Contexte organisationnel
Sous la supervision du Directeur de pays adjoint aux Operations, l'associé(e) principal(e) aux finances assure le leadership dans l'exécution des services financiers dans le bureau, il (elle) veille à l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l'intégrité des services financiers. L'associé(e) principal(e) aux finances préconise une approche axée sur la satisfaction du client dans l’exécution de ses tâches, tout en respectant les règles et procédures susmentionnées.
L'associé(e) principal(e) aux finances supervise et dirige le personnel de l'Unité des finances. Il/(elle) travaille en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations, du Programme et des projets< du bureau, le personnel du Siège et d’autres agences des NU, en vue de résoudre des problèmes complexes de gestion financière et opérationnelle, ainsi que des questions liées à la livraison d'informations.

Résumé des fonctions clés:

Administration et mise en œuvre de stratégies de gestion opérationnelle et financière
Administration des budgets et de recouvrement efficace des coûts, Comptabilité, finance et appui administratif
Gestion efficace des comptes bancaires du bureau
Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances

1. Administration et mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adaptation des processus et des procédures:
Conformité avec les règles, règlements et politiques du PNUD et des NU dans les activités financières, avec le système financier d`enregistrement et de rapportage et avec le suivi des recommandations des audits ; Mise en œuvre effective du cadre de contrôle interne, fonctionnement correct d`un système de gestion des ressources financières axée sur les clients
Définition des processus des activités de l’Unité des finances et élaboration du contenu des procédures internes, en accord avec les normes de l`organisation, des opérations en finance, en consultation avec la Direction du bureau
Mise en œuvre des accords de partage des coûts et fonds fiduciaires, élaboration des conditions de contribution dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau
Elaboration des propositions et mise en œuvre des stratégies de réduction et d`économie des couts en consultation avec la Direction du bureau

2. Administration des budgets et fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts

Contribution à l’atteinte des résultats de développement du PNUD par la budgétisation qui tient compte de la validation de la catégorie de classification du coût des postes de Gestion et de l’Efficacité du développement etc.…Les charges générales d’exploitation (GOE) sont dument reflétées à la fois en gestion et en efficacité de développement en vertu des ressources ordinaires (core) et extraordinaires (XB).
Présentation d`informations détaillées pour une bonne planification des ressources financières du bureau, les rapports contenant une analyse de la situation financière
Collecte et mise à disposition des informations nécessaires à l’élaboration des budgets de gestion
Préparation et révision des budgets des projets (output) du PNUD, suivi avec le Siège des limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets (output) de gestion et création, si nécessaire et sur instructions du Siège, des nouveaux Awards (projets)
Etablissement des critères en vue de déterminer, sur un système de prorata, les contributions des agences aux services communs
Préparation et révision des budgets des services communs et suivi des recouvrements a temps des contributions
Soumission des budgets des projets de gestion et de services communs pour approbation
Budgétisation dans la série des comptes IPSAS de B001 à B012 pour l’acquisition des actifs capitalisés afin que ces comptes soient reliés au compte du GL de la série 18xxx. Les achats non capitalisés restent budgétisés et imputés dans les comptes 72200 au budget des immobilisations non utilisés et non contrôlés par le PNUD
Planification pluriannuelle pour les ressources non prioritaires relatives aux services communs afin de réduire les soldes des ressources non programmées et non dépensées
Suivi étroit de l’enregistrement correct des codes des donateurs dans les budgets et les dépenses des services communs conformément aux règles afin de préparer correctement la certification des services communs.
Mise en œuvre du mécanisme de contrôle pour les projets de développement à travers le suivi de la préparation et de la révision des budgets, contrôle du budget par rapport a l`ASL, suivi quotidien du journal de la comptabilité générale (General Ledger).
Centralisation des données de recouvrement des coûts directs de projets (DPC) de toutes les unités sur base des prix UPL et non UPL suivant les services rendus
Recouvrement a temps des coûts directs de projet (DPC) relatif aux services rendus aux projets d’exécution directe qui est effectué via le menu Project Costing dans Atlas, au cas où le PNUD est la partie responsable
Facturation de toutes les agences Atlas et non Atlas sur la base de la liste des prix UPL et non UPL, suivant les services rendus et suivi des paiements
Mise à jour de la liste des services non UPL et proposition de coûts à la direction des Opérations q Elaboration et mise en application du système de suivi des revenus et de recouvrement des coûts et préparation en temps opportun des factures dans Atlas pour les services fournis q Contrôle de qualité dans tous les processus et actions entreprises au niveau de l`Unité Finances

3. Appui comptable et administratif à l'Unité des finances, programme et des projets

Contrôle correct assure des pièces justificatives pour les paiements, revue des rapports financiers pour les projets NIM/NEX
Suivi étroit et régulier des remboursements des avances octroyées aux fournisseurs dans le cadre des prépaiements et avances octroyées aux projets NIM et NGO, afin de nettoyer les comptes 16065 et 16005.
En tant que point focal de la clôture des comptes, coordination et contrôle de qualité effectues sur les produits de cet exercice trimestriel et annuel, suivant les lignes directrices envoyé par le Siège.
Suivi de remboursement de la TVA en temps opportun et enregistrement des contributions en nature du gouvernement, afin de les refléter dans les états financiers du PNUD
Actions de correction a temps des vouchers non postes, y compris les vouchers avec des budget check errors, des match exceptions, des vouchers non approuves.Réponses dans les délais aux sollicitations du siège en vue de résoudre les problèmes sur les questions financières
Suivi soutenu du dashboard financier, notamment les rubriques des GLJE en attente, les comptes non autorisés, Unrecorded Payments, Unauthorized AP, Vouchers avec les paiements manuels
Suivi des rapports des ressources mobilisées
Maintenance des comptes clients pour les projets du PNU
Etablissement des comptes de régularisation (ACCRUALS)

4. Gestion efficace de la trésorerie du bureau,

Vérification régulière de l’état des fonds sur les comptes locaux, pour s’assurer qu’ils couvrent les dépenses. Identification à temps et enregistrement des entrées de fonds
Vérification quotidienne dans ATLAS que la balance est nulle sur les relevés des comptes bancaires dont le but est de surveiller le niveau du plafond autorisé; identification et enregistrement des contributions
Remplacement du DCD/O ou OM comme premier contact avec les banques locales en ce qui concerne les problèmes de routine, notamment la négociation des taux de change pour le renflouement de la trésorerie du bureau. Il (elle) peut faire partie des signataires des chèques si le représentant résident l’autorise.
Approbation et soumission au siège du rapport mensuel sur les taux de change
Conduite de réconciliations bancaires dans les délais exigés
Préparation dans les délais exigés de la prévision mensuelle de la trésorerie a l`intention du DCD/O ou OM. Liaison avec les agences des Nations Unies, les Programmes/Projets pour obtenir leur estimation des besoins en fonds
Préparation/sélection des transferts bancaires et approvisionnement du compte local (Deal) pour approbation
responsabilité du rôle du gestionnaire du paycycle dans ATLAS

5. Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances q Organisation de formations pour le personnel des opérations / programmes / projets sur la gestion financière
Présentation des synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de gestion financière q Contribution substantive dans les réseaux de connaissances et communautés de pratique.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau.

L'analyse précise et la présentation de l'information financière renforcent la crédibilité du PNUD dans l'utilisation des ressources financières et la bonne gestion des processus financiers.

L'information fournie facilite le processus décisionnel de gestion.

Compétences fonctionnelles:

Construction de partenariat

Niveau 1.1: Maintenance de l'information et des bases de données

Analyse les informations générales et sélectionne les outils susceptibles de contribuer aux initiatives de renforcement de partenariats
Assure le suivi des ressources mobilisées et prépare les rapports correspondants
Promotion de l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche fondamentale et analyse
Effectue des recherches sur les meilleures pratiques et propose des façons plus efficaces de faire les choses
Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage

Connaissances professionnelles / Expertise Technique

Niveau 1.1: Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des

procédures

Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
Possède les connaissances sur les politiques et procédures organisationnelles liées au poste et les applique dans le travail
Identifie les nouvelles meilleures approches et les intègre au travail
S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’autoapprentissage et autres moyens d’apprentissage
Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien
Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations.
Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail
Bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité.
Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier q Apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.
Promotion du changement et du développement organisationnels
Niveau 1.1: Présentation de l'information sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel
Se documente sur les «Meilleures pratiques» dans le changement et développement organisationnels au sein et en dehors du système des NU
Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion
Niveau 1.1: Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion
Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion q Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion
Orientation vers la satisfaction du client
Niveau 1.1: Entretien des relations efficaces avec les clients
Effectue des rapports aux clients internes et externes d'une manière opportune et appropriée
Organise et donne priorité à l'horaire de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l'unité de travail et avec les clients internes et externes
répond aux besoins des clients rapidement
Promotion de la redevabilite et de la gestion axée sur les résultats
Niveau 1.1: Collecte et diffusion d'informations
Recueille et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de redevabilite et de gestion axée sur les résultats
Entretient et met a jour les bases de données Compétences de base:
Démontre la connaissance de l’Organisation et un bon jugement q
eille à son auto-développement et prend des initiatives
Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d'équipe
Facilite et encourage la communication ouverte dans l'équipe et communique efficacement
Crée des synergies grâce à l'auto-contrôle
Est apte a Gerer des conflits
Se forme, partage ses connaissances et encourage l'apprentissage des autres.
Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel
Prise de décision éclairée et transparente Certification des Finances.
Qualifications de recrutement

Education Diplôme d`études secondaires, avec une certification spécialisée en comptabilité et finance. Diplôme universitaire en finances, en administration des affaires ou en administration publique est souhaitable, mais ne constitue pas une exigence. Détenir un titre de comptable d'un institut internationalement reconnu de la comptabilité constitue un net avantage.

Test du PNUD en Comptabilité Finance est requis

Expérience: 7 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité progressive en Finances et en comptabilité est requis. Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc), connaissances avancées des tableurs et logiciels de base de données, et expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion financière basés sur Internet, préférablement PeopleSoft.

4 ans d’expérience relevant seront suffi en cas d’études universitaires au niveau « Bachelor » (bac+3). La connaissance des normes IPSAS et / ou IFRS est requise

Langues Maîtrise du français, créole et une connaissance pratique de l’anglais.

Important applicant information


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Applicant information about UNDP rosters


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Workforce diversity


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