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Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.



Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

Sous la supervision du Directeur de l’Unité de Gestion des Subventions du Fonds Mondial (PMU) et sous la supervision indirecte des responsables VIH/TB, Malaria, Suivi & Évaluation (S&E) et Supply Chain, l’Officier de l’Assurance Qualité (OAQ) est responsable de suivre la qualité de la mise en œuvre des programmes exécutés par les sous-récipiendaires du fonds mondial. L’OAQ a donc une responsabilité multidisciplinaire qui couvre à la fois l’assurance qualité des programmes, l’assurance qualité des données saisies et rapportées et l’assurance qualité des données logistiques relatives au stockage, aux consommations et distributions des médicaments et autres intrants de santé. À travers ses activités de suivi, l’OAQ contribuera à développer une matrice de risques qui permettra de segmenter les sous-récipiendaires les plus à risque et de prioriser les supervisions en conséquence. L’OAQ devra donc s’assurer de développer des rapports de supervision intégrés les plus complets et détaillés pour mieux informer les responsables du PMU des stratégies de suivi et de renforcement de capacité à développer. Les cycles de supervision seront trimestriels et prioriseront les sites problématiques ou plus risqués selon l’analyse préalablement faite.



L’OAQ sera principalement responsable de contrôler la qualité des interventions menées par les SR en conformité avec le planning proposé et les normes et standards nationaux. Lors de chaque activité de supervision, l’OAQ devra valider les aspects quantitatifs et qualitatifs des activités menées par les agents des Sous-Récipiendaires. Au niveau quantitatif, le l’OAQ devra valider, entre autres, la qualité et la véracité des données programmatiques, logistiques, procéder à l’évaluation des conditions de stockage et l’utilisation rationnelle des produits de santé.



Au terme de chaque activité de supervision, l’OAQ devra corriger les faiblesses observées par rapport aux normes, procédures et standards et, contribuer à informer le plan de renforcement des capacités de chaque SR à travers le système de rapportage établi par le département du PMU. L’OAQ s’assurera de noter les recommandations et les faiblesses corrigées dans les cahiers de note des sites préposés à cette fin.



En dehors de ses visites d’Assurance Qualité, l’OAQ appuiera les départements de Suivi et Évaluation et de Supply Chain pour l’analyse des rapports programmatiques et la collecte, l’analyse primaire et l’archivage des rapports de consommation des produits soumis par les SR de façon mensuelle, afin d’alimenter la base de données relative à l’information logistique en vue des quantifications régulières des produits de santé.



L’efficacité de son travail, sur le terrain comme au siège, permettra de renforcer la gestion des données de qualité pour un meilleur suivi programmatique et une meilleure planification de la chaine d’approvisionnement des médicaments et autres intrants de santé.



Principales Responsabilités



Planification du calendrier trimestriel intégré

• Développer et soumettre le calendrier des visites d’Assurance Qualité intégrées pour le trimestre ;

• Planifier les demandes de décaissements et de véhicules pour les activités de terrain selon les procédures établies ;

• Planifier les activités d’Assurance Qualité avec les SR et les partenaires concernés ;

• Planifier des séances de renforcement de capacités pour adresser les faiblesses observées lors des visites précédentes.



Supervision-Les supervisions se feront sur la base de check-lists.

• Vérification de la qualité (efficacité et efficience) des activités de prévention selon les normes et directives nationales ;

• Vérification d’une prise en charge de qualité des patients conformément aux algorithmes et protocoles nationaux, tant au niveau clinique, qu’au niveau du laboratoire et de la pharmacie ;

• Vérification de la gestion et des inventaires des médicaments et autres intrants de santé ;

• Vérification des conditions de stockage des produits pharmaceutiques et des autres intrants de santé, conformément aux standards nationaux et internationaux ;

• Vérification du bon fonctionnement et de la réalisation des maintenances préventives des matériels de laboratoire au niveau des sites de diagnostic et de traitement et mise à jour d’une base de données des équipements de laboratoire par SR (numéros de série, état de fonctionnement etc.) ;

• Vérification de l’application des normes, protocoles et standards nationaux spécifiques aux activités financées par le FM dans les pharmacies et les laboratoires concernant la biosécurité, la gestion des déchets pharmaceutiques et déchets d’activité de soin;

• Évaluation des systèmes de supervision et de rapportage mis en place par les SR au niveau de leurs sous-SR.

Conformité

• Vérification de la qualité des données saisies et rapportées par les agents de santé ou les pairs éducateurs ;

• Vérification de la complétude des rapports et des registres (prévention, traitement et stock) ;

• Vérification de la véracité des données saisies au moment des supervisions (prévention, traitement et stock);

• Vérification de l’archivage des données (prévention, traitement et stock) ;

• Vérification de la disponibilité des matériels d’information et de formation auprès des agents de santé, pairs éducateurs et superviseurs ;

• Vérification de l’affichage des différents documents de normes ou de protocoles (prise en charge et gestion de stock) ;

• Vérification de la présence de fiches de stocks pour tous les produits et matériels entreposés au niveau des pharmacies et autres espaces de stockage ;



Renforcement

• Discuter des faiblesses observées lors des visites d’Assurance Qualité ;

• Proposer des recommandations au terme de chaque visite ;

• Consigner les recommandations et faire signer le formulaire de recommandations à l’intéressé ;

• Animer des séances de renforcement sur normes et protocoles à appliquer et/ou sur l’utilisation des outils de rapportage ;

• Évaluer les compétences des agents au terme des séances de renforcement ;

• Informer son superviseur en cas d’absence de matériel de communication ou de documents (normes, procédures) nécessaires au déroulement optimal des activités ;



Outils, Documentation & Rapportage.

• Contribuer au développement et à l’amélioration continue des check-lists de supervision ;

• Produire les termes de référence de chaque mission d’Assurance Qualité ;

• Compiler les problèmes et faiblesses rencontrées avec les efforts de renforcement effectués lors de chaque visite et les transmettre au département du renforcement des capacités ;

• Documenter les problèmes et faiblesses observées permettant d’illustrer les faibles rencontrées, dans le respect des droits à la personne ;

• Contribuer à maintenir à jour la matrice des risques permettant de prioriser les suivis auprès des SR « faibles » ou « à risque » ;

• Produire un rapport de visite après chaque visite d’Assurance Qualité.



Suivi

• Assurer un suivi mensuel des recommandations avec les personnes supervisées (par téléphone et lors des prochaines visites) ;

• Développer un rapport de suivi à l’intention de la Direction Exécutive des SR pour les informer des recommandations faites lors des visites d’Assurance Qualité ;

• Assurer le suivi et effectuer des rappels auprès des SR pour obtenir leurs rapports d’activités ;

• En cas de demande de correction des rapports suite leur révision, faire le suivi avec le coordonnateur concerné pour l’obtention des rapports corrigés.

Collecte des rapports logistiques des produits de santé

• Assurer le suivi et effectuer des rappels auprès des SR pour obtenir leurs de consommation et de stock des intrants de santé dans les temps et conformes aux normes de qualité exigées.



Analyse des rapports logistiques des produits de santé

• Analyser les rapports de consommation et de stock des intrants de santé soumis par les SR ;

• Établir la concordance mensuelle entre les données de consommation et les données programmatiques rapportées par les SRs ;

• Élaborer un rapport de croisement des données de consommation vs les données programmatiques, et discuter ce rapport avec la section programmatique, la section supply chain et la section M&E ;

• Faire parvenir le rapport de croisement des données logistiques et programmatiques aux coordonnateurs des SRs et aux coordonnateurs de SCM (Pharmacien et Lab) ;

• Vérifier la concordance de stock de fermeture du mois antérieur avec le stock de début du mois de rapport pour intrant de santé pour chaque SR et ses sous-SR ;

• En cas de demande de correction des rapports suivre leur révision, faire le suivi avec le coordonnateur concerné pour l’obtention des rapports corrigés ;

• Veiller à ce que les produits sortis de produits de santé des CDAI soient rapportés dans le rapport mensuel de l’institution ;

• Evaluer les niveaux de stocks disponibles au niveau des SRs ;

• Évaluer les niveaux de stocks disponibles au niveau des CDAI.



Vérification programmatique trimestrielle

• Planifier les visites de vérification aux bureaux centraux des SRs ;

• Rencontrer les équipes de M&E des SRs ;

• Soumettre les rapports de vérification aux officiers M&E Senior VIH/TB et Malaria

1. Profil Santé

• Diplôme universitaire de premier cycle en sciences de la santé (gestion, technicien de laboratoire, infirmières, pharmacien, médecine, sciences sociales) ;

• Au moins 2 années d’expérience en suivi ou évaluation et supervision ;

• Avoir participé à au moins 5 enquêtes d’importance ou processus de validation de données.

Compétences techniques

• Avoir la capacité d’utiliser des outils et des méthodes de suivi de la qualité : checklists, normes qualité;

• référentiels qualité, méthodes d’audit;

• Avoir les compétences de base dans le suivi des programmes de santé;

• Avoir une bonne connaissance des algorithmes et protocoles de traitement et prise en charge clinique et directives en matière de prévention (VIH, TB et Malaria), un plus;

• Avoir une bonne connaissance des techniques d’enquête et de recherche documentaire (utilisation de formulaires et compilation de données dans Excel);

• Avoir les aptitudes de base avec les outils informatiques (Excel, Word, Dashboard sur Internet).



Aptitudes professionnelles :

• Faire preuve de rigueur méthodologique et organisationnelle;

• Avoir le sens du dialogue et de la communication, qualités d’écoute et excellent relationnel afin de faire adhérer à la politique qualité;

• Faire preuve de pédagogie et souplesse pour convaincre et former les équipes;

• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs, afin de pouvoir intervenir auprès de publics variés internes et externes;

• Avoir la capacité d’analyse pour repérer les dysfonctionnements;

• Avoir la capacité à anticiper et à analyser les évolutions sectorielles et réglementaires en matière de qualité;

• Avoir la capacité à gérer plusieurs dossiers/activités à la fois et à définir des priorités d’action;

• Avoir la capacité à anticiper et à analyser les évolutions sectorielles et réglementaires en matière de qualité;

• Avoir la capacité de travailler sous un minimum de supervision.

Le poste requiert trois 3 groupes de qualifications distinctes ( 3 en santé, 3 en Gestion/Management, 3 en Statistique/Informatiques. Les candidats doivent impérativement appliquer pour un profil en particulier. Une application sans spécification du profil sera rejetée automatiquement.

Poste à temps plein basé à Pétion-Ville- 50% du temps en déplacement en province) ;

• Prise de fonction immédiate ;

• Contrat à durée indéterminé (CDI);

• Package salarial compétitif.

Lettre de motivation, Curriculum Vitae détaillé avec références professionnelles ;

• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;

• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc..).

• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes.

Direction des Ressources Humaines

NB : OHMaSS se réserve le droit de ne pas analyser les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et/ou entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux.