s
NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées !