Sous l’autorité directe de la direction de l’Organisation, le/la titulaire de ce poste a comme principal mandat de soutenir l’organisation dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat en faisant preuve d’une bonne capacité organisationnelle et managériale.
Fonctions
Description des tâches et responsabilités
Une organisation locale recherche pour son bureau à Port-au-Prince, un/une Secrétaire de Direction ayant pour responsabilité de :
• Tenir le registre des coordonnées des différents partenaires de la Fondation : partenaires gouvernementaux, non gouvernementaux, Organisations Internationales, Corps Diplomatique et Consulaires, Agences de Nations-Unies, fournisseurs de services etc…
• Aider le personnel de la Fondation en assurant les fonctions simples de bureau telles que la tenue des fichiers et dossiers, l’archivage des correspondances, les manuels d’instruction, circulaires, etc.…
• Préparer des correspondances en réponse aux demandes de renseignements, sur demande de la direction.
• Participer à la préparation des rapports, des comptes rendus (relecture et mise en forme).
• Assister la direction dans la gestion journalière des activités administratives
• Gérer quotidiennement l’agenda et informer de manière régulière des dispositions concernant la direction ;
• Apporter l’appui administratif et logistique à l’organisation des formations, ateliers et séminaires, s’occuper des réservations d’Hôtel, de voyage etc.…
• Assurer le service du standard téléphonique, répondre aux demandes de renseignements téléphoniques;
• Recevoir et enregistrer les visiteurs et les adresser au bureau approprié après vérification auprès de la personne qui reçoit ;
• Tenir les registres de courriels, journaux, factures reçus et les visiteurs ;
• Superviser le bon entretien et la propreté des locaux du bureau ;
• Effectuer les tâches de classement et d’archivage de documents ;
• Toutes autres tâches du même ordre selon les besoins de l’Organisation ;
Qualifications Requises
•• Titulaire d’un diplôme de secrétariat ou équivalent, niveau Bacc + 2)
• Expérience de travail dans les domaines du secrétariat, la gestion financière, logistique ou administrative ;
• Capacité d’utiliser l’outil informatique (Word, Excel et Internet) ;
• Excellente capacité rédactionnelle, notamment des correspondances administratives, comptes rendus et rapports.
• Capacité d’analyse et de synthèse ;
• Excellente maitrise du Français, connaissance de l’anglais (un atout)
Dossier de candidature doit avoir ...
CV détaillé, copie de diplome et lettre de motivation
