Conformément à ses statuts, le Comité de Coordination Multisectoriel des projets du Fonds mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme en Haïti (CCM Haïti) dans le souci d’une redynamisation de ses structures, désire recruter son ou sa Secrétaire Exécutif (ve) pour appuyer le bureau du CCM dans la concrétisation de son nouveau mode de gouvernance.

Synthèse des responsabilités
Sous l’autorité directe du bureau CCM HAITI, le/la titulaire de ce poste a comme principal mandat le soutien du bureau du CCM quant au bon fonctionnement de l’Assemblée des membres ainsi que des commissions qui y sont rattachées. Il/elle assure également la préparation et le suivi des rencontres du bureau. À l’égard de chacune de ces instances, il/elle assure la préparation des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus. Aussi, il/elle appuie la commission permanente de Suivi Stratégique du CCM.

Description des tâches et responsabilités

Dans le domaine administratif

• Assurer l’ensemble des activités relatives à la préparation et au fonctionnement efficace de l’Assemblée générale et des diverses commissions mises en place (convocation, consultation et élaboration de l’ordre du jour, procès-verbaux, gestion des documents, suivis)
• Planifier et organiser la tenue des rencontres des commissions et de tout autre sous-comité ad hoc créé par l’Assemblée des membres
• Veiller au suivi des dossiers découlant des rencontres en Assemblée ordinaire et extraordinaire et des diverses commissions mis en place
• Contribuer à la préparation et à la rédaction du rapport annuel d’activités ainsi que des rapports financiers
• Planifier et organiser le calendrier des rencontres pour la réalisation de la planification stratégique
• Tenir le registre des procès-verbaux et le registre des réunions de l’Assemblée en certifiant le contenu de chaque rencontre
• Assurer la tenue des originaux des divers documents légaux et contrats
• Assurer la circulation des informations pertinentes auprès des membres et partenaires et tenir à jour la liste de leurs coordonnées
• Coordonner le processus d’évaluation annuelle de l’Agent Local du Fonds mondial (LFA)
• Etablir et maintenir la liaison avec les membres du CCM et les différents groupes constituants impliqués et représentés au CCM, (les agences du Gouvernement, partenaires bilatéraux et multilatéraux, le secteur privé, les différentes organisations de la société civile et les groupes de personnes vivant avec les maladies (VIH-Sida, tuberculose et malaria), la presse et le grand public en général)
• Fournir l’assistance administrative aux ateliers du CCM
• Assurer la Supervision des Conseillers Techniques du CCM, de l’assistante administrative et autre personnel fournissant un appui logistique au bureau du CCM
• Préparer les plans d’actions, budgets et rapports d’exécution du CCM
• Assurer la coordination et le bon déroulement des visites du Fonds Mondial et maintenir informée l’Equipe pays des informations pertinentes concernant le CCM
• Servir de point focal pour l’évaluation de la performance du CCM, la gestion de contacts et l’accord de financement du CCM.
• Maintenir à jour et actualiser le système de suivi et d’amélioration de la performance du CCM ;


Dans le domaine du Suivi Stratégique

Il/Elle travaillera en appui à la Commission de suivi stratégique (CSS) du CCM HAITI. Il/Elle sera responsable du suivi des grandes lignes des subventions du Fonds Mondial à Haïti dans les domaines suivants:

• Responsabilités générales

Il/Elle aura à : (i) faire le suivi-stratégique du Récipiendaire Principal et de la gestion des subventions; (ii) assurer l’analyse, la revue et la présentation des informations financières, de gestion et programmatiques des subventions en cours ; (iii) suivre régulièrement chaque subvention à travers leur tableau de bord respectif.

• Responsabilités spécifiques

Il/Elle devra veiller à : (i) la mise en œuvre efficace des activités subventionnées selon les plans de travail validés; (ii) l’analyse des résultats obtenus et l’atteinte des objectifs à court et à moyen terme ; (iii) la gestion transparente et efficace des subventions et des partenariats.
Principales tâches
 Préparer le plan de travail et le budget du suivi stratégique pour l’approbation du CCM
 Assister le Comité de suivi stratégique dans la révision du plan de suivi stratégique du CCM et proposer des changements, si nécessaire, pour l’approbation du CCM
 Coordonner les activités de mise en œuvre du plan de suivi stratégique et du manuel des procédures opérationnelles du CCM
 Organiser les réunions et les présentations du Comité de suivi stratégique et assurer l’obtention et la transmission des rapports/recommandations aux personnes concernées ;
 Selectionner de concert avec les programmes et le RP les sites qui doivent faire l’objet des visites ;
 Planifier et Réaliser les visites de sites ;
 Planifier et Assister techniquement la tenue des Rencontres de la Commission de Suivi Stratégique ;

 Analyser avec la CSS les tableaux de bords ;
 Intégrer les recommandations qui seront issues de la revue des Tableaux de bord par la CSS et l’AG du CCM;
 Actualiser les outils de suivi stratégique du CCM ( fiche de visite de sites ect…)
 Identifier les failles pour la revue de l’outil Tableau de bord;
 Contribuer au suivi des activités du plan de renforcement ;

Exigences et profil recherché

• Etre titulaire d’un diplôme supérieur ou d’une Maîtrise en gestion de projet, planification, administration sanitaire, santé publique ou sciences sociales avec un cumul de formation et d’expérience jugé pertinent et équivalent
• Posséder un minimum de 3 à 5 ans d’expériences pertinentes
• Capacité à passer aisément des tâches administratives aux démarches stratégiques
• Avoir une expérience prouvée dans le suivi et l’évaluation de la réponse au VIH et/ou à la tubeulose et du paludisme est souhaitable ;
• Connaissance des secteurs associatifs et gouvernementaux
• Expériences dans la gestion de projets/programmes financés par les bailleurs internationaux, incluant la planification, la budgétisation et la gestion des Ressources Humaines.
• Expérience prouvée dans la gestion ou l’implémentation de projets financés par le Fonds mondial serait un atout.
• Capacité à évoluer dans un contexte de changement et d’innovation sociale
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Habiletés à communiquer et à établir des relations avec divers types d’acteurs
• Bonne connaissance des acteurs clés et des enjeux liés au secteur de la santé publique et/ou développement international (un atout)
• Connaissance des stratégies de mobilisation et du travail en partenariat
• Bonne maîtrise des nouvelles technologies de l’information (Excel/PSP)
• Très forte capacité de rédaction,
• Excellent français (oral et écrit)
• Excellente maitrise de l’anglais écrit et un bon niveau de l’anglais oral ;
• Une expérience de Manager est un atout ;
Disponibilité :

• Immédiate

CV détaillé , copie de diplome et lettre de motivation