Le programme de « Renforcement de la Gouvernance Locale de l’Eau Potable et de l’Assainissement en Haïti (REGLEAU) » vise à couvrir les besoins des citoyennes et citoyens en eau potable et assainissement (EPA) grâce à une gouvernance de proximité passant par l'initiation des municipalités à la maîtrise d’ouvrage des services EPA, l'implication des acteurs locaux (société civile, usagers, secteur privé) et par la concertation entre les différents acteurs du secteur EPA.
Le programme REGLEAU est financé par la Coopération Suisse et est mis en œuvre par HELVETAS Swiss Intercooperation Haïti en partenariat avec la DINEPA et des institutions locales comme le GRIDE et EXSSA. Sa durée est de 12 ans (2017 – 2019) et concentrera ses actions, au cours de la première phase (2018 – 2022), dans le département du Sud-Est et prioritairement au niveau de 4 municipalités (Jacmel, La Vallée de Jacmel, Bainet et Marigot).

Présentation du poste
La secrétaire/assistante logistique travaillera sous la supervision directe du Comptable et a pour mission d’assurer le bon fonctionnement des bureaux de terrain du programme et d’apporter un soutien logistique

La Secrétaire/assistante logistique aura les responsabilités suivantes :
• Exécuter les activités régulières de secrétariat :
- Accueil, information et orientation des visiteurs ;
- Gestion des appels téléphoniques ;
- Enregistrement, transmission interne et archivage de la correspondance reçue ;
- Archivage de la correspondance sortante ;
- Travaux de dactylographie et de mise en page de documents
- Appui au classement et à l’archivage des documents internes ;
- Gestion de la petite caisse ;
- Rédaction de procès-verbaux et soutien logistique lors des réunions et formations

• Exécuter certaines tâches administratives
- Supervision et coordination du travail des chauffeurs et personnel de soutien
- Gestion du fichier de congé du personnel de la base en collaboration avec les Coordonnateurs de Projet et le Responsable des ressources humaines

• Exécuter des tâches de logistique
- Etablissement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs locaux pour les biens et services courants à acheter
- Gestion des achats locaux en suivant les procédures d’approvisionnement de HSI
- Inventaire périodique des matériels et équipements de la base (minimum une fois l’an)
- Gestion du stock des consommables de la base
- Gestion logistique des locaux (bureaux, maisons et autres) ;
- Planification des maintenances et services des véhicules et générateurs
- Gestion de l’affectation quotidienne des véhicules (dispatching)
- Rédaction des rapports mensuels de logistique en collaboration avec le Coordonnateur logistique (Rapport de stock, rapport de suivi des véhicules, Suivi des achats, etc.)

• Exécuter certaines tâches de comptabilité
- Rédaction de chèques sur demande du Comptable
- Préparation du rapport interne de petite caisse
- Appui au Comptable pour l’enregistrement des transactions dans le logiciel comptable interne (Banana).

La Secrétaire/assistante logistique doit remplir les critères suivants :
• Diplôme de secrétariat d’une école reconnue
• Connaissance en comptabilité (certificat en tenue de livre, un plus)
• Connaissance en logistique
• Au moins deux ans d’expérience de travail pertinente
• Avoir sa résidence à Jacmel (préférablement) ou une commune limitrophe
• Aptitude à travailler dans des équipes pluridisciplinaires
• Être en mesure de travailler sous pression
• Capacité de rédaction et d’expression en créole et en français
• Connaissance de l’anglais et/ou de l’espagnol (un plus)
• Maitrise des outils bureautiques et de l’internet
• Honnêteté, rigueur et sens de l’organisation

CV, Lettre de Motivation, Copies de diplomes et attestations