Concern Worldwide compte mettre en œuvre un nouveau programme de 5 ans, financé par l'Irish Aid (IAPF) axé sur la programmation urbaine. Concern Worldwide a mis en œuvre des programmes urbains novateurs qui visent l'amélioration sociale et économique dans les zones urbaines pauvres. Les programmes urbains antérieurs ont inclus le ‘Peacebuilding’ 2009-2012, Les programmes de Retour aux Quartiers I, II, III, IV et le programme de Réaménagement Urbain Grand Ravine. L'objectif principal du programme de l'IAPF consistera à tirer parti des leçons apprises des programmes urbains antérieures et à appuyer l'établissement de communautés résilientes grâce à la gestion des conflits, à la participation communautaire et au renforcement des capacités des communautés à répondre à leur propre réalité. De plus, la création d'opportunités de moyens de subsistance et d'innovations dans la gestion des déchets, la promotion de l’équité homme/femme, le renforcement de la gouvernance et la cohésion sociale au niveau locale constitueront les principes fondamentaux du programme.

L’objectif principal de l’Assistant/e Administratif Programme est de donner un support administratif et logistique à la planification et l’organisation des activités du programme IAPF conformément aux exigences du bailleur et des procédures internes de Concern.
L’assistant administratif programme aura pour principal responsabilité d’appuyer l’ensemble de l’équipe pour les aspects logistiques et administratifs liées aux activités à mettre en œuvre dans le cadre du programme IAPF.
1. Mise en œuvre du programme
Comprendre le programme, ses objectifs et résultats et l’ensemble des outils relatifs aux procédures du bailleur et de Concern.

• Appuyer les Managers et Officiers dans la réalisation d’un plan d’achat
• Préparer et faire le suivi administratif des contrats avec les prestataires de services y compris les consultants
• Planifier les rencontres, les formations, (convocation, suivi des présences, logistique, et frais de transport si nécessaire)
• Gérer les correspondances sur instruction des Managers et Officiers du programme
• Introduire toutes les données dans la base de données des projets et produire les résumés des chiffres pour chaque période
• Faire la planification hebdomadaire des transports et transmettre au responsable des transports chaque Jeudi
• Préparer les demandes de cash pour le programme selon les besoins
• Préparer les paiements vouchers et les pièces justificatives y afférentes
• Préparer les « réquisitions de chèques » et autres documents requis par la Finance/Logistique
• Superviser la gestion des stocks d’articles de bureau avec le Gestionnaire de stock de Concern
• Recevoir et vérifier les rapports financiers des partenaires et les faire valider par les Managers et Officiers et le comptable pour les partenaires
• Préparer les paiements des bénéficiaires lorsque cela est requis
• Planifier les besoins en logistique des activités de terrain (locaux pour réunions, transports, matériels, achats etc.)
• Assurer la gestion et le suivi des réquisitions du programme
• Supporter administrativement les managers et officiers de projet lors de livraisons ou distributions (préparation de feuilles d’horaire, réquisition de cash, justification de liquidité, etc…)
• Préparer les demandes d’achat et faire le suivi des achats avec la logistique
• Rédiger le SR Tracker pour les achats du programme et partager cela avec la logistique
• Gestion de Ressources Humaines : Supporter les Managers et Officiers dans la gestion administrative des ressources humaines (choix de candidats pour grille de sélection, appel et planification pour tests et entrevues, planification des congés, interface avec le département des Ressources Humaines, etc.)

2. Rédaction de document
• Fournir des plans d’actions de travail et rapports d’activités périodiquement selon les échéances fixées par le PM

3. Approche de mise en œuvre des activités
• Garantir la compréhension et l’application par l'équipe des valeurs et des principes de Concern
• S’assurer que les activités en lien avec l’administration et la logistique sont conformes aux normes, codes de conduite et les principes humanitaires
• Appliquer et promouvoir les politiques et le Code de conduite de Concern Worldwide.

4. Autres Tâches
Autres tâches qui de temps à autre peuvent être requises à l’Assistant Administratif Programme. Cette description de poste est un guide et ne décrit pas tout le travail que l’employé(e) aura à effectuer maintenant ou dans le futur. Le poste d’un employé (m/f) pourra être changé, modifié à tout moment et l’employé(e) a pour devoir de faire preuve d’enthousiasme, de dynamisme et de performance au mieux de sa capacité dans l’exécution des nouvelles tâches qui lui sont confiées.

5. Confidentialité
Assurer la non-divulgation de toute information que ce soit en ce qui a trait aux pratiques et les affaires de Concern Worldwide, dont on est mis au courant pendant l’exécution de travail, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l'exécution normale du devoir

Tous les employés ont pour devoir de respecter toutes les règles et procédures de Concern Worldwide

1. Profil
• Bac + 2 en Administration, Logistique ou toute autre expérience relative au poste
• Expérience professionnelle d’au moins deux ans dans la gestion administrative et logistique de programmes urbains
• Connaissances d’au moins deux ans travaillant dans une ONG est un plus

2. Connaissances
• Bonne connaissance des outils liés aux procédures logistiques et administratives dans le milieu ONG
• Bonne connaissance des méthodes/moyens de communication et informations
• Connaissance du bailleur Irish Aid est un plus

3. Compétences
• Excellentes qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Capacités à travailler sous pression
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Grande capacité d’organisation du travail

Le poste est basé à 70% dans les bureaux principaux de Concern (Petionville) et 30% sur le terrain à Cité Soleil

CV, Lettre de motivation, Copies de diplomes et/ou certificats, Copie de matricule fiscal, copie d'une piece d'identité valide