Le projet de relèvement post-catastrophe vise à soutenir le relèvement à long terme, la résilience aux chocs futurs et le développement durable, tout en répondant aux besoins immédiats dans les régions touchées par les catastrophes naturelles. Afin d’atteindre les résultats attendus, ce projet soutient le renforcement de la connaissance approfondie des risques et de la vulnérabilité du territoire en tant qu’outil d’aide à la décision pour orienter les efforts de relèvement et de développement, tout en faisant le lien entre l’humanitaire et le développement. Le projet renforce ainsi la gouvernance en privilégiant les capacités nationales et locales en matière de planification, de coordination et de mise en œuvre liées aux efforts de relèvement. Le projet appuie également la restauration des moyens de subsistance par la mise en œuvre de mesures d’urgence en faveur de l’emploi, de la réhabilitation des infrastructures communautaires, ainsi que la mise en place de formations pour la génération de revenus à court, moyen et long termes. Le projet favorise l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes, ainsi que la restauration et la préservation de l’environnement en tant qu'objectifs clés pour « reconstruire en mieux » Haïti. Il s’organise autour des trois objectifs suivants :

Axe 1 : La durabilité des efforts de relèvement post-Matthew s'est améliorée, en augmentant la résilience de la population aux catastrophes et en renforçant la redevabilité de l'État en matière de droits de l'homme et d'égalité des sexes.

Axe 2 : L'autonomisation économique des personnes touchées, et en particulier des femmes, est renforcée, ce qui contribue à la stabilité et à la revitalisation des ménages et des communautés.

Axe 3 : Les moyens d'existence durables et la protection de l'environnement sont favorisés, améliorant la résilience des communautés, et en particulier des femmes et d'autres groupes défavorisés, aux risques liés à l’économie, au climat et aux catastrophes.

La mise en œuvre des activités est conduite de manière séquentielle par zone géographique et en fonction des financements disponibles. Ainsi, les activités de création d’emplois d’urgence (« cash for work ») ont démarré en octobre 2016 une semaine après le passage du cyclone Matthew, couvrant 19 communes des départements les plus affectés. Grâce à un nouveau financement, le PNUD est en train de lancer de nouvelles activités et dans ce cadre, recrute un(e) chargé(e) de l’administration et des finances pour le bureau du PNUD à Jérémie.

Contribution au suivi financier du projet

Assister le Coordonnateur du projet dans l’élaboration et l’ajustement des budgets ;
Gérer les trésoreries (banque, caisse)
Préparer les révisions budgétaires sur le système Atlas ;
Tirer régulièrement les rapports des dépenses pour s’assurer de la bonne imputation des charges et faire les ajustements nécessaires en collaboration avec le Coordonnateur du projet ;
Assurer le suivi budgétaire en vérifiant que les rapports financiers des activités et les dépenses soient en conformité avec le plan de travail et les accords-cadres signés avec les donateurs ;
Contrôler les avances accordées au projet, vérifier les rapports financiers et soumettre les demandes de paiement direct à enregistrer sur le système Atlas ;
Vérifier la disponibilité des fonds pour les activités des projets ;
S’assurer de la conformité des documents de support et recommander les actions à prendre ;
Contribuer à la préparation ou vérification des rapports et états financiers ;
Créer les E-Requisitions (achat de biens et de services) pour le Bureau
Créer les Receipts pour les E-Requisitions (certification de la facture et réception dans le système)
Préparer et télécharger les pièces justificatives (factures, bons de livraison)
Gérer les trésoreries (banque, caisse)
Mettre à jour le tableau financier récapitulatif mensuel du projet
Soumettre les informations et assurer le suivi avec la section des finances du PNUD ;
S’acquitter de toute autre tâche financière requise pour le bon fonctionnement du projet.
Soutien administratif au projet

Entreprendre les démarches administratives pertinentes pour la mise en œuvre rapide et efficace des activités du projet, notamment les missions d’experts techniques, les réunions internes et externes, les ateliers et les visites de terrain ;
Établir les documents administratifs (mémorandum, ordres de mission, autorisations de la sécurité, fiches de présence aux ateliers, etc.) ;
Assurer le suivi des différentes procédures administratives liées à la mise en œuvre du projet ;
Gérer les fournitures de bureau, notamment le maintien de la liste des articles de papeterie, de la distribution d'articles de papeterie et le maintien d’un journal de distribution ;
Assurer le suivi avec la section Opérations / Administration du PNUD, des différentes démarches relatives aux requêtes administratives ;
Mettre en place et maintenir le système de gestion des documents et assurer leur circulation au sein du projet ;
Préparer la correspondance et les rapports relatifs aux activités ;
Assurer la gestion de la réception, l’accueil et l’assistance aux visiteurs ;
Rédiger les comptes-rendus de réunion et les correspondances du projet ;
Tenir les dossiers du personnel du projet à jour (contrats, termes de références, congés maladie, vacances, etc.), conformément aux politiques et procédures en vigueur ;
S’acquitter de toute autre tâche administrative requise en appui au fonctionnement du projet.
Appui logistique aux opérations

Responsable de l’organisation des inventaires du bureau sur une base ad-hoc, périodique et annuelle ;
Gérer les stocks et les achats divers relatifs au fonctionnement du bureau et la distribution des équipements et du matériel ;
Gérer le parc automobile (recensement, réparation, entretien, immatriculation, assurance, etc.) du bureau ;
Gérer l’approvisionnement et le suivi/contrôle du carburant des véhicules du bureau ;
Gérer les chauffeurs du bureau en pool et les superviser ;
Assurer la logistique des ateliers et des réunions ;
Gérer les équipements de sécurité et les contrats avec la compagnie assurant la sécurité du bureau ;
Gérer les contrats relatifs au nettoyage des locaux et à l’entretien des équipements appartenant au bureau ;
Assurer la vérification régulière des bâtiments, bureaux et équipements conformément aux normes de sécurité (MOSS) et la mise en conformité au besoin ;
S’acquitter de toute autre tâche logistique requise en appui au fonctionnement du bureau.

Compétences générales :

Démontre/préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
L’auto-développement, la prise d’initiative ;
Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité ;
Une bonne capacité interpersonnelle ;
Avoir une bonne capacité rédactionnelle.
Compétences fonctionnelles/Techniques :

Responsabilité Globale et travail d’Equipe :

Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD, ainsi que du Fonds mondial, et des Plans Stratégiques Nationaux du pays ;
Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps ;
Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;
Respecte les règles établies et les normes de conduite professionnelle en toutes circonstances.
Aptitudes opérationnelles :

Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi-évaluation et de gestion financière de projets ;
Bonnes qualifications en informatique ;
Aisance dans la communication écrite et orale ;
Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes ;
Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates
Connaissance du travail et Expertise :

Exécute les tâches quotidiennes de façon ordonnée, efficace et systématique en s’adaptant à la charge travail lorsqu’elle fluctue ;
Utilise la technologie de l’information comme outil et comme ressource ;
Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre
Orientation sur les Résultats :

Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.
Innovation et discernement :

Contribue avec des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles ;
S’efforce de fournir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Education:

License en administration, Finances ou gestion. Une formation universitaire complémentaire dans ce domaine ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage mais n’est pas exigé.

Expérience:

4 ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion de logistique, soit au niveau national ou international. Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs. La maîtrise des outils de gestion du PNUD serait un avantage.

Langue(s):

Excellente maîtrise du créole et français écrit et parlé. La maitrise de l’anglais écrit et parlé serait un atout.

Disclaimer :

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.