Palmis Mikwofinans Sosyal SA (PMS), Institution de microfinance de droit haïtien reconnue et publié dans le Moniteur No 61 du Jeudi 5 Avril 2018.

Notre Vision
«Les entrepreneurs les plus pauvres ont les ressources économiques et sociales pour émerger de la pauvreté et construire une vie digne et autonome».

Notre Mission
«Offrir une gamme de services financiers et sociaux de proximité et de qualité aux micro-entrepreneurs les plus pauvres afin de leur permettre d’émerger de la pauvreté.

Sous la responsabilité du Directeur Exécutif, le (la) Directeur(ice) Administratif (ve) et Financier (ère) supervise les activités comptables, financières et administratives de l’Institution. Il est responsable de la conformité et des obligations fiscales. Il participe à l’établissement du budget et des prévisions financières, et veille au suivi budgétaire et financier.
Il est l’interlocuteur de la Direction exécutive pour les questions administratives et financières. Il est le garant de l’intégrité et de l’exhaustivité de l’information nécessaire à la bonne gestion de l’institution. Il assure la fonction administrative et garantit la gestion optimale des ressources matérielles, immatérielles et financières de l’institution. Il supervise les services de la comptabilité, de l’informatique/SIG et de la logistique. A ce titre, il doit s’assurer de la protection des actifs de l’institution.
Ses tâches concernent les domaines suivants :

1 - COMPTABILITE GENERALE

Le DAF appuie l’équipe comptable dans la gestion de la comptabilité générale de PMS. A ce titre, il :
• S’assure que toutes les opérations ont été correctement enregistrées et sont conformes aux procédures et règles fixées par les autorités compétentes, les bailleurs de fonds et la Direction Exécutive
• Contrôle les écritures de clôtures mensuelles (déclassement des créances en souffrance, provisions pour créances douteuses, amortissements, charges à répartir, rapprochement bancaire, etc.) ;
• S’assure de la production des états financiers (grand livre global, bilan, compte de résultat) dans le respect des délais et les valide avant transmission au Directeur Exécutif;

• En relation avec le cabinet comptable mandaté, supervise la certification annuelle des comptes de l’institution : planification, suivi et supervision de l’audit externe annuel ;
• S’assure de la mise à jour régulière et de la mise en œuvre des procédures comptables.


2 - SYSTEME D’INFORMATION ET DE GESTION
Il supervise le service SIG, le service administratif et l’Informaticien- pour :
• La production des reportings mensuels dans le respect des délais impartis ;
• La fiabilité, l’intégrité et la ponctualité des informations saisies et produites ;
• L’utilisation optimale des équipements et autres supports de l’information
• La mise à jour, le suivi et le contrôle du SIG des agences et du Bureau Central ;

En concertation avec le Directeur Exécutif, il propose et met en œuvre toute mesure et toute évolution du système d’information et de gestion propre à améliorer sa performance.

3- GESTION FINANCIERE
Le DAF appuie le comptable, les agents administratifs et les directeurs d’agence dans la gestion financière de PMS. A ce titre,
• Il assure une gestion efficace des finances des agences et du Bureau Central afin de favoriser leur rentabilité
• Il veille à la bonne gestion de la trésorerie en respectant les règles et les procédures en vigueur
• Il s’assure de la fiabilité et de la cohérence des états financiers des agences et du Bureau Central avant de les transmettre à la Direction Exécutive

4- PROJECTIONS BUDGETAIRES ET PRODUCTION DES INDICATEURS DE GESTION
Sur la base des états comptables et financiers mensuels, le DAF s’assure de l’établissement des projections budgétaires et de la production des indicateurs de gestion budgétaire. A ce titre,
• Il participe activement à la planification stratégique avec la Direction Exécutive : projections budgétaires, calcul de viabilité de l’institution ;
• Il élabore, de concert avec la Direction Exécutive, le budget annuel de fonctionnement de l’institution ;
• Il effectue le suivi budgétaire et le contrôle des dépenses : connaît à tout moment les ressources financières disponibles ;
• Il produit les indicateurs financiers de performance ; fait l’analyse et les commentaires de la performance financière de l’institution de concert avec la Direction Exécutive ;
• Il prépare des analyses ponctuelles : rentabilité des agences, de la tarification des produits financiers ;

5 - GESTION DES COMPTES BANCAIRES
• Gérer les soldes bancaires : suivi de tous les comptes, préparation des demandes d’envoi de fonds ;
• Piloter la trésorerie à moyen terme (6 mois) ;
• Maintenir à jour la liste des signataires sur les comptes bancaires de l’institution
• Gérer la relation avec les banques ;
• S’assurer que les commandes de chéquiers soient faites en temps utile

6 - CONTROLE INTERNE
• Assurer des contrôles ponctuels des clôtures du jour de la comptabilité : s’assurer de leur exhaustivité et de leur contrôle quotidien par le comptable ;
• Assurer la couverture adéquate des risques suivants : créances douteuses, inflation, taux de change.
• Assurer les contrôles de la petite caisse du Bureau Central et des agences.

7 - RELATION AVEC LES BAILLEURS DE FONDS, INVESTISSEURS, AUTORITES ET PARTIES PRENANTES
• Préparer le rapport financier mensuel à envoyer chaque mois au siège d’Entrepreneurs du Monde ;
• Préparer des demandes de financement, de concert avec la Direction et du responsable finance EdM siège, en cohérence avec les budgets et prévisions financières d’activité ;
• Rédiger les rapports financiers à la fréquence demandée par les bailleurs et investisseurs.

8- GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE DE PMS
En coordination avec son équipe, il s’agit de la réception des courriers/visites, la gestion courante des bureaux (loyer, électricité, communication, etc.) et des véhicules (papiers, assurance, etc.), le classement des archives, l’entretien et la maintenance des bureaux et des véhicules.

9 – APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS DE FOURNITURES REQUIS PAR PMS
Le DAF, en concertation avec le logisticien, est chargé de veiller à maintenir un stock opérationnel suffisant de fournitures courantes nécessaires au fonctionnement de PMS. L’approvisionnement en fournitures doit être effectué dans le respect de procédures fixées par la Direction Exécutive.

10 – ACQUISITION, GESTION ET MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS ET DES MATERIELS DE PMS
Le DAF, en concertation avec le logisticien et l’informaticien, est chargé d’organiser l’acquisition des équipements (ordinateurs, imprimantes, etc.) et matériels dans le respect des procédures en vigueur. Il est également responsable de l’inventaire, de l’utilisation, du suivi, de l’entretien et de la maintenance de ces équipements et matériels.

11– ACQUISITION, GESTION ET MAINTENANCE DES VEHICULES PMS
Le DAF, en concertation avec le logisticien, est chargé d’organiser l’acquisition des véhicules dans le respect des procédures en vigueur. Il est également responsable de l’utilisation, du suivi, de l’entretien et de la maintenance de ces véhicules.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus n’est pas exhaustive. Le DAF peut être amené occasionnellement à faire toute autre tâche spécifique demandée par son responsable hiérarchique et/ou responsable fonctionnel.
Cette fiche de poste peut faire l’objet de modifications et mises à jour en fonction de l’évolution des activités de PMS, d’un commun accord entre l’employé et le responsable hiérarchique et/ou référent technique.

• Formation : Minimum une licence (Bac + 4) en comptabilité, finance, gestion des affaires, ou autres disciplines connexes
• Langues : Français / Anglais souhaitable
• Expérience professionnelle : au moins 5 ans d'expérience professionnelle dont 2 ans en microfinance et 2 ans minimum avec des fonctions similaires
• Passionné(e) par l’approche sociale de la microfinance et le travail avec les populations particulièrement vulnérables
• Fort intérêt pour le terrain et l’opérationnel
• Compétences en management d’équipe
• Compétence en gestion financière et levée de fonds
• Compétence rédactionnelle
• Aisance dans la représentation et le plaidoyer
• Force de proposition et capacités à prendre des décisions

Une lettre de motivation, un CV, copies de diplômes et/ou certificats.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.