Le Bureau des Nations Unies pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Bureau de OCHA en Haïti est basé à Port au Prince depuis 2004. Il est constitué de trois sections principales : Coordination, Gestion de l’information et Communication ainsi que l’Administration et Finances. Dans le cadre de la réponse humanitaire en cours, OCHA-Haiti voudrait renforcer son équipe par services d’un chargé des opérations (Administration et Finances). 

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Finances assurera spécifiquement les responsabilités suivantes :
 
Gestion du Budget et Finances
Assister à la préparation du budget en rapport avec la stratégie, le plan de travail annuel du bureau et les règles et procédures financières en vigueur ;
Préparer les demandes d’autorisations financières trimestrielles en rapport avec le budget approuvé ;
Assurer le monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées ;
Assurer la mise en œuvre des activités planifiées et budgétisées ;
Assister à la préparation des rapports financiers requis par le Chef de Bureau ou son intérimaire, le Siège et les bailleurs de fonds ;
Superviser la gestion de la petite caisse en s’assurant de son ouverture, de son fonctionnement optimal, de son contrôle et de sa clôture dans le respect des règles et procédures en vigueur ;
Assurer une bonne codification comptable des transactions financières enregistrées dans ATLAS et Umoja ;
Superviser la vérification mensuelle des IOVs du Bureau reçus du PNUD et procéder aux corrections nécessaires le cas échéant ;
Faire une analyse de la consommation budgétaire du Bureau de façon hebdomadaire en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision et informer le Chef du bureau ou son adjoint ; 
Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs ;

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Finances assurera spécifiquement les responsabilités suivantes :
 
Gestion du Budget et Finances
Assister à la préparation du budget en rapport avec la stratégie, le plan de travail annuel du bureau et les règles et procédures financières en vigueur ;
Préparer les demandes d’autorisations financières trimestrielles en rapport avec le budget approuvé ;
Assurer le monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées ;
Assurer la mise en œuvre des activités planifiées et budgétisées ;
Assister à la préparation des rapports financiers requis par le Chef de Bureau ou son intérimaire, le Siège et les bailleurs de fonds ;
Superviser la gestion de la petite caisse en s’assurant de son ouverture, de son fonctionnement optimal, de son contrôle et de sa clôture dans le respect des règles et procédures en vigueur ;
Assurer une bonne codification comptable des transactions financières enregistrées dans ATLAS et Umoja ;
Superviser la vérification mensuelle des IOVs du Bureau reçus du PNUD et procéder aux corrections nécessaires le cas échéant ;
Faire une analyse de la consommation budgétaire du Bureau de façon hebdomadaire en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision et informer le Chef du bureau ou son adjoint ; 
Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs ;
 
Services Généraux
Superviser les activités liées à la gestion des ressources humaines, logistique et télécommunication,
Assurer l’atteinte des objectifs relevant de l’administration dans le plan de travail annuel du bureau
Rechercher et recommander des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence des opérations du bureau ;
Veiller à la gestion optimale des équipements du bureau et une bonne tenue de l’inventaire du bureau ;
Faire le suivi des factures d’utilisation privée des ressources de l’organisation par le personnel ;
Assurer un suivi assidu des processus de voyage initiés à travers Umoja, notamment lorsque les paiements n’ont pas abouti ;
Préparer et faire procéder au paiement des missions du personnel national dans Umoja par l’Assistante chargée des Voyages ;
Traduire le plan de travail annuel du bureau par un plan de travail de l’unité et faire l’évaluation des performances des membres de l’unité chaque année ;
Veiller à une gestion optimale des ressources humaines en conformité avec les règles en vigueur ;
Assurer le bon archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur ;
Œuvrer pour le développement et le maintien de bonnes relations professionnelles avec les services financiers du PNUD / MINUJUST, les autres agences et les partenaires afin d’assurer une réponse rapide aux demandes formulées par OCHA ;
Assurer le point focal de la sécurité pour OCHA et prendre part aux différents forums sur la sécurité
Etre membre actif de l’OMT (Operational Management Team)
Effectuer toute autre tâche relative aux opérations et conformes aux règles demandées par le Chef du Bureau.

Valeurs fondamentales :
Intégrité
Professionnalisme
Respect de la diversité
Compétences-clé :
Aptitude à la communication
Esprit d’équipe
Aptitude à planifier et à organiser
Sens de responsabilités
Souci du client
Ouverture à la technologie
Compétences techniques :
Bonne maitrise du logiciel ATLAS / UMOJA;
Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur aux Nations Unies ;
Solides aptitudes en matière de gestion comptable, budgétaire et financière ;
Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière.

Etre titulaire d’un diplôme universitaire Master+ 2 ans d’expérience et/ou Licence + 3 ans d’expérience
Domaine d’études : Administration des Affaires, Comptabilité, Finance ou Gestion des Entreprises ou des projets. Un diplôme universitaire (Master) dans un autre domaine sera considéré en cas d’une expérience pertinente de gestion administrative
Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Access, Excel, Word, Powerpoint, et des SAP ERP, etc)
Avoir une connaissance du système des Nations Unies serait souhaitable
Avoir une connaissance des outils de gestions (ERP ATLAS, UMOJA)
Etre capable de travailler dans un environnement sous pression
Etre de nationalité Haïtienne
Maîtrise du Français, écrit et parlé.
Maîtrise de l’Anglais, écrit et parlé.

Les candidatures féminines sont encouragées.
 
Date limite des dépôts des candidatures : 30 jours après la publication du poste
Les dossiers de candidatures reçus après la date limite de dépôt ne seront pas acceptés.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
 
NB : Merci de noter que le Bureau OCHA est un environnement non-fumeur