Mission
Assurer le secrétariat du Directeur Général.

• aider le Directeur Général à suivre son tableau de bord tout en lui rappelant à des intervalles réguliers les dates d’échéance à ne pas rater ;
• faire le suivi de certains dossiers et rendez-vous ;
• organiser le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques ;
• gérer l’agenda du Directeur général ;
• assurer les correspondances de la Direction générale ;
• assurer la reproduction et l’archivage méthodique des documents de la Direction générale ;
• assurer, la rédaction des compte-rendu de réunions de l’Office ;
• établir les priorités afin d’assurer que les tâches administratives soient accomplies dans les délais impartis et selon les procédures en usage ;
• assurer le suivi des ordres de mission et tous documents afférents aux missions et aux déplacements du Directeur général et des cadres de l’ONAPÉ ;
• encadrer le service de secrétariat et d’accueil de l’Office ;
• apporter au personnel tout appui professionnel nécessaire ;
• faire une bonne gestion de la mémoire de l’Office ;
• assister aux réunions de suivi bimensuel et rédiger les comptes rendus y relatifs ;
• exécuter toute autre tâche demandée par le Directeur général conforme au mandat.

Formation de base
Diplôme professionnel.

Niveau d’étude et exigences professionnelles
Formation spécifique
Au moins un diplôme professionnel en :
• Secrétariat ;
• Sciences administratives.

Expérience professionnelle
• Expérience d’au moins trois (3) ans dans un poste similaire.

Complexité et portefeuille de compétences

Savoir
• culture organisationnelle de l’Administration ;
• maîtrise des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableurs, Power point, Outlook, messagerie et Internet) ;
• connaissance avancée des nouvelles technologies de l’Information ;
• rédaction administrative.

Savoir-faire
• utiliser les TIC ;
• filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes ;
• identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
• accueillir et renseigner les interlocuteurs,
• s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
• élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du Directeur général.

Savoir-être
• sensible aux valeurs du service public ;
• personne de contact, d’écoute et de dialogue et de compromis ;
• esprit d’analyse et de synthèse ;
• avoir de l’entregent, de la discrétion ;
• créative et ouverte, dynamique et proactive ;
• agir avec empathie et humilité ;
• faire preuve d'autonomie et d'initiative ;
• sens de la responsabilité ;
• enthousiaste, conviviale et patiente ;
• avoir l’esprit d'équipe et être attentive aux besoins légitimes de ses collaborateurs ;
• esprit d’observation, d’analyse et de synthèse ;
• faire preuve d'objectivité et d'impartialité.

Relations au travail
• en relation directe avec le Directeur Général de l’ONAPÉ ;
• en parfaite collaboration avec les autres cadres dudit office.

Environnement de travail

NB. Les conditions pour déposer un dossier afin de participer au concours
a. Être de nationalité haïtienne;
b. Être âgé de 40 ans au plus ;
c. Ne pas être fonctionnaire au moment du dépôt du dossier ;
d. Apporter l’original des pièces demandées. (Il sera remis le même jour après vérification).

L’emploi exige :
• une concentration et une mobilisation intellectuelles accrues ;
• une attention accrue dans l’espace de ses interventions ;
• un risque de stress.

Les dossiers de candidature doivent contenir :
1. un Curriculum Vitae descriptif;
2. lettre de motivation signée;
3. diplômes et certificats de formation ;
4. extrait des actes de naissance ;
5. carte de matricule fiscal valide (NIF) ;
6. carte d’identification nationale (CIN);
7. certificat de santé datant de moins d’1 mois ;
8. casier Judiciaire datant de moins de 3 mois ;

Dépôt de candidature
Du 10 décembre 2018 au 25 janvier 2019