Le Bureau des Nations Unies pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.

Duties and Responsibilities
Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
Assure la conformité totale des activités adminitratives avec les règles et règlements des Nations Unies
Apporte des contributions à la mise en œuvre de politiques dl’amélioration des processus administratifs standards existant, de la gestion du personnel et des voyages
Assure la gestion des service de l’administration et des voyages
Fourni des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration générale. Aide à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour
Organise les préparatifs des voyages des fonctionnaires dans Umoja (ERP SAP), vérifier la demande du visa de sécurité des staffs qui voyagent, assure une liaison avec movcon, l’émission d’autorisations de voyage « TA » et l’accueil de nouveaux fonctionnaires
Assure dans Umoja le suivi des mouvements de paiement : DSA, des travel claims (Expense report)
Examine les demandes d'approvisionnement et initie les procédures d’achats pour les fournitures, les services du bureau et des projets
Responsable pour les requisitions LVA (Low Value Acquisitions et Shopping Cart) dans UMOJA après élaboration de tout le processus d’achat requis, tel que demandes de devis (RFQ), réception des cotations, création des tableaux de comparaison, Requisition Form (RF)
Responsable pour l’émission de SES (service entry sheet) et MIGOs (Good Receipt)
Coordonne l’expédition (DHL/Diplomatic Pouch) et la réception de biens et services
Tient un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ;
Toutes autres tâches confiées par le superviseur hiérarchique
Gestion des Ressources Humaines
En étroite collaboratio avec le PNUD, lance, examine, traite et assure le suivi des actions liées à l’administration des activités des ressources humaines du bureau, par ex. le recrutement du personnel et des consultants, l’affectation, le transfert, , e réexamen du classement des emplois, la cessation d’emploi, la formation, etc., afin d’assurer la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU
Tient une liste de présélection des candidats potentiels ; participr à la sélection des candidats pour des postes de soutien administratif; évalue et trie les demandes des candidats, prépare les profils des candidats, entreprend des recherches sur les listes de présélection pour les offres d’emploi et identifier les listes restreintes des candidats
Répond aux demandes d’information, fourni des informations et donne des conseils aux membres du personnel sur les prestations sociales, les procédures, les processus et pratiques administratifs, les conditions de service, les devoirs et les responsabilités et les droits au titre du Règlement du Personnel
Appuie l’acquisition et le partage des connaissances,
Participerà des formations administrative du personnel des opérations / projets;
Fourni un appui à la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratique.

Formation :
Diplôme du Baccalauréat ou équivalent
Expérience professionnelle :
6 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration ou de la gestion
Une très bonne expérience dans l’utilisation des logiciels de bureau (Word, Excel, PowerPoint,) est requise
La connaissance de logiciels SAP (Umoja, Atlas ou autre) est un avantage
La familiarité avec le Système des Nations Unies serait un atout.
Langues requises :
Français parlé et écrit couramment. La connaissance d'une langue officielle des Nations Unies serait un avantage Compétences corporatives :
Professionnalisme : connaissance et compréhension de l’aide humanitaire , des secours d’urgence et les questions liées aux droits humains ;
Aptitude à cerner les enjeux, d’analyser et de participer à la résolution des questions ;
Capacité à développer des sources de collecte de données ;
Capacités à travailler avec les structures gouvernementales, étatiques ;
Compétence conceptuelle d’analyse et d’évaluation pour mener les recherches et analyses indépendantes, y compris connaissance et expérience dans l’utilisation de sources diverses de recherches, les sources électroniques sur internet, intranet et autres bases de données ;
Capacité à faire preuve de discernement dans le contexte des tâches assignées, le travail sous pression, à l’occasion dans un environnement très stressant (par exemple les troubles civils, les catastrophes naturelles et la misère humaine);
Compétences professionnelles reconnues dans le respect des engagements, respect des délais et obtention des résultats, pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
Persévérer face aux obstacles et aux difficultés et garder son calme dans des situations stressantes ;
Assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité ;
Compétences fonctionnelles :
Communication
Parle et écrit avec clarté et efficacité ;
Est à l’écoute des autres ;
Interprète correctement les messages des autres et réagit de façon appropriée ;
Pose des questions pour obtenir des éclaircissements et intérêt pour avoir une communication bi-directionnelle ;
Adapte le langage, le ton, le style et la présentation au public ;
Planification et organisation
Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues ;
Identifie les activités et tâches prioritaires ;
Modifie les priorités selon les besoins ;
Prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa taches en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification ;
Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.
Souci du client
Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ;
Etablit et des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
Identifie les besoins des clients et leur trouve des solutions appropriées ;
Surveille les développements en cours à l’intérieur et hors de l’environnement des clients et se tient informer pour anticiper sur les problèmes ;
Tient les clients informer des progrès ou des reculs dans les projets et respect des rendez-vous.

Important applicant information
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Workforce diversity
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