Description de tâches
Répondre au téléphone
Acheminer les appels, prendre les messages
Accueillir et recevoir les visiteurs
Accueillir et recevoir les plis: DHL, Fedex, UPS et les acheminer aux personnes concernées
Communiquer avec Direction et fournisseurs pour commandes par email
Assurer la documentation correcte pour les arrivages: aéroport, port, médicaments, réfrigérés
Assurer le calcul des bordereaux de droits avec approbation de la Direction
Inscrire les importations et les frais y relatifs dans cahier et fichiers
Coordonner avec brokers pour dédouanement et livraison
Coordonner avec la DPM/MT pour autorisation de dédouanement de médicaments
Gérer la petite caisse

Taches Occasionnelles
Livrer au porteur du Comptoir de Ventes les produits réfrigérés lors d'une vente
Taper certains documents pour la Direction et les délégués
Exécuter les ordres de virements aux fournisseurs
Contacter les banques pour achats de devises
Faire le rappel de réunion aux délégués
Suppléer aux autres secrétaires au besoin
Faire le suivi avec la Direction quant aux dossiers d'enregistrement sanitaire ou de renouvellement

Expérience
Un minimum de 3 ans d'expérience dans le domaine

Compétences requises
Bonnes aptitudes à la communication tant orale et qu’écrite
Capacité à démontrer un haut niveau d’engagement envers le succès de la compagnie
Excellentes compétences interpersonnelles
Compétence en informatique et à l’utilisation des programmes Microsoft Office Suite (Excel et Word – Avancé, Quickbooks – de base)
Solides compétences organisationnelles et prioritaires
Capacité de travailler à la fois de manière autonome et en équipe

Comportement
Capacité de coordonner plusieurs activités
Assurer la qualité et le respect de l’horaire
Capacité à fonctionner dans le cadre du code d’éthique établi par la compagnie.

CV, diplome