OFFICIER FINANCE-HR GONAIVES

Salaire annuel brut : Selon la grille d’Oxfam
Niveau interne du poste : D1
Type de contrat : Contrat à Durée déterminée – 12 mois avec possibilité d’extension. 3 mois probatoires
Responsable hiérarchique : Sous la supervision directe des chefs de projets des bases concernées, la supervision fonctionnelle des Coordonnateurs RH et Finances du bureau central
Personnel subordonné : Assistants RH-Finances
Localisation : Gonaïves, Haiti
Vers un Oxfam renforcé en faveur des populations victimes de l’inégalité
Objectif de l’équipe
L’équipe FINANCE-RH a pour objectifs :
Apporter un support opérationnel nécessaire en matière de gestion du développement et des ressources humaines, en apportant des solutions pour la résolution des conflits et en s’assurant que le personnel soit mis dans des conditions minimales nécessaires à remplir ses tâches.
Fournir un service professionnel en finance en offrant une approche proactive basée sur la résolution des problèmes ; veiller à ce que les exigences en matière de procédures financières soient respectées de manière à fournir des résultats organisationnels, et pour soutenir la réalisation des résultats des programmes en Artibonite.
Objectif du poste
Garantir la réalisation des fonctions opérationnelles de RH nécessaires de manière efficace et efficiente afin de garantir la satisfaction des nécessités basiques des équipes du département de l’Artibonite.

Assurer les opérations financières des bases de Gonaïves (et St Marc) dans le but de garantir la qualité des rapports financiers et du suivi mensuel des budgets de la base de Gonaïves/St Marc.

Compétences techniques, expérience et connaissances
Essentielles
- Diplôme ou licence en Finance et/ou RH ou d’autres dans un domaine similaire en relation avec le poste
- Expérience d’au moins 5 ans en matière de gestion des ressources humaines et de gestion financière au niveau d’officier impliquant la gestion d’équipes et multi-projets
- Bonne connaissance de la législation sociale et financière en Haïti;
- Expérience dans la création d’un environnement favorisant l’échange et l’apprentissage;
- Capacité à gérer des ressources et des délais avec un minimum de supervision.
- Maitrise du français et du créole écrit et parlé
- Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des mémos et des rapports en fonction des modèles établis) en français;
- Maitrise de MS Office, et en particulier d’Excel;
- Rapidité en résolution des problèmes et assurer un travail de qualité.
- Engagement avec la protection des droits humains et notamment les droits des femmes et des personnes ou groupes marginalisés, et avec l’intégration de cet engagement comme fil directif dans tous les aspects du travail de notre organisation.
- Engagement avec les principes d’éthique et de transparence d’Oxfam
- Capacité démontrée à vivre et travailler de façon continue dans des endroits de difficile accès aux services

Souhaitables :
- Diplôme postuniversitaire pertinent en gestion des ressources humaines et en Finance, en gestion organisationnelle, en psychologie ou autres disciplines similaires (si appropriées au contexte local) ;
- Connaissance des tendances politiques, économiques et sociales en Haïti et bonne compréhension des problématiques principales humanitaires et de développement dans la région;
- Connaissance de l’anglais ;
- Connaissance des exigences des bailleurs de fonds ;
- Connaissance de la zone
- Connaissance des procédures d’Oxfam

Rôles et responsabilités clés
Il/elle devra coordonner, encadrer, monitorer et évaluer les équipes Fin-RH (assistants) des différents bases/projets, pour la correcte implémentation des tâches suivantes au niveau du département:

Ressources Humaines (40%)
- S’assurer que le personnel soit payé adéquatement en temps et en heure en préparant le calcul des revenus, incluant les personnes dont les contrats arrivent à terme.
- S’assurer que le personnel des bases soit informé des changements relatifs à la gestion du personnel et toute autre information permettant une meilleure gestion d’équipe.
- S’assurer que l’information pertinente sur le personnel soit disponible dans le système RH.
- Apporter son leadership pendant le processus de recrutement, de la publication des postes à l’élaboration des contrats
o Planifier et coordonner le calendrier de recrutement avec les managers (job profile, Staff Requisition incluant les codes budgétaires, dates d’entrevue, panélistes, questionnaire d’entrevue) ;
o Conseiller sur les termes d’embauche (type de contrat, salaire et avantage, etc.) ;
o Publier des avis de recrutement;
o Préparer les lettres d’acceptation ou de rejet des candidatures ;
o Négocier et préparer les contrats ;
o Expliquer le code de conduite et s’assurer de sa signature par l’employé ;
o Assurer la signature des contrats).
- Apporter son soutien au Human Ressources Business Partner dans l’intégration de la bonne gestion des performances au sein de l’équipe de leadership, ainsi que dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un processus de suivi et d’évaluation réguliers des performances organisationnelles et personnelles permettant l’identification et la gestion des lacunes.
- Rester informé des changements de circonstances organisationnelles et externes qui pourraient impacter l’équipe RH et l’organisation, et jouer un rôle proactif dans l’élaboration des solutions pour adresser ces changements et/ou dans l’intégration d’information pertinente dans les idées et approches d’OXFAM.
- Organiser des séances de formations et d’information sur les règlements intérieurs et le code de conduite d’Oxfam afin que nul n’en ignore.
- Appuyer les Program Managers et/ou les chefs de projets dans les réunions staff afin que les informations sur RH soient bien véhiculées
- Assurer le suivi des congés avec les responsables.
- Assurer le Classement physique des dossiers des employées selon le standard Oxfam.
- Apporter son soutien dans la préparation du processus d’intégration ainsi que dans la planification d’événements sociaux et de festivités sur demande du bureau.
- S’assurer que toute la documentation des employés soit signée et classée.
- Assurer le suivi des documents pour la Direction Générale des Impôts (avertir de la date du renouvellement du quitus et prendre en charge la distribution des certificats de prélèvement d’Impôts aux employés en fin de période fiscale).
- Etre un bon coach pour les assistants RH/Fin de chaque base/projet afin qu’il puisse grandir professionnellement et dérouler correctement son mandat.
- Assurer le suivi des dossiers de l’Office Nationale d’Assurance Vieillesse (appuyer les employés dans la préparation de livrets et le suivi des formalités pour l’obtention de prêts).
- Contribuer de façon proactive à l’amélioration des procédures et processus RH afin d’arriver à des méthodes de travail simplifiées et efficaces.
-
Suivi institutionnel et légal
- Elaborer un calendrier de gestion de contrats (date début, date fin).
- S’assurer que les employés aient leur certificat de travail à la fin de leur contrat
- Appuyer le suivi auprès de l’institution d’assurance d’Oxfam en cas de besoin prononcé par un employé.
- Préparer les lettres de préavis dans le cadre de fermeture de projet.
- S’assurer que tout employé ait une description de poste claire, à jour, complète et rédigée selon les principes de l’OXFAM. Conseiller le superviseur au besoin.
- Coordonner avec la Responsable de Sécurité et Santé sur les urgences sanitaires (épidémies) et autres thèmes spécifiques.
- Coordonner de concert avec votre superviseur, les enquêtes en cas de plaintes d’employés, notamment pour discrimination ou harcèlement, abus d’autorité, exploitation sexuelle.
- Participer à la collecte des données pour la révision annuelle salariale.
- Collecter les données et préparer les salaires mensuels et soumettre aux finances.
- Assurer le suivi et la gestion de la base des données du personnel des bases
Finance (45%)
- Tenir un registre détaillé de toutes les transactions financières.
- Accomplir des tâches quotidiennes telles que l’enregistrement de toutes les transactions en argent liquide, chèques ou virements bancaires, maintenir des livres de comptes, assurer le suivi des avances, rédiger un rapport sur les dépenses, conciliation des dépenses en argent et des relevés bancaires.
- Rédaction d’un rapport financier mensuel pour les responsables Finance et Système et pour le siège
- Assurer la préparation des rapports financiers intermédiaires-finaux et de tous documents financiers demandes par les bailleurs, par le responsable financier selon les nécessites des projets en cours sur la base
- Assurer la préparation et implémentation conforme des tableaux d’affectation
- Faire la consolidation de l’information au niveau financier par rapport au programme de la base
- Assurer le suivi des audits et la préparation des documents pertinents
- S’assurer que les activités financières et comptables soient menées en accord avec les politiques comptables.
- Assurer la révision et l’approbation des transactions financières relationnelles aux opérations de terrain (reçus, transfert, avance en liquide, etc.).
- Informer les staffs de terrain sur les procédures financières
- S’assurer que toutes les transactions financières sur le terrain respectent les procédures financières.
- S’assurer que les rapports comptables mensuels soient élaborés à temps et envoyés à la coordination centrale d’Oxfam pour le suivi avec le siège.
- Assurer un cash-flow suffisant pour les opérations ainsi que la sécurité des ressources financières.
- S’assurer que le cash-flow soit géré efficacement suivant les procédures d’Oxfam.
- Assurer la conciliation hebdomadaire de l’argent, faire rapport de tout excédent ou somme manquante, enquêter et informer le chef de projet et/ou le programme manager
- Assurer la gestion de toutes les avances aux employés et partenaires, concilier les reçus et l’argent restant à la fin du mois.
- Etablir de bonnes relations de travail avec le personnel d’OXFAM, les fournisseurs et les parties prenantes externes; garder le contact avec les institutions bancaires.
- Apporter son soutien à la partie administrative du processus de subvention pour le HRD, notamment en archivant les demandes, en rédigeant des protocoles d’entente et en assurant le suivi.
- Préparer le suivi budgétaire mensuel et systématiques pour les fonds affectés sur les bases du programme (Gonaives / St Marc) et distribuer aux différentes responsables.
- Maintenir un système d’archivage efficace, s’assurer que tous les documents communs (finance et RH) soient correctement archivés afin d’y accéder facilement.
- Apporter son soutien au Program manager et les chefs de projets dans la révision du budget et dans la
Soumission des budgets aux bailleurs de fonds.
- S’assurer que les ressources financières et matérielles soient gérées en conformité avec les procédures financières d’Oxfam.
- Apporter son soutien au personnel concernant les politiques et pratiques financières et autres thèmes connexes.
- Participer à l’élaboration de budget de nouveaux projets ainsi que dans la réorientation des budgétaires de projets en cours, le cas échéant ;
- Assurer que les équipes programmes font bien leur suivi budgétaire et les aider si besoin il y a

Support aux partenaires (10%)
- Réviser le module de formation sur les procédures financières d’Oxfam pour utilisation par les OCB /partenaires ainsi que le staff sous sa supervision;
- Suivre et soutenir les partenaires pour s’assurer de la bonne utilisation des fonds, selon les procédures en vigueur ;
- Soutenir l’assistant(e) Finance dans toutes ses taches financières auprès des partenaires ;
- Identifier les problèmes et les obstacles avec les partenaires et informer les responsables pour éviter tout blocage dans l’exécution des activités.

Autres (5%)
- Remplir toutes les autres fonctions déléguées par son supérieur hiérarchique ayant relation a ses compétences;
- Participer et contribuer à d’autres projets transversaux dans le pays dans des institutions considérées pertinentes par le Directeur Pays ;
- S’engager avec l’objectif général et les politique d’OXFAM ainsi qu’avec la promotion des droits des femmes et des intérêts des populations marginalisées.
- Contribuer à construire et maintenir un climat de bonne gestion de fonds à la mise en place du code de conduite d’Oxfam et aux politiques de transparence d’Oxfam

Un curriculum vitae, une lettre de motivation, certificats ou diplomes