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MISSION
Le Responsable de Base est en charge de la bonne gestion de la base à laquelle il est affecté.
Il assure la coordination entre les départements supports et la bonne collaboration entre ces derniers et le programme.
Il est entièrement responsable de la gestion administrative, de la gestion des RH et de la gestion de la finance sur sa base.
Il supervise le chargé log et s’assure que les activités logistiques sont correctement menées.
Il est le garant du respect des procédures FLAT sur sa base.


ACTED est une organisation non gouvernementale et humanitaire française engagée dans des programmes d’urgence et de développement.
Compte tenu de la nature des activités, les employé(e)s doivent être disponibles et flexibles à tout moment afin de répondre aux éventuelles urgences.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
 Coordinateur de Zone
 Directeur Pays.
Responsable de :
 Toute l’équipe support de la base d’affectation RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
 Toute l’équipe support de la base d’affectation
 PM de la base d’affectation
 Coordinateur(s) technique(s)
 Responsables de la coordination
Relations externes :
 Fournisseurs locaux
 Autorités administratives locales
 Banques locales

1. Assurer la représentation d’ACTED :
De manière générale, veiller à véhiculer une image positive et professionnelle de l’association. Veiller en particulier au respect du mandat, de l’éthique, des valeurs et du discours de l’association vis à vis des tiers.
 Etablir, maintenir et développer des relations de travail actives et régulières avec les autres ONG, autorités locales et structures étatiques (mise à disposition de fiche de présentation des projets, participation au processus de sélection des bénéficiaires, approbation des listes de bénéficiaires, signature d’un protocole d’accord, état d’avancement des projets…). Obtenir les autorisations et accords requis pour la mise en œuvre des activités d’ACTED

 Assurer le suivi des demandes des représentations locales de l’UCAONG / MPCE / DPC / COUD / COUC

 Assurer le suivi des relations avec les bureaux des entités administratives locales (ONA / MAST …)

 Assurer le développement de bonnes relations avec les fournisseurs locaux en collaboration avec le chargé log

2. Management et coordination interne

 S’assurer que tout le staff de la base comprend et est en capacité de remplir son rôle et ses responsabilités par rapport aux opérations dans la zone et en lien avec les départements du bureau capitale

 Promouvoir la cohésion, l’efficacité et le bien-être de l’équipe

 Conseiller et soutenir l’équipe pour accroître ses compétences, développer son efficacité et sa performance

 Gérer les conflits interpersonnels au niveau de la base

 Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour créer un environnement de travail positif

 Assurer la mise en œuvre des mécanismes de coordination d’ACTED au niveau de la base


3. Management FLATS

Gestion Finance

 Contrôler le budget des projets au niveau de la zone pour éviter les dépassements et les sous-consommation

 Assurer une prévision budgétaire précise et une gestion efficiente de la trésorerie (planifier et communiquer au département finance capitale les cash request dans les délais impartis). Gérer la comptabilité de base et suivre les procédures comptables et financières

 S’assurer que les rapports financiers TITANIC de la base soient précis et produits dans les délais. Assurer la mise à jour de tous de BFU et CFU sur la base chaque mois

 Respecter les tables d’allocation envoyées par le département finance capitale chaque mois, saisir les différents modules de SAGA et assurer la clôture mensuelle de la comptabilité de la base (vérification du cash / réconciliation bancaire à la fin du mois. Assurer une sauvegarde sur support informatique interne et externe de tous les modules SAGA

 S’assurer de la bonne tenue des caisses et comptes bancaires de la base et des documents relatifs à la gestion du « cash flow » (cash checking statements, relevés bancaires). Contrôler la saisie : montant, devise, libellé, lignes budgétaires, codes comptables, codes tiers …et transcrire ces derniers dans tous les bordereaux de paiement. Contrôler les soldes entre journaux et états de caisse, entre journaux et états de banque. S’assurer que la documentation d’achat est conforme et gérer l’archivage financier : les classeurs finances sont mis à jours avec les dossiers payés chaque jour

 Assurer que les dossiers liés à la finance sont conformes aux procédures ACTED et qu’ils sont validés par la signature des personnes compétentes avant d’effectuer les paiements

 Contrôler les coûts : s’assurer que toutes les ressources sont allouées sur les projets de la base, assurer le suivi des « running costs » (veiller à ce qu’ils ne dépassent pas les standards et à ce qu’ils soient payés dans les délais impartis)

 Appuyer les chefs de projet dans l’élaboration de nouveaux budgets sur la zone d’intervention, assurant la coordination des départements financier, logistique et projet.


Gestion Logistique


 Superviser de manière générale les activités du chargé logistique de la base

 S’assurer que les achats soient réalisés dans les temps et en conformité avec les procédures (vérification des scénarios d’achat)

 Assurer une gestion de qualité de l’approvisionnement au niveau de la base. Contribuer à l’identification des fournisseurs locaux, pour constituer une base de données et l’updater régulièrement

 Assurer une gestion appropriée des biens / actifs

 Assurer une gestion des stocks appropriée

 Garantir un système IT approprié avec des sauvegardes de données régulières

 Garantir des moyens de communication suffisants et fiables au niveau de la base

 S’assurer que les rapports TITANIC logistiques soient précis et produits dans les délais impartis


Gestion Administration et RH

 Assurer un recrutement transparent et dans les délais du staff national et contribuer au recrutement du staff international sur demande de la capitale

 En collaboration avec le Responsable RH national, élaborer et mettre à jour les dossiers du personnel national. S’assurer que tous les staffs ACTED ont signé un contrat en bonne et due forme (y compris pour les staffs en CDS, s’assurer qu’ils ont signé un contrat de travail avant la date de début du contrat)

 Participer au processus de recrutement de l’équipe en collaboration avec le département RH en capitale. Superviser la rédaction des annonces de postes à pourvoir et les publier. Visionner et sélectionner les candidatures, convoquer les candidats et mener les entretiens / test en collaboration avec le responsable du département en question. Elaborer les contrats de travail dans le respect de la législation nationale.

 S’assurer que tous les staffs de la base connaissent et respectent le code de conduite d’ACTED.

 S’assurer de la ponctualité de tous les staffs de la base et valider les feuilles de présence après vérification avec chaque responsable de département ou de projet

 Mettre à jour la base de données (Excel DATA RH) de tous les staffs de la base et l’envoyer au département RH en capitale avant le 5 de chaque mois. Informer le département RH de la capitale des fins de contrat le 5 de chaque mois

 Vérifier le payroll chaque mois avant envoi en capitale

 Effectuer un suivi des congés en vérifiant les jours de congés de chaque staff avant de valider les demandes de congés. Avertir les chefs de projet /département si un staff a accumulé plus de 15 jours de congés

 Préparer et animer régulièrement des réunions RH chaque mois avec les staffs de la base (en bilatéral/en groupe) pour les mettre à jour sur les politiques RH ACTED et/ou POS, annoncer les non renouvèlement de contrats, attribuer des avertissements ou autres sanctions, résoudre des conflits…

 Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe sous sa supervision hiérarchique directe et faire un suivi de ces entretiens en collaboration avec le Responsable Admin / RH en capitale (transmission des grilles d’évaluation et des recommandations – affectation, modification de contrat/salaire …)

 Identifier les besoins de formation des équipes en se basant sur les évaluations et l’observation in situ

 S’assurer que tous les classeurs RH sont complets et régulièrement mis à jour

 Préparer et animer les FLAT meeting et la partie support des WAM. Envoyer les comptes rendus en capitale

 S’assurer que les rapports TITANIC RH soient précis et produits dans les délais impartis

 S’assurer que le bureau dispose toujours d’un stock de matériel / fournitures / équipements nécessaires à son bon fonctionnement (bureaux, classeurs, produits de nettoyage, matériel fongible …)

 S’assurer que les bureaux (y compris les espaces extérieurs) et que la Guest soient toujours propres en assurant la supervision des agents d’entretien et en leur fournissant le matériel dont ils ont besoin

 Informer le propriétaire de toute déficience structurelle ou fonctionnelle du bureau / Guest afin qu’il puisse faire les réparations nécessaires


Gestion Transparence / Conformité

 Garantir le respect des procédures FLAT au sein des départements concernés support / programme. Assurer la mise à jour régulière des classeurs FLAT des projets mis en œuvre sur sa base d’affectation ajouter formation

 Minimiser les risques de fraude et de corruption en s’assurant de l’adhésion aux procédures FLAT

 S’assurer que l’équipe est informée de la politique « transparence » et signaler les problèmes de transparence et de conformité aux personnes concernées




Gestion Sécurité

 Analyser le contexte sécuritaire de la zone et en lien étroit avec le responsable pays sécurité, contribuer à la définition, l’analyse et l’évaluation des risques
 Collaborer avec les parties prenantes au niveau de la zone pour assurer l’accès et le soutien aux interventions
 Traiter les risques sûreté et sécurité par la mise en œuvre des procédures standards opérationnelles définies pour la base
 S’assurer que les bureaux et les habitations sont en conformité avec les standards de sureté, sécurité et santé.
 S’assurer que tout le staff adhère aux procédures de sécurité
 S’assurer que les incidents en matière de sécurité sont rapidement remontés au bureau capitale

Gestion /Management
Expériences dans le milieu des ONG et dans un poste similaire, un atout.

• CV
• lettre de motivation
• Copie diplômes
• Copie de carte d’identité
• Eventuelles références

Les candidats doivent etre prêt a travailler dans les départements suivants:
Ouest - Grand-Sud- Artibonite- Centre-Nord