Le Département Logistique est présentement composé d’un Officier Transport, d’un Officier en charge des achats, d’un responsable de stock et d’un aide Logistique qui répondent directement à la Directrice Systèmes. Le Gestionnaire Logistique est recruté pour superviser l’équipe logistique dans son ensemble et pour établir un système logistique solide pour supporter les projets de Concern Worldwide Haiti, sauvegarder les biens et assurer leur utilisation conformément aux politiques de Concern Worldwide.
Il (elle) sera supervisé(e) par la Directrice Systèmes.

Ce poste consiste à participer au développement du département logistique en renforçant les capacités opérationnelles des officiers tout en assurant que les procédures sont respectées. Le gestionnaire logistique vérifie au quotidien la conformité des dossiers logistique en produisant des avis soumis à l’appréciation de la Directrice Systèmes.
Le Gestionnaire Logistique gère l’équipe de la logistique et les opérations logistiques au quotidien.

Gestion équipe logistique

- Responsabilité de la gestion globale de la fonction de la logistique et établissement et maintien des contrôles appropriés pour les opérations de Concern Worldwide Haiti.
- Recruter, former, suivre, encadrer et développer la compétence du personnel national travaillant à la logistique
- Assurer la planification hebdomadaire de la logistique et la soumettre à l’approbation préalable de la Directrice Systèmes. En assurer le suivi et informer la Directrice Systèmes du niveau d’exécution et des difficultés rencontrées au quotidien ;
- Créer un plan de formation individuel et en assurer le suivi hebdomadaire.
- Faire l’évaluation des performances pour le staff Logistique
- Faire le suivi des timesheet du personnel de la Logistique
- Faire le suivi des droits à congés annuels

Gestion du Transport

- Assurer le suivi du parc de véhicules : planification hebdomadaire des mouvements, suivi des couts, gestion administrative (assurance, taxe de circulation, contrôle technique) ;
- Superviser les planifications mensuelle et hebdomadaire des déplacements et des chauffeurs ;
- Assurer que l’officier de transport a mis un système de stock de pièces de rechange en place pour tous les véhicules en Haiti
- S’assurer que les stocks de pièces détachées des véhicules sont gérés et contrôlés conformément à la politique de Concern Worldwide ;
- S’assurer que la Politique de Transport est bien suivie par tous les utilisateurs qu’il y a des formations faites pour les utilisateurs afin de renforcer leurs rôles et responsabilité ;
- Assurer un suivi régulier du carburant de la flotte selon les directives existantes ;
- S’assurer que l’officier de transport a un système d’archivage organisé en place pour chaque véhicule, génératrice, incluant les différents travaux et maintenance accomplis (dossier d’identité du véhicule) ;
- S’assurer que les règles de sécurité soient respectées par les chauffeurs et par les usagers ;
- S’assurer de l’état de propreté des véhicules (entretien hebdomadaire) ;
- Assister et contrôler le refuelling des véhicules chaque vendredi
- Assister et contrôler les livraisons de carburants

Gestion des Equipements

- Assurer la mise en œuvre et le respect des procédures de Concern Worldwide en termes de gestion des équipements ;
- En coopération avec la Gestionnaire IT, s’assurer que le registre des équipements, tant du bureau central de Port-au-Prince, que des sous-bureaux et des résidences est mis à jour ;
- S’assurer que tous les équipements soient bien numérotés et enregistrés dans le registre des équipements.
- Assurer l’état physique des équipements et de leur maintenance
- Avec le support du département de la finance faire un inventaire des actifs/assets chaque semestre;
- Apporter un soutien technique aux sous-bureaux dans la gestion des équipements ;
- Assister la Directrice Systèmes dans le plan de disposition des actifs conformément aux règles des bailleurs et de Concern Worldwide

Gestion des approvisionnements

- Assurer le processus des Appel d’offres et autres processus similaires sont en conformité avec la politique de Concern Worldwide et de ses bailleurs;
- Assurer que les documents sont remplis conformément au principe de la dérogation d’autorité ;

- Assister le programme dans la conception des plans d’approvisionnement (PP) et que la logistique ait une bonne compréhension des besoins du programme ;
- S’assurer que les dossiers respectent les différents niveaux de vérification comme spécifié dans la politique avant d’être soumis à la directrice systèmes pour approbation et soumission a la finance ;
- Apporter son appui à l'identification des fournisseurs de biens et de services potentiels et la mise en place d'un système transparent de transactions commerciales conformément à la politique d'approvisionnement de Concern
- Planifier et coordonner avec les gestionnaires de projets tous les processus d'approvisionnement en biens et en services en identifiant les priorités et en définissant les paramètres et deadlines en fonction des besoins des projets.
- Réviser la liste des fournisseurs utilisés couramment par Concern Worldwide et avec l’officier en charge des achats renouveler cette liste pour assurer la mise à jour.

Gestion de l’entrepôt et des stocks

- Assurer que le système de gestion des entrepôts de Concern Worldwide Haïti est en conformité avec la politique d’entreposage ;
- Assister la Directrice systèmes dans les donations de stock obsolètes de projets finalisés en conformité avec le plan de disposition de Concern Worldwide ainsi que les règles des bailleurs ;
- Effectuer des vérifications ponctuelles régulières et s'assurer que le rapport de stock est envoyé mensuellement à la Directrice Systèmes
- Assurer que les fiches d’ajustement des stocks sont bien remplies et archivées au niveau de l’entrepôt ;

Rapportage

- Compiler et analyser les rapports soumis par les officiers, suivant les programmes
- Fuel voucher réconciliation report
- Rapport de Transport mensuel (y compris les génératrices),
- Rapport de stock mensuel
- Rapport de mouvements de stocks hebdomadaires
- Inventaire général - juin et décembre
- Suivi du stock carburant
- SRTS hebdomadaire vérifier et distribuer chaque semaine
- Plans des achats (PP) mis ajour chaque mois
- Vérifier et contrôler conjointement avec le département finance le registre des assets tous les 6 mois
- Faire une analyse de tous les rapports, faire des recommandations d’actions pour les améliorer (incluant un test de consommation des stocks physique ou liquide) et soumis à la Directrice Systèmes pour approuver les correctifs éventuels

Autres Tâches

- Apporter une assistance technique au staff terrain sur les aspects logistiques en fonction des besoins
- Effectuer des visites régulières des sous-bureaux afin d’évaluer que les systèmes en place sont en conformité avec les procédures
- En collaboration avec la Directrice des Systèmes, gérer le budget du transport pour Port-au-Prince
Cette liste de taches n’est pas exhaustive et pourra être modifiée à la demande du superviseur en fonction des impératifs de service.

Le poste d’un employé (m/f) pourra être changé, modifié à tout moment et l’employé a pour devoir de faire preuve d’enthousiasme, de dynamisme et de performance au mieux de sa capacité dans l’exécution des nouvelles tâches qui lui sont confiées


Confidentialité

Assurer la non divulgation de toute information que ce soit en ce qui a trait aux pratique ou aux affaires de Concern Worldwide, dont on est mis au courant pendant l’exécution de travail, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l’exécution normale du devoir


Tous les employés ont pour devoir de respecter toutes les règles et procédures de Concern Worldwide

Formation
• Bac + 2 en logistique ou équivalent
• Au moins 4 ans d'expérience professionnelle dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement avec au moins 2 ans d'expérience dans la gestion d’entrepôt / logistique de préférence avec une ONG,
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel
• Expérience dans la formation logistique souhaitée


Connaissances
• Bonne connaissance du français (oral et écrit)
• Bonne connaissance de l’anglais (oral et écrit)

Compétences
• Excellente qualité en communication et goût pour le travail en équipe
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Rigueur et attention aux détails
• Capacité de s’adapter à un environnement changeant
• Capacité à travailler sous pression souvent dans des délais stricts
• Flexibilité
• Grande capacité d’organisation du travail

Le poste est basé à Port-au-Prince avec des déplacements ponctuels sur les zones d’intervention

Curriculum Vitae, lettre de motivation, copie de diplômes et/ou certificats, copie du matricule fiscal, copie d'une pièce d'identité valide

Prière de noter à l'objet: GESTIONNAIRE LOGISTIQUE