Qui sommes-nous ?

Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

SOMMAIRE DES TACHES :

Le/la Coordonnateur (trice) du département Approvisionnement et Contrats relève directement de la Direction des Opérations (DOP) d’OHMaSS. En tant que membre clé de l’équipe, il/elle aide les autres départements à déterminer leurs besoins, gère le processus de demande d’approvisionnement, repère les prix concurrentiels et, de manière générale, agit comme un contrôleur pour s’assurer que les politiques, procédures et code d’éthique établies sont respectés. Ce poste exige une expérience de travail pertinente dans le domaine de l’approvisionnement et de la passation de marchés dans divers secteurs. Il / elle est aussi chargée du renforcement des capacités de l’équipe qui se trouve sous sa supervision.

Coordination et Management d’Equipe

• Définir, affecter et contrôler les tâches ;
• Superviser le travail des collaborateurs ;
• Animer les réunions du département ;
• Diffuser l’information aux collaborateurs ;
• Evaluer les collaborateurs ;
• Participer au recrutement des collaborateurs ;
• Superviser la gestion du temps des collaborateurs ;
• Participer à l’identification des besoins de formation des collaborateurs.

Planification
• Gérer le processus d’approvisionnement et garantir la disponibilité et la qualité des produits ;
• Définir les objectifs d’achat et planifier les approvisionnements (estimation des besoins et planification des approvisionnements) ;
• Préparer les Cahiers de Charges de Présélection des Fournisseurs, des Appels d’Offres et des Consultations Restreintes ;
• Apporter sa compétence au Comité de Gestion pour l’analyse et l’adjudication des offres ;
• Inviter les fournisseurs recommandés à soumissionner; évaluer leurs offres, soumissions, devis et propositions et accorder les contrats ;
• Établir et négocier les modalités des contrats, et maintenir les relations avec les fournisseurs ;
• Préparer et tenir les registres des achats, des rapports et des listes de prix ;
• Travailler avec des intervenants internes et externes pour déterminer les besoins en matière d'achats et les exigences pour ce qui est de la qualité et de la livraison ;
• Travailler activement avec les responsables des différentes sections pour budgétiser leurs besoins en biens et services ;
• Planifier le plan annuel d’approvisionnement avec les sections programmatiques selon leur plan d’activités ;
• Agrandir et améliorer la liste des fournisseurs de biens et de services en élaborant un processus de qualification et de certification des fournisseurs.
• Emettre un rapport mensuel des dossiers de procurement en cours avec les tabulations suivantes : section requérante, description, Situation, Action à entreprendre et status.

Conformité
• Agir comme expert-conseil auprès du directeur de l’organisation et du personnel de son service afin de minimiser les risques légaux pouvant être encourus par l’organisation;
• Élaborer et négocier, le cas échéant, des contrats en s’assurant d’obtenir les meilleurs prix et conditions d’approvisionnement pour l’acquisition de biens ou services.
• Rédiger des recommandations découlant de tout type de contrat;
• Effectuer des veilles de marché et des recherches de fournisseurs potentiels;
• Faire la promotion des appels d’offres et des demandes de prix si nécessaire;
• Communiquer avec les fournisseurs au besoin et leur expliquer les documents d’appels d’offres afin de diminuer les situations ambigües lors du dépôt des soumissions;
• À la demande de son supérieur, prépare les documents pour à participer aux comités de sélection des soumissions à titre de secrétaire;
• Assurer l'intégrité, la conformité, l'équité, l'exactitude et la transparence dans les processus d'approvisionnement ;
• Rédiger, signer et assurer le suivi du rapport du comité de sélection;
• Résoudre divers problèmes tels que la conformité et la qualité des produits et des services, les délais de livraison, etc.
• Traiter les plaintes, répondre aux questions, s’informer ;
• Participer à l’élaboration et à la rédaction, des politiques, des procédures et autres documents en lien avec la division;
• Maintenir à jour ses connaissances des principaux marchés dans lesquelles OHMaSS évolue afin que les fournisseurs deviennent de véritables partenaires d’OHMaSS;
• Faire respecter les standards, les normes et procédures établis par OHMaSS dans le processus d’approvisionnement;
• Ajuster ou résoudre les divergences de valeur ;
• Agir conformément aux règles, règlements, lois, normes et pratiques exemplaires en vigueur et maintenir ses connaissances à jour.

Rapportage et Analyse

• Evaluer la qualité du service fournisseur ;
• Aider à déterminer les caractéristiques des biens et services à acheter ;
• Administrer le rendement des contrats, notamment des livraisons, la réception, les garanties, les dommages et les assurances ;
• Mettre sur pied, tenir à jour et consulter les différents fichiers de données statistiques se rapportant à ses fonctions et rédiger des rapports au besoin ;

Suivi
• Assurer le suivi et les obligations administratives qui découlent des contrats ;
• Accompagner la direction dans la gestion contractuelle;
• Elaborer et suivre le plan d’approvisionnement annuel ;
• Elaborer et suivre les commandes des fournisseurs;
• Suivre toutes les opérations d’importation (exonération, autorisations d’importation de la Direction en charge des Pharmacies) ;
• Suivre les opérations de transit et veiller à la réception de toutes les pièces justificatives liées aux opérations ;
• Suivre et Superviser la réception des produits commandés ;
• Exécuter toutes autres taches connexes sur demande de son supérieur hiérarchique.

• Etre détenteur d’un diplôme en gestion des affaires, logistique ou dans un domaine connexe ;
• Avoir cinq ans (5) d’expérience dans un poste similaire avec une ONG en Haïti, expérience avec le Fonds Mondial, l’USAID serait un atout ;
• Avoir une Bonne maitrise des outils bureautique Microsoft tels que : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Quickbooks ;
• Avoir une bonne maitrise écrite et orale du Français, l’Anglais, l’Espagnol serait un atout ;
• Avoir une bonne capacité d’analyse et de synthèse avec une attention très portée sur les détails ;
• Etre un bon planificateur et gestionnaire des ressources matérielles et humaines ;
• Avoir une connaissance confirmée en gestion des stocks, en gestion de la qualité et dans les opérations de transit et d’importations ;
• Avoir de Solides compétences en résolution de problèmes ainsi que des relations clients exceptionnelles (internes et externes); fournir un bon jugement commercial et une surveillance contractuelle ;
• Excellentes compétences organisationnelles avec la volonté de prendre des initiatives et d'être proactif dans le processus d'approvisionnement ;
• Avoir la capacité de gérer et de prioriser plusieurs offres concurrentes ;
• Excellentes compétences en communication et en gestion du personnel et aptitude à établir des relations avec des personnes à tous les niveaux d'une organisation et de différents milieux multiculturels ;
• Avoir la capacité à gérer, motiver les membres de son équipe, et à développer leurs capacités ;
• Doit être un individu extrêmement bien organisé avec de solides compétences techniques, analytique, savoir, planifier, déléguer, coordonner.

• Lettre de motivation, Curriculum Vitae détaillé avec 3 références professionnelles ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc..).
• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes

NB : OHMaSS se réserve le droit de ne pas analyser les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et/ou entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux.