OFFICIER EN LOGISTIQUE
Salaire brut annuel et avantages sociaux Selon la grille du pays
Valeur interne du poste D1
Type et duree de contrat National / 12 mois
Responsable Hiérarchique Coordinateur Logistique
Personnel Subordonné à ce Poste Chauffeur en chef et Chauffeur Mécanicien
Implantation PAP
Responsabilité budgétaire Non

Renforcer Oxfam pour aider les personnes vivant dans la pauvreté.
1. OBJECTIF DE L’EQUIPE
Apporter aux programmes et au bureau de coordination, le support opérationnel propre à la fonction et nécessaire de manière efficace et efficiente, en assurant la qualité des services, procédures et systèmes et apportant un soutien adéquate en temps et en heure afin de contribuer à atteindre les objectifs stratégiques d´Oxfam dans le pays.

2. OBJECTIF DU POSTE
 Participer à l’évaluation, la préparation et la planification des activités.
 Doter les projets des moyens nécessaires pour le bon développement des activités. Garantir le bon usage et la maintenance des équipements.
 Gestion quotidienne de la sécurité au niveau de la base de PAP.
 Participer à l’élaboration des budgets au niveau de la capitale et au niveau de la mission s´il y a demande.
 Suivi budgétaire pour tout ce qui touche à la logistique/base de PAP
 Gestion du personnel national logistique qui dépend de lui : supervision, aide, évaluation, formation, rédaction et actualisation des profils de poste

3. PRINCIPALES RESPONSABILITES ET OBLIGATIONS DE RENDRE COMPTE
En suivant les orientations définies par la Coordination, il met en place les activités logistiques au niveau de la capitale en appui aux autres bases et projets.
Avec l´appui du coordinateur Logistique et en coordination avec les différentes équipes, Il gère les nécessités logistiques des projets (équipements, matériels, consommables, structures, etc.).
Il garantit que toutes les normes de la Logistique sont suivies par le personnel national de la capitale afin de détecter toute déviation ou tout problème, et pouvoir réagir le plus rapidement possible.

3.1 GESTION DE L'APPROVISIONNEMENT, DES ACHATS ET DES STOCKS (30%)

 Réquisitions :
Participer à l´élaboration et suivi des plans d´approvisionnement
Réceptionner et organiser les réquisitions : achats locaux, internationaux en fonctions des priorités opérationnelles définies par le Coordinateur Logistique.
S´assurer que les tableaux de suivi de réquisitions, contrats et que la base de données fournisseurs sont mis à jour de manière quotidienne/hebdomadaire par l´assistant logistique.

 Achats :
Lancer des études de marché régulières pour les consommables et en fonction des plans d´approvisionnement et autres planification.
Superviser l´assistant Logistique pour que les biens et services achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d´Oxfam.
S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat d´Oxfam.
Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement Oxfam (Bon de commande, reçus, etc.…)
S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement (scan sous Box)

 Contrats
Appuyer l´assistant logistique dans l´élaboration des contrats de travaux et services
Supervise le bon archivage des contrats cadres et des réquisitions en fonction des normes établies par le Coordinateur Logistique.

 Douanes:
Assurer le respect des lois et procédures douanières applicable dans le pays
Faire une évaluation des différents transitaires et valider au moins 1 par mode de transport.
Suivre l'évolution des cargaisons et des commandes internationales


3.2 GESTION DU PARC AUTOMOBILE (30%)
 En collaboration avec le Coordinateur logistique, Chauffeur en Chef et Chauffeur Mécanicien, assurer la bonne implémentation de la politique générale d´utilisation des véhicules.
 S´assurer que tous les véhicules utilisés par OXFAM respectent la législation nationale en vigueur (Carte grise, assurance, visite technique, etc.)
 S´assurer de la planification optimisée et sécurisée des mouvements la base.
 Assurer une allocation des véhicules justifiée
 S´assurer de la planification des maintenances et services des véhicules OXFAM et des véhicules de location.
 Assurer la bonne utilisation ; le bon fonctionnement et la sureté des véhicules de la base
 Assurer une bonne gestion des stocks de pièces de rechange.
 Compiler et suivre les consommations de carburant dans la base de données Terra Mar pour tous les véhicules (OXFAM et location) au sein de la base.
 En collaboration avec le Coordinateur logistique, mise à jour mensuelle du système de gestion de véhicules (Terramar) : Carburant, maintenance, données véhicules, chauffeurs, coûts.
 Assurer le planning de chauffeur et leur gestion d`équipe, incluant teste et briefings réguliers
 Assurer le briefing des chauffeurs des véhicules de location sur les procédures logistiques OXFAM.


3.3 GESTION DES ACTIFS ET EQUIPEMENTS (20%)
 Assurer la correcte installation et la maintenance des équipements.
 Garantir que les règles d’utilisation, de maintenance et de fonctionnement des équipements et actifs sont suivies
 Actualiser l’inventaire des actifs en temps réel à chaque mouvement/changement de statut.
 Faire un inventaire physique des actifs et équipements de la base au minimum 1 fois par an.

3.4 GESTION DES INFRASTRUCTURES (10%)
 Garantir que les normes de sécurité relatives aux structures sont suivies (bureaux, maisons d´habitation, etc.) et en assurer le bon état et la maintenance
 Superviser les travaux de construction/réhabilitation s’il y en a

3.5 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (10%)
 Briefing à tous les nouveaux arrivant sur la base, en ce qui concerne les mesures de sécurité, les mouvements et les moyens de communication
 Effectuer un Briefing Logistique et approvisionnement adapté pour tout nouvel employé sur la base
 Pour le personnel sous sa responsabilité directe :
- Participer à la sélection, embaucher le personnel logistique en ayant une attention particulière, sur le genre ainsi que l´équilibre ethniques et les tensions potentielles au sein de l´équipe.
- Superviser, coacher, évaluer du personnel sous sa responsabilité
- Apporter un appui, un soutien et une supervision constamment ainsi que des formations ad-hoc et/ou continues
- Effectuer et/ou réviser/mettre à jour les profils de poste des assistants logistiques sur la base
- Planifier les vacances de son équipe / avec son équipe (chauffeurs)
 S´assurer que tout le personnel logistique (employés OXFAM ou en sous-traitance) ait des conditions de travail respectant la législation nationale, un planning de travail définit à l´avance et des temps de repos raisonnables.
 Assurer le back up du Coordinateur Logistique
 Assurer la cohésion de l'équipe logistique
 Prépare et/ou aide le Coordinateur Logistique à préparer) les rapports hebdomadaires et mensuels (Sit Rep, Rapport Logistique, suivi de consommation de carburant, rapport de stock).

Pourra être amené à réaliser toute autre tâche demandée par son supérieur hiérarchique et en accord avec ses capacités.
4. DISPOSITIONS RELATIVES A OXFAM :
 Il ne peut être utilisé de véhicules ou tout autre matériel/équipement Oxfam pour des fins personnelles
 Il ne peut être utilisé de matériel d’identification Oxfam pour des fins personnelles
 Il n’est pas permis, pour des raisons de sécurité, d’émettre des opinions politiques durant les heures de travail
 Le personnel Oxfam doit à tout moment suivre et respecter les règles de sécurité Oxfam en vigueur dans le Pays.

5. CRITERES NECESSAIRES


 Expérience en logistique avec les organisations humanitaires.


 Expérience en gestion de personnel


 Langues : maîtrise du français, anglais étant un plus.


 Informatique : connaissances au niveau usager, bonne connaissance d’Excel.


 Bonnes connaissances dans au moins deux des domaines suivants : électricité / systèmes de communication HF – VHF – satellite (s’il y en a) / Mécanique de véhicules 4x4 / Chaine d’approvisionnement.





6. CRITERES SOUHAITABLES :


 Expérience en logistique avec des organisations humanitaires internationales, avec Oxfam étant un atout.


 Spécialisé dans l´un ou l´autre des domaines comme la mécanique, électricité, chaine d’approvisionnement, énergie, informatique, logistique humanitaire, eau, construction, etc.


 Expérience en Approvisionnement dans le secteur de l’aide humanitaire.


 Expérience basique en gestion de la sécurité.


 Expérience pratique dans le travail avec les radios HF et VHF, SAT phone.


 Informatique : Bonne maitrise du Pack Office et connaissance approfondie d'Excel.


 Capable de travailler dans des situations de stress et de conditions de vie difficiles.


 Faire preuve de bon sens, esprit d’initiative et d’analyse.


 Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles.





7. COMPETENCES :


 Travail en équipe


 Adhère aux valeurs d’Oxfam sur le respect et la protection de la femme


 Capacité à résoudre les problèmes


 Autonomie / Initiative


 Organisation et capacité pour fixer les priorités et planifier


 Capacité pour déléguer et flexibilité


 Capacité d’adaptation


 Multi fonctionnel


 Rigueur


 Capacité pour travailler sous stress


 Très résolutif car il devra travailler avec peu de moyens

Les candidats peuvent acheminer leur dossier (CV, lettre de motivation et copies de diplômes)