Contexte de la mission
MdM-F intervient à Haïti depuis 1989 dans le département de la Grande Anse (GA) sur des programmes d’accès gratuit aux soins de santé primaire (SPP). En parallèle, MdM est intervenue à Port au Prince (PaP) depuis 1994 sur des programmes d’amélioration de la prise en charge des victimes de violence, puis sur un programmes d’accès aux soins des populations affectées par le tremblement depuis le 12 janvier 2010 et aujourd’hui sur un programme de réduction de la mortalité maternelle. MdM a également répondu aux nombreuses urgences qui ont touché le pays ces dernières années suite au passage de cyclones et suite à l’épidémie de choléra.
Port au Prince (PaP)
MdM-F mène depuis 2014 un programme visant à l’amélioration des soins préventifs et curatifs liés aux complications des avortements incomplets et à la promotion des droits sexuels et reproductifs. Au niveau institutionnel, le projet se base sur deux types de partenariats : d’une part avec les structures de santé apportant des soins obstétricaux et néonataux d’urgence (SONU) appartenant au système de santé national et d’autre part avec l’association SOFA et la fondation POZ issues de la société civile.
Département de la Grande Anse (GA)
Présent en Grande Anse depuis 1989 sur des programmes SSR, nutrition et réduction des barrières financières d’accès aux soins, MdM est aujourd’hui présent dans le département sur un programme de lutte contre le choléra et un programme de SSR.
Département du Sud
MDM-F intervient dans le département du Sud depuis janvier 2016 sur un programme en Santé Sexuelle et Reproductive et la lutte contre le choléra. Une base aux Cayes a été ouverte en février 2016.
Consortium Choléra
Dans le cadre d’un consortium avec MdM-Canada (chef de file), MdM Espagne et MdM Argentine, réparti sur plusieurs départements du pays, MdM-F met en oeuvre des activités de réponse au choléra en GA et dans le département du Sud.

Consortium Santé Sexuelle et Reproductive
Depuis janvier 2016 et avec un financement de l’AFD pour 3 ans, MdM est chef de file d’un programme en consortium visant à l’amélioration d’accès aux soins SSR dans les départements de Grande Anse, du Sud et du Nord-Ouest, en développant le renforcement des capacités sur l’ensemble de la pyramide sanitaire, du niveau communautaire au niveau central. Le projet est mis en place en consortium avec plusieurs ONG internationales et nationales. Ce projet est mis en place de manière étroite avec le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP), qui est le maître d’ouvrage du projet.

I – Responsabilités principales

Actuellement dans un processus de renforcement de la mission, il a été décidé de consacrer un poste au sein de la structure logistique pour les approvisionnements en tant que Responsable Approvisionnement.
• Coordonner la gestion appropriée de la chaîne d’approvisionnement conformément à la politique et aux normes de MdM France.
• Veiller à l’adéquation d’une stratégie d'approvisionnement adaptée intégrant les enjeux, les objectifs, les spécificités et les contraintes de la mission.
• Assurer la mise en œuvre des politiques et normes logistiques de la mission, notamment via une communication interne et externe de qualité, une documentation complète, le respect de l’utilisation des outils MdM, la qualité des rapports, et une assistance et formation des équipes sur le terrain.
• Assurer, avec le coordinateur médical, le coordinateur logistique et les équipes techniques, l'intégration de la gestion des entrepôts médicaux (capitale et projets) en respectant la mise en œuvre de la politique logistique relative aux médicaments.

II – Activités - tâches

Approvisionnements :
- Assurer l'utilisation normalisée des outils d'approvisionnement sur la mission et à tous les niveaux de la chaîne logistique (achats, gestion centralisée des stocks, frets).
- Veiller à ce que l'efficacité de la gestion de l'approvisionnement dans la mission soit mise en œuvre conformément aux procédures de MdM France ; au sein des activités régulières et planifiés de la mission comme lors des activités d'urgence.
- S’informe de manière continue sur le marché et l’analyse pour s’assurer d’obtenir les meilleurs prix et services de la part des fournisseurs
- Suggérer la stratégie d'évaluation du marché et collaborer aux études de marché dans le cadre de la mission.
- Établir et maintenir le contact avec les autres sections de MdM dans le pays ou d'autres organismes, en vue d’une collaboration éventuelle et d’un échange de ressources et d'informations concernant les approvisionnements.
- Appuyer la coordination logistique à la rédaction des appels d’offres ainsi que de contrats cadres.
- Veiller que tous les engagements économiques soit en cohérence avec les règles bailleurs.
- Répondre aux demandes de renseignements lors des audits de bailleurs de fonds.

Gestion des demandes et achats
- Veiller à ce que les membres de l'équipe dans la mission comprennent et respectent la procédure d’achat, ses étapes et ses outils.
- S’assure de réaliser les achats à des prix en rapport avec le marché et dans des délais raisonnables ;
- Établir et actualiser la liste des fournisseurs dans la base de données.
- Établir un lien adéquat entre l'approvisionnement et l’administration notamment en s’assurant que le format et les informations des devis et factures sont conformes, que les montants facturés correspondent aux marchandises effectivement livrées, que les paiements fournisseurs sont faits dans les temps et dans les périodes d’éligibilité des bailleurs et que les procédures administratives pour la gestion des avances et paiements soient respectées.
- Veiller à ce que les activités d'achat dans la mission soient mises en œuvre conformément à la procédure standard de MdM France
- Gérer avec le coordonnateur logistique les appels d'offres pour la mission, en respectant les exigences du bailleur de fonds.

Gestion des expéditions et livraisons
- Garantir le respect des procédures douanières en vigueur et gérer la réception/expédition en fonctions des INCOTERMS.
- Évaluer le marché du transport local et surveiller les tarifs des transporteurs.
- Assurer la gestion du fret international et national
- Si nécessaire, actualiser la procédure d'importation de la mission et le chronogramme international des commandes avec le service logistique du siège.

Gestion administrative
- Garantir que la documentation de décaissement de chaque processus d’achat soit cohérente à la politique établie.
- Veiller à ce que tous les documents d'approvisionnement soient archivés de manière adéquate (capitale et projets).
- Évaluer et actualiser toutes les bases de données de la logistique (capitale et projets).

Gestion de stock
- Veiller à ce que les entrepôts soient sécurisés et à ce que le stockage soit dimensionné en fonction des besoins.
- Garantir le respect des procédures de stockage des produits non médicaux et de la bonne utilisation des formats de MDM
- Mettre en place et suit des politiques de réapprovisionnement pour les articles commandés régulièrement (papeterie, produits ménagers, …), avec seuils d’alerte
- Suivre l’évolution de la consommation des articles des stocks et veiller à éviter les ruptures de stock
- Faire des retours réguliers aux demandeurs et aux logisticiens programme sur leurs stocks (rapports mensuels)
- S’assurer que les items demandés sur les réquisitions d’achat ne sont pas déjà dans le stock
- Définir une stratégie de préparation de stocks de contingence
- Veiller à ce que l'inventaire des biens de MdM soit suivi et actualisé en fonction de l’état (chaque deux mois)
- Appuyer à la vérification des inventaires physiques mensuels
- Consolider et proposer la valorisation des donations sur l’ensemble des programmes de la mission

Information
- Participer régulièrement aux réunions de logistique et de l’administration si nécessaires (au niveau de la capitale et des projets)
- Mener des réunions d'approvisionnement régulières, analyser et résoudre les problèmes de communication avec les autres services.
- Communiquer régulièrement avec le supérieur hiérarchique direct (Coordinateur Logistique) afin d'assurer une bonne compréhension de vos activités et priorités respectives.
- Rédiger le rapport mensuel logistique.
- Maintenir à jour l’outil de suivi des achats

Gestion des tâches spécifiques
- Il peut être amené à se déplacer sur sites pour appuyer les équipes de coordination des programmes et en particulier les logisticiens des bases et/ou responsables techniques pour la planification de l’ouverture de nouvelles bases et des travaux de réhabilitations.
- Garantir la validité de toutes les polices d’assurance de la mission.

Profil recherché
- Formation en logistique
- Connaissances approfondies sur des procédures d’achats des bailleurs dans le cadre de projets de développement et d’urgences.
- Connaissance des principes de base des règlementations en matière d’appel d’offre
- Gestion avancée de la logistique inverse et d’INCOTERMS.
- Expérience confirmée sur un poste équivalent dans une ONG internationale indispensable.
- Excellente maîtrise et bonnes capacités rédactionnelles en français
- Maitrise écrite et orale de l’anglais, un atout
- Très bonne maîtrise de l’informatique et du Pack Microsoft Office
- Polyvalence et maîtrise des procédures de l’organisation logistique
- Compétence générales en mécanique, électricité, et approvisionnement
- Indépendance dans le respect de procédures et sens de l'organisation
- Rigueur et précision dans la gestion de la documentation
- Capacité à transmettre ses connaissances. Capacité d'encadrement et animation d'équipe
- Sens de la rigueur et de l’organisation
- Flexibilité au niveau horaires et déplacements
- Sens de la négociation et de la diplomatie
- Ecoute et discernement
- Sens pratique
- Bonne représentation vis-à-vis de partenaires publics et privés

CV complet, lettre de motivation, attestations de travail, diplômes et certificats de formation, lettre de référence - sont à envoyer

Les postulants sélectionnés seront conviés à un entretien de motivation et à un test technique.