• Assurer la gestion globale des fonctions de Logistique, qui comprennent les achats, le stockage et les inventaires, la gestion d'actifs (génératrice, logistique bureau, etc) et le transport (véhicules) dans un objectif d'une meilleure efficience financière.
• Agir comme point focal pour la sécurité d'HELVETAS, mettre à jour l'organisation en lien avec un plan d'action établis pour l’année 2018;
• Assurer la préparation de la Réponse aux Urgences de Helvetas en Haiti, mettre en place le plan d’intervention et le stock de contingence.
• Assurer que les tâches décrites dans ce CdC sont exécutées d’une manière professionnelle, efficiente et efficace ;
• Respecter et défendre les valeurs et principes de HELVETAS Swiss Intercooperation (HELVETAS) décrits dans les documents de base voir www.helvetas.org et les manuels administratifs, financiers et autres de HELVETAS ;
1) Logistique et efficience financière :
Véhicules, transports :
• Responsable de la flotte des véhicules et équipements de Helvetas en Haiti.
• Etablir et assure la mise en place des procédures pour la gestion de la flotte de véhicules d'HELVETAS:
• Mise en place d’un outil de suivi des dépenses véhicules
• Reçoit et analyse les demandes de réparation de l'ensemble des véhicules avant transmission au garage
• Fait le suivi des dépenses de réparation pour chaque véhicule
• Planification hebdomadaire des déplacements véhicules et chauffeurs de la Direction Programme et mise à jour quotidienne. NB Les déplacements des véhicules projet sont gérés par les Coordonnateurs de Projet.
• Forme le personnel HELVETAS aux procédures liées à l'utilisation des véhicules (logbook, suivi des pleins d'essence, décharge de responsabilité, etc).
• Mise en place d’une procédure de déplacement pour les équipes sur le terrain (cf Plan de Sécurité)
Logistique et achats :
• Assume la responsabilité du stock, met à jour et renforce les procédures de mobilisation de stock (fourniture, pièces automobile, fournitures, produit de nettoyage, etc.)
• Assure le suivi du processus de dédouanement pour les produits importes
• Assure le suivi et l'optimisation financière du fonctionnement : suivi génératrice, suivi cout matériel
• Suit le IT et organise ses interventions, reçoit le rapport d'intervention.
• Veiller à la gestion, au développement, et à l’optimisation du système informatique en fonction des besoins d’expansion de l’organisation
• Proposer des solutions viables pour la mise en réseaux des bureaux satellites et le bureau central de Port-au-Prince
• Assure le suivi de la mise à jour de l'ensemble des inventaires du bureau de PAP
• Faire le suivi des aménagements, réparations nécessaires du bureau, signalétique incendie, révision système électrique
• Développer un plan annuel de procuration de biens et de services pour toute l’organisation
• Assure le suivi de tout les achats (fournitures, services, travaux) pour toute la mission de Helvetas en Haiti.
• Encadrement des achats suivant les procédures en vigueur et dans un objectif de rationalisation des couts
• Mise en place d’une base de donne des fournisseurs préfères, avec les documents légales pertinentes.
• Rédiger les rapports de consommation de carburant, de maintenance, de suivi des coûts et en assurer la transmission à l’officier administratif et à la DP
2) Point Focal Sécurité :
• Assurer l'animation des mesures de sécurité en lien avec la Directrice des Programmes
• Encadrement de la compagnie de sécurité ou gestion des gardiens
• Organisation des Formations premier secours, extincteurs, etc:
• Organisation des Formations de Défense driving pour les chauffeurs
• Organisation des Formations en Sécurité (anti kidnapping, braquage etc)
• Créer une liste des contacts de sécurité par zone de projet et celle du bureau de PAP,
• Elaboration et la mise en place d’un protocole d’urgence en cas de crise sécuritaire et de préparation aux ouragans • Élaborer et mettre en œuvre un plan pour les évacuations médicales • Rédiger les rapports d’incident / accident / pertes en lien avec la logistique et la sécurité • Participer aux Forums de Sécurité établis en Haiti 3) Préparation Réponse aux Urgences : • Assister la DP dans la rédaction d’un Plan de réponse aux Urgences de Helvetas en Haiti • Responsable pour la Création et Gestion du Stock de Contingence • Etre en étroite collaboration avec les autorités gouvernementales compétentes (protection civile, Croix-Rouge Haïtienne, BNGRD) pour identifier les besoins les plus pressants des populations affectées • Participer aux réunions d’Urgence (en cas d’impact) 4) Encadrement de personnel, rapportage et participation au fonctionnement de l'Unite • Réaliser la planifications mensuelle et hebdomadaire des activités de l’équipe logistique et apporter un soutien technique à l’équipe quand cela s’avère nécessaire • Rédaction et transmission de rapports • Contribution aux réunions internes (Administration, DP, Coordination) sur les aspects logistiques et sécurité Toutes autres tâches qui lui seront assignées par la hiérarchie, et qui sont connexes aux tâches principales ci-avant décrites.

• License en Gestion, Administration des Affaires, Logistique ou discipline connexe pertinente ; Maitrise un atout
• Expérience en gestion de budget
• Maitrise du code du travail Haïtien
• Niveau License en Logistique ou équivalent
• Au minimum 7 ans d’expérience en logistique dont 5 ans au moins en ONG sur un poste similaire
• Expérience dans la sécurité pour des ONG est un plus
2. Connaissances
• Excellente connaissance dans les divers aspects de la logistique (Approvisionnement – gestion de stock - Transport etc.…)
• Excellente maîtrise des outils de gestion logistique
• Parfaite maîtrise de Microsoft Office Professional
• Très bonne connaissance du français (à l’oral et à l’écrit)
• Bonne connaissance du français (à l’oral et à l’écrit)

• Excellentes qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Bonne planification, réactivité et capacité à tenir les délais
• Grande capacité d’organisation du travail

Date de démarrage souhaitée : 1 Avril 2018
Type de contrat : contrat du travail, durée 1 An, renouvelable.
Lieu d’affectation : Port au Prince, avec des déplacements dans les zones du projet selon le besoin

• CV et lettre de motivation
• Copies des Diplômes et Certificats
• 2 références obligatoires en ONG

Note importante !
Due à l’urgence de combler ce position, Helvetas se réserve le droit de procéder à une évaluation des candidatures dès leur arrives. Le poste pourrait se combler avant la date limite.
Seulement les candidats sélectionnés seront notifiés.