Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À l’OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

Sous la supervision du Supply Chain Manager du département de la Chaine d’Approvisionnement, le Coordonnateur des achats en produits de santé et services aura pour responsabilités principales d’exécuter les plans d’achats annuels et semi-annuels des produits de santé et de faire le suivi des achats internationaux et/ou locaux de ces produits, tout en assurant le respect des procédures et politiques d’acquisition du Fond Mondial et de l’ OHMaSS.

Principales Responsabilités

Gestion et coordination des processus d’exécution des achats des produits de santé

• Coordonner les activités d’acquisition des produits de santé et services associés de l’OHMaSS dans le cadre de la subvention du Fond Mondial pour les programmes de lutte contre la Malaria, la Tuberculose et le VIH/SIDA ;
• Placer des commandes locales ou internationales (à travers des systèmes spécifiques) des produits identifiés dans les plans d’approvisionnements annuels et/ou semi-annuels, tels que : les médicaments, les réactifs et consommables de laboratoire, les services de maintenance et de réparation des équipements de laboratoire, les tests de dépistage rapides etc.;
• Développer et gérer des appels d’offres au besoin ;
• Négocier avec des fournisseurs au besoin ;
• Préparer les ordres d’achat au besoin ;
• Vérifier les factures et préparer les demandes de paiements pour les achats locaux ;
• Servir de point de contact et de liaison entre le bureau de l’OHMaSS et le bureau de PSI Washington et entre le bureau de l’OHMaSS et les agents d’achat internationaux ou fournisseurs, pour tout besoin relatif au processus d’achat des produits de santé et services associés ;
• Coordonner avec les équipes/personnels techniques concernés les demandes de clarifications de spécifications demandées par les agents d’achats et fournisseurs ;
• Contribuer au besoin au processus de waiver ou d’enregistrement sanitaire des produits pharmaceutiques;
• Gérer le processus et les documents relatifs aux pré-alertes pour les commandes internationales ;
• Coordonner avec l’agent de réception et le coordonnateur du dépôt les arrivages des commandes au niveau du port d’entrée du pays et fournir un support durant le processus de dédouanement au besoin ;

Suivis des processus d’exécution des achats des produits de santé (financier, progrès, performance etc.)

• Mettre à jour le fichier de suivi des dépenses en achats des produits de santé et services associés pour chaque commande placée, selon le budget initial ;
• Suivre les indicateurs du processus d’achat, notamment le respect du délai de livraison des produits ;
• Développer des outils de gestion et de suivi adaptés aux besoins pour le suivi approprié de l’état d’avancement/d’exécution des commandes locales et/ou internationales des produits de santé et/ou services associes pour une exécution des commandes plus efficace et efficiente ;
• Préparer des rapports réguliers et ad hoc d’état d’avancement des dossiers d’approvisionnement et soumettre ces rapports aux supérieurs hiérarchiques de manière périodique et sur demande ;

Documentation et archivage des processus des achats des produits de santé

• Coordonner le processus d’archivage papier et électronique de tous les documents relatifs aux achats des produits de santé et services associes ;
• être le point de contact pour tout audit des processus d’achat des produits de santé et services associes ;
• Contribuer au maintien d’une base de données des fournisseurs de produits de santé et services associés ;

Fournir une expertise et un support technique en processus d’achat à d’autres départements selon les besoins, et autres activités

• Fournir un support/aide au besoin au service de procurement du département des opérations ;
• Identifier les problèmes et proposer des solutions aux supérieurs hiérarchiques pour rendre plus efficient les processus d’acquisition des produits de santé et services associes ;
• Procurer le plus haut degré d’éthique professionnelle suivant les guides et procédures d’OHMaSS et des bailleurs ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes sur demande de son superviseur.

• Etre diplômé en gestion, ou sciences comptables, administration ou sciences connexes ;
• Avoir une bonne connaissance des principes d’approvisionnement et d’administration ;
• Avoir une expérience dans les processus d’acquisition des médicaments, produits de laboratoire et autres produits de santé ;
• Avoir Quatre (4) ans d’expérience minimum dans un poste similaire, dans une ONG;
• Avoir une connaissance des standards internationaux de qualité comme les Bonnes pratiques de fabrication et les Bonnes pratiques de distribution, serait un atout ;
• Avoir une forte capacité d’analyse, de prise de décision, d’organisation et de négociation ;
• Avoir une excellente connaissance du marché, des fournisseurs en produits de santé et services associés;
• Avoir une expérience en préparation et délivrance des documents de sollicitation, réception des offres, évaluation des offres, préparation du contrat et attribution, finalisation et émission des contrats et gestion des contrats ;
• Avoir des aptitudes en communication, relations interpersonnelles avec l’habilité d’interagir avec une variété de personnes de différents niveaux ;
• Avoir la capacité de travailler en groupe et sous pression avec un minimum d’autonomie et avec des moyens limités ;
• Être méticuleux et respecter les délais ;
• Être capable d’identifier les problèmes et de proposer des alternatives de solutions ;
• Avoir une excellente capacité à aider au changement organisationnel, à gérer plusieurs taches simultanées, à gérer les détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment ;
• Avoir de l’expérience en logistique des produits de santé serait un atout ;
• Avoir la capacité de communiquer efficacement avec divers publics sur les marchés et les questions liées aux principes d’approvisionnement et des contrats ;
• Avoir une bonne maitrise des logiciels : Word, Excel, Access, Power point, Outlook, Quickbooks;
• Avoir une excellente communication orale et écrite en français, l’anglais serait un atout.

• Poste basé à Pétion-Ville avec de fréquents déplacements sur le terrain ;
• Statut & Type de contrat : Employé - Contrat à durée indéterminée ;
• Prise de fonction : Juillet 2018 préférablement

• Lettre de motivation, Curriculum Vitae détaillé avec références professionnelles ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc..).
• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes.

Département des R.H.

L’OHMaSS se réserve le droit de ne pas analyser les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et/ou entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux.