Le gestionnaire des systèmes est en charge de la logistique en général ainsi que de certaines tâches administratives. Il assure également la gestion journalière de la sécurité. Membre de l’équipe managériale pays, il contribue au management stratégique de la mission. Il effectuera son travail conformément aux politiques et procédures opérationnelles et de sécurité de Concern Worldwide.

Le gestionnaire des systèmes généraux gère l’aspect logistique de l’organisation ainsi que certaines tâches administratives selon les normes établies par Concern. Focal point sécurité, il assure également la gestion journalière de la sécurité. . Management stratégique de la mission

• Participer à l’élaboration du plan stratégique de pays (CSP) de Concern Haiti et d’autres documents stratégiques tel que PEER, SMP, etc en collaboration avec tout le personnel concerné
• Participer à la gestion des questions stratégiques du programme
• Préparer et mettre en œuvre les politiques et directives administratives et logistiques spécifiques au pays et former le personnel concerné
• En collaboration avec le CD, préparer et appliquer les politiques et directives de gestion de la sécurité spécifiques au pays et former le personnel concerné aux systèmes de gestion pertinents.
• Informer le CMT des problèmes d'administration, de logistique et de sécurité affectant la mise en œuvre du projet et trouver des solutions rentables et rapides
• Préparer et gérer les budgets du transport, en coordination avec l’officier transport
• Réaliser une évaluation de la logistique, de l'administration et de la sécurité de tout nouvel emplacement de programme.
• Mettre en place des systèmes d’information de gestion pour surveiller et rendre compte régulièrement de l’efficacité des fonctions administratives et logistiques.
• Assurer la liaison avec les cadres administratifs et logistiques d’autres ONG internationales, en partageant les meilleures pratiques et les informations pratiques.

2. Achats

• S'assurer que les procédures d'achat de Concern et des bailleurs sont bien comprises et respectées par tout le personnel concerné
• Assurer la gestion et le support technique de l’équipe logistique
• Garantir des achats efficaces de biens et de services de manière transparente et responsable, en veillant à optimiser l'utilisation des ressources par l'organisation et à une utilisation justifiable des fonds des bailleurs.
• Préparer et superviser un plan d’achat annuel pour chaque programme ainsi que pour les systèmes
• Établir et mettre à jour une liste de fournisseurs pré-qualifiés
• Former, soutenir et contrôler le personnel impliqué dans les achats
• Superviser les appels d'offres, les contrats et les achats internationaux
• Assurer l’archivage adéquat des dossiers d’achats

3. Gestion des stocks et des équipements

• S'assurer que tous les magasins et les actifs sont gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.
• Développer un plan pluriannuel pour le remplacement des actifs (flotte et informatique)
• Effectuer comptages physiques et inventaires de stocks de manière régulière
• S'assurer que toutes les listes d'actifs et tous les inventaires sont correctement enregistrés et tenus à jour
• S’assurer que les biens à disposer sont identifiés en temps utile et proposer un plan de disposition approprié, selon les règles de Concern et des bailleurs

4. Gestion de la flotte

• S'assurer qu'une gestion efficace de la flotte est en place sur tous les sites conformément aux procédures de Concern
• S'assurer que tous les rapports de transport mensuels sur la consommation de carburant, le kilométrage, les réparations et l'entretien de chaque véhicule sont exacts et présentés en temps voulu et qu'ils sont analysés en détail.
• Évaluer régulièrement les besoins de transport et veiller à ce que les solutions appropriées (par exemple, location de véhicules, transferts entre les différents programmes de pays, achat de véhicules pour augmenter la flotte et achat de véhicules pour remplacer les anciens actifs) soient mises en œuvre dans les délais impartis pour répondre à ces besoins

5. Administration (en collaboration avec la Responsable Administration et Ressources Humaines)

• Superviser l’entretien et le fonctionnement continus des locaux de Concern (bureaux, magasins et résidences) en veillant à ce que les moyens humains et logistiques nécessaires soient en place
• S'assurer que les baux de tous les locaux sont gérés activement, que les paiements (y compris les taxes) sont traités à temps et que les renouvellements de contrats sont évalués et mis en œuvre ou modifiés en temps opportun.
• Veiller au respect de la législation Haitienne en vigueur dans toutes les questions contractuelles et fiscales (autres que celles relatives aux ressources humaines) et assurer la liaison avec l'avocat de Concern pour toutes les questions juridiques.
• S'assurer que des procédures claires pour l'organisation des voyage (réservations de vol national, hébergement dans des hôtels ou dans des résidences Concern) sont en place et sont comprises et respectées par tout le personnel.
• S'assurer que toutes les questions liées aux taxes et aux autorisations gouvernementales (telles que les licences d'équipement de communication, l'enregistrement légal, les autorisations de projet, etc.) sont gérées de manière proactive.

6. Communication et support IT

• Superviser la Responsable Informatique pour s'assurer que les systèmes informatiques restent efficaces
S'assurer que tout le personnel comprend et respecte les politiques et procédures informatiques
• Veiller à ce que les besoins informatiques et en communication de tout le personnel soient satisfaits en temps voulu
• S'assurer que tout le matériel de communication est opérationnel et utilisé conformément à la politique du protocole de communication et que la formation requise est fournie au personnel.
Management de la sécurité

• En tant que point focal sécurité pour Haiti, relevant du directeur de pays, veiller à ce que tous les protocoles de sécurité soient respectés;
• Transmettre les messages et informations relatives à la sécurité au personnel selon l’arbre de communication sécurité
• S’assurer que l’arbre communication sécurité est mis à jour régulièrement
• S’assurer que des réunions régulières du SFG sont organisées et documentées;
• S’assurer qu’un rappel des règles de sécurité est effectué pour tout le personnel trimestriellement.
• Participer activement à des exercices collectifs tels que la préparation ou la mise à jour du plan PEER, du plan de gestion de la sécurité et d'autres initiatives de Concern en lien avec le management de la sécurité.
• Produire un rapport mensuel de tous les évènements sécuritaires qui ont eu lieu dans le courant du mois


8. Management du personnel

• Diriger et gérer le personnel de la logistique, en contribuant au renforcement de leurs capacités et à leur développement professionnel par le biais de formation et d'un encadrement en cours d'emploi, y compris notamment par une induction en profondeur au début de leur contrat
• S'assurer que tous les postes du département ont des descriptions de travail précises
• S'assurer que chaque membre de l'équipe comprend parfaitement les résultats attendus en fixant des objectifs SMART et qu'il est conscient des critères de réussite liés à son travail.
• Surveiller et évaluer les performances et responsabiliser le personnel pour qu'il réponde aux critères de réussite; donner un retour correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaise performance
• Veiller à ce que le travail au sein de l’équipe ou des équipes soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de l’organisation de la manière la plus rentable possible; veiller à ce que les membres de l'équipe reçoivent la charge de travail appropriée et travaillent efficacement tout en assurant une séparation appropriée des tâches à des fins de contrôle
• Identifier et prendre les mesures appropriées pour combler les lacunes en matière de ressources (créer de nouveaux rôles ou lancer un recrutement opportun pour remplacer un sortant)
Egalité et responsabilité

• Garantir les normes de responsabilité les plus élevées en assurant une bonne communication et un partage d'informations à l'intérieur et à l'extérieur du programme.
• Prendre des mesures actives pour traiter les questions d'égalité, en particulier liées au genre, dans les activités de programme et opérationnelles (par exemple, les ressources humaines).
• Connaître, comprendre et respecter toutes les politiques et procédures de Concern (P4, finances, logistique, ressources humaines, gestion de la sécurité, etc.). Promouvoir activement la compréhension et le respect de ces politiques et procédures parmi tous les subordonnés directs et le personnel dont ils sont responsables.

10. Rapportage

• S’assurer que les données mensuelles en lien avec la logistique et la sécurité soient produites à la fin de chaque mois et soumises à la directrice pays en temps opportun.

11. Autres Tâches
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra être modifiée à la demande de son superviseur en fonction des impératifs de service.
Le poste d’un employé (m/f) pourra être changé, modifié à tout moment et l’employé(e) a pour devoir de faire preuve d’enthousiasme, de dynamisme et de performance au mieux de sa capacité dans l’exécution des nouvelles tâches qui lui sont confiées.

12. Confidentialité
Assurer la non-divulgation de toute information que ce soit en ce qui a trait aux pratiques ou aux affaires de Concern Worldwide, dont on est mis au courant pendant l’exécution de travail, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l'exécution normale du devoir

Tous les employés ont pour devoir de respecter toutes les règles et procédures de Concern Worldwide

1. Profil
• Bac + 3 en logistique
• Expérience professionnelle d’au moins quatre ans dans la gestion d’un département logistique (achats – warehouse – IT – Transport)
• Expérience d’au moins deux ans au sein d’une ONG
• Expérience d’au moins deux ans dans la gestion budgétaire
• Expérience d’au moins deux ans dans la gestion de la sécurité



2. Connaissances

• Expérience dans la gestion du personnel
• Bonne maîtrise de Microsoft Office Professional
• Bonne connaissance du français (à l’oral et à l’écrit)
• Bonne connaissance de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)

3. Compétences
• Excellentes qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Capacité à travailler sous pression
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
Grande capacité d’organisation du travail

Concern a un code de conduite du personnel et ses Politiques associées qui ont été élaborés pour assurer le maximum de protection possible des participants aux programmes contre l’exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel de Concern, des consultants, des visiteurs du programme et des organisations partenaires ainsi que du niveau d’attitudes que l’on attend d’eux. Dans ce contexte, le personnel est responsable vis-à-vis de l’organisation de s’évertuer à maintenir un niveau des plus élevés dans sa conduite au quotidien sur son lieu de travail et ce, en accord avec les valeurs et la mission qui sont le fondement de Concern. Tout candidat qui se verra offert un emploi à Concern Worldwide devra signer cette politique de protection des participants aux programmes et le code de conduite du personnel de Concern en annexe à son contrat de travail. En signant la politique de protection des participants aux programmes et le code de conduite du personnel de Concern, les candidats reconnaissent avoir compris le contenu de la politique de protection des participants aux programmes et du code de conduite du personnel de Concern et acceptent de se conduire selon les clauses de ces deux documents.
Concern reçoit des fonds importants de la part de bailleurs externes chaque année. De plus en plus souvent, les bailleurs émettent de nouvelles requêtes indiquant que les fonds futurs seront versés à condition que Concern assure qu’aucun nom de nouveaux employés ou volontaires n’apparaissent sur les listes de terroristes émises par l’Union européenne (Liste de personnes, groupes et entités sujettes au règlement (EC No. 2580/2001), le gouvernement américain (Bureau du contrôle des biens étrangers et des ressortissants désignés spécialement et des personnes bloquées) et les Nations Unies (liste consolidée).

Aucune offre d’emploi (rémunéré ou bénévole) de Concern Worldwide ne sera définitive tant qu’un contrôle aura été effectué sur le candidat. Pour plus d’informations veuillez consulter notre site internet ou contacter le service des Ressources Humaines au siège de l’organisation.

Concern Worldwide est un employeur visant l’égalité des chances et reçoit des candidatures de tous les secteurs communautaires.

Curriculum Vitae, Copies de diplômes et certificats, Lettre de motivation, Copie de matricule fiscal, Copie d'une pièce d'identité valide